Zweck und Häufigkeit: Die neue Formel für wirkungsvolle Team-Offsites

Durch die Zunahme verteilter Teams haben Mitarbeiter keine routinemäßigen persönlichen Begegnungen mehr. Daher reichen jährliche Veranstaltungen allein nicht aus, um dauerhafte Beziehungen aufzubauen, die Zusammenarbeit regelmäßig zu verbessern und die Abstimmung untereinander sicherzustellen. Da der tägliche persönliche Kontakt seltener wird, müssen Teams regelmäßig intensive Begegnungen schaffen, um Vertrauen zu fördern, den Teamzusammenhalt zu erhalten und kulturelle Kontinuität zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang bieten häufigere Offsite-Veranstaltungen proaktive Gelegenheiten, Kontakte zu knüpfen, Probleme anzugehen und in Echtzeit innovativ zu sein. Außerdem wünschen sich die neuen Mitarbeitergenerationen „ Offsites “, die ihre Zeit respektieren und zielgerichtet sind – mit klaren Bezügen zu Geschäftszielen, Lernen, Wohlbefinden oder Problemlösung, statt nur generischem „Teambuilding“.

Das Geschäftsumfeld verändert sich rasant. Unternehmen stehen unter Druck, nachzuweisen, dass die Zeit und die Ressourcen, die sie in „ Offsites “ investieren, klare Vorteile bringen – wie zum Beispiel eine Verbesserung der Arbeitsmoral, des Engagements, der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und der Produktivität –, und gleichzeitig strategische Anforderungen erfüllen. Deshalb machen regelmäßige, zielgerichtete Treffen es einfacher, diese Vorteile zu messen und aufrechtzuerhalten. Sie sind weitaus effektiver, als auf eine jährliche Veranstaltung zu warten.

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Von der Tradition zur Transformation

Vorbei sind die Zeiten, in denen wir den Rest des Jahresbudgets für eine Reise ausgegeben haben, ohne uns groß um Ziel und Zweck zu kümmern, oder zum Flughafen geflogen sind, um dort einen Besprechungsraum zu buchen und dann wieder zurückzufliegen.

Die Branche hat festgestellt, dass sich zwischen der Zeit vor und nach COVID Veränderungen hinsichtlich Häufigkeit, Format, Dauer, Aktivitäten und sogar des ROI ergeben haben.

Vor 2020 fanden „ Offsites “ oft einmal oder zweimal im Jahr statt und verfolgten weit gefasste Ziele wie den allgemeinen Teamzusammenhalt oder die Planung auf Führungsebene. Sie wurden manchmal eher als Vergünstigungen oder Auszeiten denn als strategische Notwendigkeiten angesehen. Sie fanden überwiegend persönlich an einem einzigen Ort statt und konzentrierten sich auf Freizeit Aktivitäten, Vertrauensübungen, Teamspiele und informelles Beisammensein. Strategie- und Planungssitzungen waren oft separate oder nur minimale Bestandteile der „ Programm “. Beliebt waren jährliche mehrtägige Veranstaltungen in resortähnlichen Locations .

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Heutzutage finden „ Offsites “ häufiger statt (2,6 Offsites pro Jahr), entweder vierteljährlich oder in modularen Formaten, um den Zusammenhalt in Hybrid- und Remote-Teams kontinuierlich zu stärken und dem Bedarf an mehr Agilität und Anpassungsfähigkeit gerecht zu werden. Sie sind zudem kürzer (3–4 Tage), finden an inspirierenden Orten statt, sind einzigartiger, logistisch gut erreichbar und legen großen Wert auf Nachhaltigkeit und Wohlbefinden.

Sie sind sehr zielgerichtet und eng auf Unternehmensziele wie Innovation, Wohlbefinden und die Stärkung der Unternehmenskultur abgestimmt.

Um inklusiv zu bleiben, haben sich die Formate weiterentwickelt, und die Technologie bringt Menschen zusammen, auch wenn sie räumlich getrennt sind, und bietet mehr Flexibilität bei der persönlichen Teilnahme und der Fernteilnahme Erlebnisse. Die Programme verbinden nun strategische Workshops, Innovationslabore, Wellness-Sessions und zielgerichtetes Teambuilding, das darauf ausgelegt ist, messbare Ergebnisse zu erzielen. Aktivitäten werden ausgewählt, um Kreativität, Problemlösungsfähigkeit und psychologische Sicherheit zu fördern.

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Vor der Corona-Pandemie basierte die ROI-Berechnung größtenteils auf Einzelberichten oder auf einer allgemeinen Stimmung und gelegentlichen Produktivitätskennzahlen. Immaterielle Faktoren wie Arbeitsmoral und Vertrauen wurden ohne strenge Nachverfolgung hingenommen. Heute liegt der Schwerpunkt jedoch stärker auf einer datengestützten Wirkungsmessung mithilfe von Umfragen, an Geschäftsziele gekoppelten KPIs, Zahlen zur Mitarbeiterbindung und einer präzisen Nachverfolgung in den Bereichen Engagement, Innovation und Leistung. „ Offsites “ gelten heute eher als entscheidendes Instrument zum Aufbau einer Unternehmenskultur und zur Förderung von Innovation. Sie sind ein fester Bestandteil der Strategie der meisten Unternehmen.

Dieser Wandel spiegelt umfassendere Veränderungen in der Arbeitskultur wider und die entscheidende Rolle, die „ Offsites “ mittlerweile dabei spielen, Remote- oder Hybrid-Teams miteinander zu vernetzen und aufeinander abzustimmen.

Offsites sind jetzt bewusst und nicht mehr nur eine „Gewohnheit“.

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Wie man ein zielorientierteres Team aufbaut Offsites

Wie wir oben gesehen haben, gehen die effektivsten Offsites über bloße „Teambildung“ hinaus, um echte organisatorische Herausforderungen zu lösen, Unternehmenswerte zu verankern und langfristige Auswirkungen zu erzielen, die sowohl messbar als auch sinnvoll sind.​

Das bedeutet, sich bewusst Ziele zu setzen, die „ Programm “ sorgfältig zu gestalten und die Ergebnisse in jeder Phase genau zu messen.

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Lege gemeinsam mit deinem Team ein klares Ziel fest

• Beginne damit, den Zweck deiner Klausurtagung zu definieren und einzugrenzen, zum Beispiel strategische Planung, die Förderung der Kreativität oder die Vertiefung der Unternehmenskultur.​
• Beschränke die Ziele auf maximal drei konkrete, umsetzbare Themen, um den Fokus zu bewahren und zu verhindern, dass die Anstrengungen ins Leere laufen.​
• Beziehe dein Team in den Prozess der Zielsetzung und Planung mit ein, um eine einheitliche Ausrichtung und gemeinsames Engagement sicherzustellen.​
• Wählt einzigartige, aussagekräftige Orte aus, die die Werte eures Unternehmens und die Ziele der Klausurtagung unterstreichen.​
• Nutze Umfragen oder Diagnosen vor dem Retreat, um eine Ausgangsbasis zu schaffen, damit du Fortschritte und Ergebnisse messen kannst.

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Mehr dazu: Unser umfassender Leitfaden zum Thema Unternehmens Offsites.

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Gestalte ein Retreat „ Programm “, das wirklich etwas bewirkt

• Integriere Sitzungen und „ Aktivitäten “, die deine festgelegten Ziele direkt voranbringen – egal, ob es dabei um Problemlösung, den Aufbau von „ psychologische Sicherheit “ oder die gemeinsame Entwicklung einer neuen Produktvision geht.​
• Eingebaute freie Zeit und Raum für den natürlichen Aufbau von Beziehungen fördern informelle Kontakte, Reflexion und die Verinnerlichung des Gelernten.​
• Schaffe ein Gleichgewicht zwischen strukturierten und unstrukturierten Elementen, um sowohl den Introvertierten als auch den Extrovertierten in deinem Team gerecht zu werden.​
• Denk darüber nach, immersive Elemente oder CSR-Elemente (Corporate Social Responsibility) einzubauen, die die Unternehmenswerte mit konkretem Handeln in der Praxis verbinden und so den Zweck der Klausur sowie ihre gesellschaftliche Wirkung verstärken.

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Mehr dazu: So organisierst du deinen Business-Retreat Programm.

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Langfristiges Engagement und Verantwortungsbewusstsein fördern

• Erkläre den Zweck des Retreats, Programm, und die erwarteten Ergebnisse klar und frühzeitig, damit jeder sowohl das „Warum“ als auch das „Wie“ versteht​
• Ernenne einen starken „ Moderator:in “, der sich nicht nur mit Logistik auskennt, sondern auch dafür sorgt, dass die Gruppe ihre Ziele im Blick behält.
• Sorge dafür, psychologische Sicherheit und Inklusion in allen Bereichen Aktivitäten.​​
• Nach der Klausur solltet ihr die Ergebnisse anhand eurer festgelegten Ziele überprüfen, umsetzbare Erkenntnisse austauschen und dafür sorgen, dass die eingeleiteten Initiativen auch wirklich umgesetzt werden.​
• Sammelt und setzt Feedback um, um die Effektivität zukünftiger Offsites kontinuierlich zu verbessern.

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Mehr dazu: So hältst du die Begeisterung nach einem Retreat am Leben.

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Die Unternehmens- Offsites en haben sich in den letzten 10 Jahren verändert. Unternehmen wechseln zunehmend von jährlichen „Teambuilding“-Veranstaltungen zu regelmäßigeren und strategischeren Offsites. Das liegt an der sich wandelnden Landschaft der Remote- und Hybridarbeit sowie an den sich ändernden Erwartungen der Mitarbeiter, die ein sinnvolleres Engagement und eine stärkere Führung fordern – was wiederum messbarere Ergebnisse erfordert. Erfolgreiche Offsites gelten mittlerweile als starke Triebkräfte für echten Kulturwandel und strategische Ausrichtung.