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Ein Unternehmen veranstaltet einen „ Firmen-Offsite “, wenn es beschließt, sein Team aus dem gewohnten Umfeld (Büro oder Homeoffice) herauszuholen, um sich von den Ablenkungen des Alltags „zurückzuziehen“ und an anderen Aspekten des Unternehmens zu arbeiten – zum Beispiel daran, den Zusammenhalt und die Kommunikation zu stärken, die Zusammenarbeit zu verbessern, neue Ideen zu entwickeln oder den Teamgeist zu fördern …
Das Ganze findet in der Stadt oder in der Natur statt, in einer neutralen, angenehmen und inspirierenden Umgebung. Es ist eine Gelegenheit, dem hektischen Alltag und dem üblichen Geschäftsbetrieb eine Auszeit zu gönnen, um als Team gestärkt an die Arbeit zurückzukehren.
Auch wenn das nicht dein Ziel ist, wird es dir enorm dabei helfen, dein Ziel zu finden, wenn du verstehst, welche Art von Auszeit du brauchst. Schauen wir uns die wichtigsten an:
Da du nun weißt, welche Art von Retreat du veranstaltest, lass uns dein Ziel genauer definieren. Wir finden, dass es immer hilfreich ist, die folgenden Fragen zu beantworten:
Hier sind ein paar Anregungen, die dir helfen sollen, den richtigen Weg einzuschlagen. Wir empfehlen dir, Ideen mit Kollegen auszutauschen und ein prägnantes gemeinsames Ziel zu formulieren, das sich leicht in einem Satz erklären lässt.
Dein oberstes Ziel sollte es sein, den Zweck deiner Klausur, das „WARUM“, herauszufinden. Die Autorin und „Gathering-Guruin“ Priya Parker bringt es auf den Punkt:
„Der Zweck eures Treffens ist mehr als nur ein inspirierendes Konzept. Es ist ein Werkzeug, ein Filter, der euch hilft, alle Details zu klären – ob groß oder klein.“
Verwechsle eine Art von Veranstaltung nicht mit deinem „Warum“. Wie die meisten Ziele sollte es konkret, messbar und umsetzbar sein. Und sobald du es hast, teile es mit anderen!
Sag deinem Team: „Wir fahren aus DIESEM Grund weg, und wir werden DAS erreichen“, damit es zu einem gemeinsamen Ziel wird, das dir enorm helfen wird, wenn du die Programm erstellst, die Aktivitäten planst und während der gesamten Veranstaltung.
Das wird dir helfen zu erkennen, ob dein Retreat erfolgreich war.
Wie bei allen anderen KPIs und OKRs überprüfst du einfach, ob deine Ziele erreicht wurden. Deshalb ist es so wichtig, sie im Voraus festzulegen. Da es deine eigenen Ziele sind, gibt es keine allgemeingültige Checkliste für den Erfolg.
Profi-Tipp: Bei „ Campfire Company “ betrachten wir Erfolg immer aus drei Blickwinkeln:
Der beste Weg, um herauszufinden, ob du mit deinem „ Team-Offsite “ einen guten ROI erzielst, ist, Umfragen und Feedback-Formulare zu nutzen (gestalte sie unterhaltsam; niemand wartet gerne darauf, Formulare auszufüllen), das Verhalten deines Teams nach dem Retreat zu beobachten sowie die Produktivität und Kreativität kurz- und langfristig zu bewerten. Erst dann kannst du feststellen, ob sich die Investition gelohnt hat.
Da „ Offsites “ oft mit „Yoga, Entspannung und anderen meditativen Praktiken“ in Verbindung gebracht werden, glauben manche immer noch, dass „ Offsites “ in Unternehmen nur ein raffinierter Trick sind, um bezahlte freie Tage zu bekommen.
Es hat sich immer wieder gezeigt, dass Unternehmens Offsites e starke positive Auswirkungen auf Teams, Einzelpersonen und das gesamte Geschäft des Unternehmens haben.
In einem Artikel aus dem Jahr 2023 nennt FORBES die Weiterentwicklung deiner Belegschaft, die Steigerung der Wirkung und die Verdeutlichung des gemeinsamen Ziels als drei Gründe, warum du einem „ Firmen-Offsite “ Priorität einräumen solltest.
Doch deine Teamkollegen besser kennenzulernen – so, dass du ihre verborgenen Talente entdeckst –, ein gemeinsames Ziel zu festigen und sicherzustellen, dass das gesamte Team auf eine Vision ausgerichtet ist, sind nicht die einzigen Vorteile, wenn du dein Team für ein paar Tage aus dem [Heim]büro herausholst.
Zu unseren Lieblingsvorteilen von Team Offsites und insbesondere vom Naturteam Offsites gehören:
Das hängt von deinem Budget, eurer Arbeitsweise (arbeitet ihr komplett im Homeoffice, im Hybridmodell oder jeden Tag alle im Büro?) und der Teamgröße ab.
Je kleiner das Team, desto öfter solltet ihr euch treffen. Wenn euer Team wächst, wird die Organisation etwas komplizierter, aber wir empfehlen trotzdem, dass sich große Teams mindestens zweimal im Jahr treffen.
Es ist eine Idee für sehr große Unternehmenskonzerne, sich abteilungsweise zu treffen und alle zwei Jahre ein „ Firmen-Offsite “ zu veranstalten.
Ob jährlich, vierteljährlich oder monatlich – du entscheidest, was für dich und dein Team am besten passt, aber eines ist sicher: Es sollte sich nicht nur um eine einmalige Angelegenheit handeln.
Auch das hängt wieder vom Ziel eures Retreats ab. Je mehr ihr euch davon versprechst, desto mehr Zeit werdet ihr brauchen. Natürlich spielt auch euer Budget eine Rolle.
Wenn man bedenkt, dass man meist einen ganzen Tag für Anreise/Check-in und Abreise/Check-out verliert, bleibt dann noch ein halber Tag für die Eröffnungsrede, die Zielsetzung und „Organisatorisches“ sowie ein paar Stunden zum Abschluss und zum Feiern … Letztendlich bleibt nicht mehr viel Zeit für konzentriertes Arbeiten, Spaß im Freien und Teambildung – und natürlich für die peinlichen „ Eisbrecher “-Spiele. Und dabei sind die notwendigen Pausen noch gar nicht mitgerechnet, in denen die sozialen Batterien wieder aufgeladen werden können, damit sich jeder ausruhen und sich einleben kann.
Unser Expertenteam empfiehlt gerne 4 bis 5 Tage, damit du das Erlebnis in vollen Zügen genießen kannst.
Tatsächlich sind die Leute so um den vierten Tag herum endlich richtig entspannt und fühlen sich in ihrer neuen Umgebung und miteinander wohl. Es haben sich kleine Routinen eingespielt, und genau dann passiert meistens die „Magie“.
Wir haben unsere Standortspezialisten gefragt, welche fünf Dinge ihnen bei der Suche nach einem neuen Standort am wichtigsten sind; hier sind ihre Antworten:
Nichts geht los, ohne die richtigen Fragen zu stellen.
Hier sind einige unserer Favoriten, die dir helfen werden, deine Programm viel schneller und besser zu gestalten:
Vorab:
Während:
Danach:
Sobald du diese Antworten hast, kannst du einen Termin vereinbaren!
Das hier ist für alle Checklisten-Fans!
Die Struktur der Checkliste gibt Sicherheit, hilft dabei, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt zu messen, und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.
Bevor du mit der Arbeit an deinem „ Programm “ beginnst, solltest du ein paar Dinge wissen:
Diese Dinge richtig zu machen, ist entscheidend für den Erfolg eurer Veranstaltung. Hier kommt es vor allem auf die Struktur an. Es ist aber auch wichtig , dass ihr euch durch die Logistik nicht aus den Augen verliert, warum ihr das Ganze überhaupt macht. Eine gut geplante Veranstaltung lässt Raum für „Flow“ – und genau da entsteht meistens die Magie. Aber Flow ohne Struktur verwandelt sich schnell in Chaos.
Der Plan ist absolut unverzichtbar, vor allem, weil nicht immer alles nach Plan laufen wird – und das ist auch in Ordnung. Wenn wir aus den letzten Jahren, in denen wir Hunderte von Veranstaltungen organisiert haben, etwas gelernt haben, dann ist es, dass man Raum für Unvorhergesehenes und glückliche Zufälle lassen sollte.
Wenn ihr euch alle entspannen wollt, empfehlen wir euch, diese wichtige Aufgabe Profis zu überlassen.
Diese Rolle zu übernehmen, ist eine riesige Verantwortung, die eine Distanz zwischen dir und dem Rest des Teams schaffen kann – ganz zu schweigen von der psychischen und körperlichen Erschöpfung, die letztendlich dadurch entsteht, dass du den ganzen Tag herumrennst, um jede Frage zu beantworten und kleine Brände zu löschen.
Ein weiterer Punkt, der angesprochen werden sollte, ist die Schwierigkeit, objektiv zu bleiben, wenn der „ Moderator:in “ ein Kollege ist. Wie soll man alle gleich behandeln, wenn man schon so viel über sie weiß – wie sie arbeiten, was sie mögen und worüber sie sich normalerweise beschweren? Objektiv zu bleiben kann eine echte Herausforderung sein, ist aber ein wesentlicher Baustein für den Erfolg des Retreats. Schließlich mag die Veranstaltung zwar ein Erfolg sein, aber wirst du dieselbe Inspiration und Verbundenheit mit deinem Team spüren?
Die Abwägung der Opportunitätskosten zwischen der selbstständigen Durchführung eures Retreats und der Beauftragung von Fachleuten mit dieser Aufgabe ist eine großartige Führungskompetenz, die den Erfolg eurer Veranstaltung entscheidend beeinflussen kann.
Wenn du dich dafür entscheidest, diese Rolle zu delegieren, bist du genauso Teil des Teams wie jedes andere Mitglied. Das kann ein sehr strategischer Schachzug für dich und deine Kollegen sein. Außerdem bringt es neue Energie und Perspektiven in die Dynamik ein.
Letztendlich ist es deine Veranstaltung und deine Entscheidung. Es wirkt sich auch auf das Budget aus, und mit der richtigen Vorbereitung und Anleitung kann alles sehr gut laufen. Egal, wie du dich entscheidest: Es stehen dir und deinem Team während eures Retreats sowohl online als auch offline immer Ressourcen zur Verfügung, die euch unterstützen – Workation.
Jeder, der schon mal an einem Team-Retreat oder einer Teamevent teilgenommen hat, kennt die gefürchteten „ Aktivitäten “. Ein richtiges Team-Retreat ist die Gelegenheit, anzubieten, die tatsächlich Spaß machen.
Eine Faustregel ist, deine Retreat-Experten oder den Veranstaltungsort zu fragen, welche Aktivitäten sie in der Gegend anbieten oder empfehlen können, und das dann mit deinem Team zu besprechen, um herauszufinden, was allen am meisten Spaß machen würde.
Man fühlt sich zugehörig, wenn man Erlebnisse von der Gruppe akzeptiert und geschätzt wird. Man fühlt sich sicher und wahrgenommen. Das ist ein grundlegendes menschliches Bedürfnis (Maslow), und obwohl es in erster Linie als etwas angesehen wird, das uns auf persönlicher Ebene betrifft, wirkt es sich auf alles um uns herum aus, auch auf die Geschäftswelt.
In einem Artikel vom Februar 2024 mit dem Titel „Das Potenzial der Mitarbeiter maximieren: Die wirtschaftlichen Argumente für Zugehörigkeit am Arbeitsplatz“ von The Diversity Movement wird sehr ausführlich erklärt , wie stark Zugehörigkeit die Produktivität, Kommunikation und Innovation beeinflussen kann.
Wenn Mitarbeiter ein Zugehörigkeitsgefühl verspüren, fühlen sie sich eher sicher und wertgeschätzt und sind dadurch motivierter, sich für andere und die Ziele des Unternehmens einzusetzen.
Das Zugehörigkeitsgefühl, das du bei deiner Familie und deinen Freunden verspüren wirst, wird nicht unbedingt dasselbe sein wie das, das du in deinem Team empfinden wirst, aber es spielt trotzdem eine wichtige Rolle.
Die Anerkennung eurer Team- und individuellen Leistungen, das Gefühl, gewürdigt zu werden, gehört und ernst genommen zu werden sowie die Wertschätzung eurer Ideen … all das bildet die Grundlage für eine gesunde Unternehmenskultur, die dazu beitragen sollte, ein Zugehörigkeitsgefühl zu fördern. Aber das reicht noch nicht aus.
Menschen fühlen sich zugehörig, wenn sie eine gemeinsame Geschichte zu erzählen haben, eine gemeinsame Herausforderung oder Vision, die es zu meistern oder auf die es hinzuarbeiten gilt, wenn sie sich anhand von Symbolen (Worten, Fachjargon, Fanartikel…) wiedererkennen können und Momente teilen, die über die eigentliche Aufgabe hinausgehen.
Und auch wenn solche Momente jederzeit entstehen können, sind Firmen Offsites s der perfekte Ort, um das Zugehörigkeitsgefühl deiner Teammitglieder exponentiell zu stärken.
Durch Spiel, Natur Aktivitäten, Auszeiten für ungeplante Begegnungen und Gespräche sowie viele gemeinsame Mahlzeiten mit gutem Essen in wunderschöner Landschaft entstehen unerwartete Synergien, gemeinsame Erinnerungen und Geschichten, die noch jahrelang weitergegeben werden.
Wir wollten dem Thema Essen hier einen eigenen Abschnitt widmen, weil seine Bedeutung oft unterschätzt wird.
Die kanadische Architektin und Cohousing-Expertin Grace Kim bringt es auf den Punkt:
„Der einfachste Weg, eine Gemeinschaft aufzubauen, ist, einfach gemeinsam zu essen. Das gemeinsame Essen ist eine menschliche Handlung.“ [...] „Diejenigen, die häufiger gemeinsam essen, zeigen ein höheres Maß an Gemeinschaftssinn. Es hat sich herausgestellt: Wenn man gemeinsam isst, fängt man an, mehr gemeinsam zu planen Aktivitäten . Wenn man gemeinsam isst, teilt man mehr Dinge miteinander.“
Bevor wir also loslegen und aufwendige Teambuilding- Aktivitäten en und Spiele planen (was natürlich auch jede Menge Spaß machen kann), raten wir immer dazu, sich diese Mahlzeiten wirklich gut zu überlegen:
Zu guter Letzt ist gute Gesellschaft nicht nur gut für das Unternehmen (verstehst du das Wortspiel?), sondern auch für die Gesundheit deiner Teammitglieder. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dassgemeinsames Essen nicht nur besser für dein Wohlbefinden ist, sondern auch für deinen Darm! Menschen essen über den Tag verteilt mehr Gemüse und weniger ungesunde Snacks, wenn sie gemeinsam mit anderen essen. Während wir Geschichten austauschen und die Gesellschaft der anderen genießen, lassen wir der Verdauung mehr Zeit und achten oft bewusster darauf, was serviert wird – umso mehr, wenn wir zuvor gemeinsam gekocht haben.
Soziale Unternehmensverantwortung und Inklusion sind oft wichtige Aspekte bei der Planung eines Team-Offsite.
Das fängt meist schon bei der Auswahl des Veranstaltungsorts an. Sind sie „umweltfreundlich“ und gehen respektvoll mit ihrer Umgebung um? Schaut euch ihre Website und ihre Social-Media-Kanäle an. Wie barrierefrei sie sind, ist ebenfalls eine wichtige Frage, ebenso wie die Anbieter, mit denen sie zusammenarbeiten (sind es Einheimische?).
Was „ Aktivitäten “ betrifft, empfehlen wir Organisationen, statt großer, komplizierter und teurer Pläne lieber auf praktische CSR-Maßnahmen Aktivitäten zu setzen – wie Strandreinigungen, Freiwilligenarbeit, Wohltätigkeitsprojekte oder Baumpflanzaktionen –, die ein Erfolgserlebnis vermitteln und eine klare, unmittelbare positive Wirkung haben.
Was Vielfalt und Inklusion angeht, beziehe deine Mitarbeiter mit unterschiedlichen Hintergründen oder Behinderungen aktiv in die Planung deines Retreats ein, um sicherzustellen, dass jede Stimme gehört wird.
Wenn es eine Sache gibt, die dein Marketingteam höchstwahrscheinlich immer von dir verlangt, dann sind es hochwertige Bilder und Videos vom Team bei der Arbeit (oder beim Spaß). Die Wahrheit ist – und das kennen wir alle –, dass es aus vielen Gründen schwierig ist, das zu liefern: Niemand hat Zeit, niemand will im Büro fotografiert werden, niemand hat eine professionelle Kamera, niemand macht etwas, das spannend genug ist, um fotografiert oder gefilmt zu werden … und so verwenden wir immer wieder dieselben alten Firmenfotos und – Gott bewahre – Stockfotos auf der Website und in den sozialen Medien.
Ein Retreat ist jedoch die perfekte Gelegenheit, zwei Fliegen (eigentlich sogar viel mehr) mit einer Klappe zu schlagen, da ihr euch mit eurem Team in einer wunderschönen Umgebung befindet und jede Menge spannende „ Aktivitäten “ und Workshops durchführt.
Es ist der perfekte Zeitpunkt, um die Erstellung von Inhalten zu planen, euch mit eurem Marketingmitarbeiter oder -team abzustimmen und sogar in professionelle Videoproduzenten und Fotografen zu investieren, um hochwertige Inhalte aufzunehmen, die ihr einen Monat lang auf all euren Plattformen nutzen könnt.
Auch hier kommt es wieder auf die Größe deines Teams, die Dauer deines Aufenthalts und die Entfernung an, die du zurücklegen wirst.
Schau dir vergangene und ähnliche Veranstaltungen an, falls dir noch kein Budget zur Verfügung steht. Wenn du eines hast, kannst du es ganz einfach in vier Teile aufteilen, die deinen Hauptausgaben entsprechen:
Such dir dann ein paar Anbieter aus und hol Angebote ein, um verschiedene Optionen zu prüfen. Wenn du deine Pläne anpassen musst, behalte dein Ziel und deinen Zweck im Auge, damit du nicht an etwas Wichtigem sparst – sei es in Bezug auf Aktivitäten oder sogar die Aufenthaltsdauer.
Entdecke Möglichkeiten zum Sparen:
Das Ende sollte genauso Teil deines Plans sein wie der Anfang.
Lass die Energie des letzten Tages des Retreats nicht durch zu viel Organisation verpuffen. Es sollten nur die Zimmer geräumt werden; die Teilnehmer sollten weiterhin voll und ganz bei der Sache sein. Wenn du mit einer klaren Absicht beginnst, überlege dir, wie du diese Erfahrung beenden möchtest.
Wir sollten niemals unterschätzen, wie voreingenommen unser menschliches Gehirn ist. Wie Lexie Kane, User-Experience-Spezialistin, es ausdrückt: „Eindrücke werden zu Erinnerungen.“
Die „Peak-End-Regel“ besagt, dass dir das, was du am intensivsten erlebt hast – egal ob positiv oder negativ – sowie das, was du zuletzt erlebt hast, am längsten in Erinnerung bleiben wird. Deshalb solltest du das Ende deiner Veranstaltung auf möglichst positive Weise zu einem emotional unvergesslichen Erlebnis machen. Schon etwas so Einfaches wie eine Runde Komplimente und gegenseitiger Wertschätzung zum Abschluss kann dabei viel bewirken.
In „The Art of Gathering“ erklärt uns Priya Parker das Konzept des „Last Call“. Das heißt, anzuerkennen, dass das Ende naht, bevor es tatsächlich eintritt. In Bars gibt es die Tradition des „Last Call“ – eine letzte Gelegenheit, etwas zu bestellen, bevor der Laden schließt. Es geht darum, Erwartungen zu steuern und dein Team mental auf das vorzubereiten, was kommt. Wenn den Leuten bewusst wird, dass sich das Ende der Veranstaltung nähert, könnten sie dazu inspiriert werden, die Gelegenheit zu nutzen, um mit jemandem ins Gespräch zu kommen, eine Idee anzusprechen, die ihnen gerade gekommen ist, oder einfach noch ein letztes Mal in den Pool zu springen. Was auch immer es ist – sie bereiten sich darauf vor, diese Reise zu beenden.
Jedes erfolgreiche Treffen bringt neue Ideen und Denkanstöße für die Gruppe und den Einzelnen mit sich. Gebt beiden die Gelegenheit zum Nachdenken, um die Chancen zu erhöhen, dass diese neuen Samen keimen.
Lade die Teilnehmer dazu ein, in sich zu gehen und ihre Gedanken und Erkenntnisse – ob sie sie nun mitteilen möchten oder nicht – mit dem Rest der Gruppe zu teilen.
Dann schau mal nach draußen: Ermutige die Gruppe, sich zu vereinen und die Bindungen zu feiern, die hier gestärkt oder neu geknüpft wurden.
Und zum Schluss: Bring sie dazu, nach vorne zu schauen: Worauf freuen wir uns als Nächstes?
Mach den Abschluss genauso unvergesslich wie den Rest des Aufenthalts – beende ihn bewusst, dann verlierst du den Schwung nicht, den dein Retreat geschaffen hat.
Behalte das im Hinterkopf und denk bei der Planung des Abschlusses deiner Klausur über folgende Fragen nach:
Gestalte die Abschlussveranstaltung deines „ Team-Offsite “ zu einem unvergesslichen Erlebnis – nicht nur, um das Gelernte zu vertiefen, sondern auch, um den Zusammenhalt und die Begeisterung unter den Teammitgliedern zu fördern.
Damit ist unser Beitrag zu Firmen-Offsite abgeschlossen. Uns ist klar, dass das alles ziemlich viel auf einmal sein kann.
Tatsächlich ist ein Team-Retreat eine echte Investition, die sorgfältige Recherche und Planung erfordert, damit ihr die Vorteile nutzen könnt – und die können enorm sein.
Die Organisation eines erfolgreichen Firmen-Offsite kann für den Personalverantwortlichen oder den Leiter der Personalabteilung eine Vollzeitbeschäftigung von mehreren Monaten bedeuten und manchmal überwältigend wirken. Vergiss nicht, dich regelmäßig bei ihnen zu erkundigen, und ziehe im Zweifelsfall Experten hinzu, damit du den Retreat als Teilnehmer voll und ganz genießen kannst.
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