Dein Leitfaden für die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort für „ Team-Offsite “

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Jedes Erlebnis sollte mit den 5 Ws beginnen: Wer, Warum, Was, Wann und Wo. Das Team von „ Offsites “ kennt diese Regel nur zu gut.

Während „Wer“ (dein Team) und „Wann“ ( einDatum deiner Wahl) relativ einfach sein sollten, wird das „Warum“ oft übersehen und als selbstverständlich vorausgesetzt. Was das „Wo“ angeht, ist das selten eine schnelle Entscheidung.

Was das „Wo“ angeht, gibt es jede Menge Druck und hohe Erwartungen.

Schließlich sind wir das Produkt unserer Umgebung. Unser Umfeld beeinflusst unser Verhalten, unsere Stimmung, unsere Kreativität und sogar unsere Interaktionen. Der gewählte Veranstaltungsort prägt den Rahmen des gesamten Retreats.

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Warum ist die Wahl des richtigen Veranstaltungsorts für eine Firmen Team-Offsite -Veranstaltung so wichtig?

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Der Veranstaltungsort aus Sicht der Umweltpsychologie

Aus der interdisziplinären Sozialwissenschaft der Umweltpsychologie lernen wir etwas über die Beziehung zwischen Menschen und ihrer Umgebung und verstehen, wie Menschen die Natur und die gebaute Umwelt gestalten und wie diese Umgebungen uns prägen.

Oder, wie Churchill einmal so treffend sagte:

„Wir gestalten unsere Gebäude; danach gestalten sie uns.“

Alles hängt miteinander zusammen – von der Ruhe, die wir in der Natur finden, über die Aufregung, die wir in einer geschäftigen Stadt spüren, bis hin zur Geborgenheit, die wir in unserer Gemeinschaft empfinden.

Ein gut ausgewählter Veranstaltungsort kann offene Kommunikation, Kreativität und Teamarbeit fördern, während ein schlecht gewählter Ort eine ganze Veranstaltung ruinieren kann. Das natürliche Licht, bequeme Möbel und ungezwungene Treffpunkte tragen alle dazu bei, dass ein „ Firmen-Offsite “ produktiver und unvergesslicher wird.

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Der Veranstaltungsort als bester Nebendarsteller

Stell dir vor, die Planung eures Team-Offsites wäre wie die Produktion eines Films. In diesem Fall ist der Veranstaltungsort definitiv einer eurer besten Nebendarsteller. Tatsächlich spielt der Veranstaltungsort bei einem Team-Offsite fast die Rolle eines Nebendarstellers Moderator:in , der hinter den Kulissen agiert, um:

• Interaktionen und Engagement verbessern
• Unterstütze „ Aktivitäten “ und seine Ziele
• Förder die Produktivität und Konzentration
• Inspirieren und die Stimmung heben
• Sorge für Komfort und Sicherheit

Stell dir deinen Veranstaltungsort so vor, als würdest du jemanden für eine Stelle einstellen: Erstelle ein Stellenprofil mit den unverzichtbaren Anforderungen und den „Wünschmerkmalen“.

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Kriterien für die Auswahl des idealen Ortes für einen Retreat

Eine schnelle Google-Suche nach „Team-Offsite -Standorten in Europa“ könnte mit mehr als 76.700.000 Treffern ziemlich überwältigend sein. Was auch immer du tust, keine Panik. Geh zurück zu den Grundlagen.  

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Behalte dein Ziel für den Retreat im Auge

Dein „Warum“ sollte dir den Weg weisen.

Fährst du nach:

• Bringt eure Mitarbeiter näher zusammen und arbeitet an eurer Teamkultur. 

• Führe die Schulung abseits der alltäglichen Ablenkungen durch.

• Fordere dein Team dazu auf, an seiner Belastbarkeit zu arbeiten.

• Konzentriere dich auf den Verkauf.

• Sich strategisch abstimmen.

• Bring die Führungskräfte zusammen, um eine Strategie zu entwickeln.

• Schaffe eine Gelegenheit zum Networking zwischen den Mitwirkenden.

Jedes dieser Ziele erfordert je nach Schwerpunkt und Angebot einen etwas anderen Veranstaltungsort. 

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5 Dinge, bei denen es keine Kompromisse gibt 

Behalte die fünf wichtigsten Tipps für die Auswahl eines Veranstaltungsortes im Hinterkopf:

• Barrierefreiheit und Kapazität
• Das sind so einfache Dinge, dass man sie leicht vergisst. Du brauchst genug Platz für deine Gruppe, aber keinen Raum, der so groß ist, dass er leer und ungemütlich wirkt. Der Veranstaltungsort muss außerdem für die meisten Teilnehmer relativ gut erreichbar sein. 

• WLAN und andere wichtige Annehmlichkeiten
• Auch wenn du persönliche Kontakte fördern möchtest, ist eine stabile Internetverbindung für eine produktive Klausurtagung unerlässlich. Stell sicher, dass du dich bei einem wichtigen Anruf nicht auf WLAN-Hotspots verlassen musst. 

• Natur & Wow-Faktor

Was bringt es denn, wegzufahren, wenn man nichts Außergewöhnliches sieht oder erlebt? 

• Spaß und Inklusion Aktivitäten

Schließlich ist ein Veranstaltungsort ohne „ Aktivitäten “ nicht viel mehr als ein etwas schickereres Büro. 

• Tolles Essen

Unterschätze niemals, wie wichtig Essen für den Teamaufbau ist. 

Auch andere Kriterien, wie zum Beispiel das Budget oder Nachhaltigkeitsaspekte, spielen eine große Rolle. Das hier soll dir aber helfen, die Auswahl einzugrenzen und deine „Stellenbeschreibung“ detaillierter zu formulieren.

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Kostenplanung für deinen Retreat-Ort 

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Wie viel solltest du für die Location beiseite legen?

Es gibt zwei wichtige Faustregeln, wenn es um die Budgetplanung für deinen Veranstaltungsort geht: 

• Manche bevorzugen die „Viertelregel“, die dir empfiehlt, dein Budget zu gleichen Teilen auf Veranstaltungsort, Transport, Verpflegung und Aktivitäten aufzuteilen.
  
  
• Andere bevorzugen die 40-Prozent-Regel, die – wie der Name schon sagt – empfiehlt, 40 Prozent für die Location auszugeben.
  

Die Gründe für die Wahl zwischen den beiden Optionen variieren stark, je nach Größe des Teams, dem Zweck der Klausurtagung und natürlich der Art der Unterkunft (All-inclusive, auf dem Land …)

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Wie kann man etwas Geld sparen?
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Die meisten Locations haben Hoch- und Nebensaison, was bedeutet, dass die Preise variieren. Es gibt noch ein paar andere Faktoren, die die Preise einer Unterkunft beeinflussen.

Wenn du bei deinem Veranstaltungsort für den Retreat Geld sparen möchtest, versuch doch mal, deine Veranstaltung selbst zu organisieren:

• In der Nebensaison (für das von dir gewünschte Land) 
• Geh lieber unter der Woche statt am Wochenende 
• Achte darauf, nicht an einem Feiertag oder während einer großen lokalen/kulturellen Veranstaltung hinzufahren
• Mach so viele kostenlose oder kostengünstige Aktivitäten wie möglich: Aktivitäten (Joggen am Morgen, Wandern, Picknick, Brettspielabend, Bastelrunde, Schnitzeljagd, Sterne gucken, Lagerfeuer, ehrenamtliches Engagement, Sonnenaufgang/Sonnenuntergang anschauen) 
• Entscheide dich für die Mehrbettzimmer-Optionen.

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Hüte dich vor versteckten Kosten

Manche Ausgaben werden leicht übersehen, weil sie bei der Planung eines Budgets für Team-Offsite weniger ins Auge fallen. Sie sind jedoch wichtig:

• Versicherung. Die Versicherungskosten für eine „ Firmen-Offsite “-Reise ins Ausland hängen von Faktoren wie der Gruppengröße, Reiseziel, der Reisedauer und der Art des Versicherungsschutzes ab.
• Trinkgelder oder Servicegebühren, die in verschiedenen Ländern hinzukommen können.
• Alkohol oder spezielle Ernährungswünsche für Catering-Anbieter.
• Versandkosten für Firmengeschenke.
• Notfall- oder unerwartete Ausgaben wie Spontankäufe, Snacks und zusätzliche Fahrtkosten – Für diese unvorhergesehenen Kosten wird in der Regel empfohlen, 10 bis 15 % zu deinem Budget hinzuzurechnen.
  
  
  

Solltest du die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort delegieren?

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Wir wissen, was ihr denkt. Unsere Meinung ist zwangsläufig voreingenommen, da das nun mal unser Metier ist (und wir es am besten können). Das ist fair. Aber lasst uns ein paar Einblicke mit euch teilen:

• Die Planung einer „ Team-Offsite “ ist ein großes Projekt, das Zeit und Energie kostet. Es kann eine stressige Angelegenheit sein, die mit großer Verantwortung und engen Fristen verbunden ist. Die Unterstützung durch professionelle Veranstaltungsplaner hilft dabei, einen Teil (den größten Teil) dieses Stresses abzubauen. So bleibt mehr Zeit, sich auf andere Dinge zu konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit von den eigentlichen Aufgaben abzuziehen.  

• Professionelle Veranstaltungsplaner sind per Definition Fachleute. Sie erledigen diese Aufgaben viel effizienter und verfügen im Vergleich zu den internen Erlebnisse über umfassende Branchenkenntnisse in Bezug auf verschiedene Gruppensituationen; außerdem denken sie an all die kleinen Details, die Mitarbeiter leicht übersehen können.
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• Experten verfügen über zahlreiche Kontakte und haben über ihr umfangreiches Netzwerk exklusiven Zugang zu Locations und Anbietern. Diese Beziehungen ermöglichen es ihnen, bessere Konditionen auszuhandeln.
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• Sie sind Experten darin, Probleme sofort zu lösen, anstatt zuzulassen, dass sie die Klausur stören.

• Dank dieses umfangreichen Netzwerks und der langjährigen Erfahrung können professionelle Planer genau den Veranstaltungsort finden, der perfekt zu deinem Team und dem Ziel deiner Veranstaltung passt.

Den richtigen Veranstaltungsort zu finden, ist entscheidend, aber es sollte dich weder deine Nerven noch 99 % deines Budgets kosten.

Wenn du dein „Warum“ im Blick behältst und dir erfahrene Fachleute ein wenig zur Seite stehen, wirst du dein „Wo“ finden!