Firmen-Offsite Planung: von „Selbermachen“ bis „All-inclusive“

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Das war’s; du bist überzeugt, dass Team Offsites en und Teambuilding-Maßnahmen der richtige Weg sind, um Zusammenarbeit, Produktivität, Kreativität und Teamgeist zu stärken.

Also, wer übernimmt die Rolle des zuvorkommenden Organisators?

Je nach Größe des Unternehmens fällt diese Aufgabe meist dem Gründer, dem Geschäftsführer, dem Betriebsleiter oder dem Personalverantwortlichen zu. Sie kommt zu ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender und ihren langen To-do-Listen noch dazu.

Die Planung und Durchführung hochwertiger „ Offsites “ und Interaktionen, die langfristigen Mehrwert schaffen, ist jedoch eine Kunst, die über die logistischen Aspekte der Auswahl eines Veranstaltungsortes und eines Caterers hinausgeht.

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Das ist eine große Verantwortung und ein erheblicher Arbeitsaufwand. Es beginnt mit der Festlegung des Budgets und der Termine, gefolgt von der Ausarbeitung der Logistik und der Kommunikation rund um die Veranstaltung, einschließlich der Zusammenarbeit mit dem Team und dem Veranstaltungsort. Damit ist es aber noch nicht getan; vor Ort geht die Arbeit weiter, unter anderem mit der Zeiterfassung, der Koordination mit Transportunternehmen und anderen Dienstleistern und so weiter.

In diesem Beitrag schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten und Stufen der Unterstützung an, die du in Anspruch nehmen kannst, sowie deren Auswirkungen und die jeweiligen Vor- und Nachteile.

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Die Optionen und ihre Vor- und Nachteile verstehen

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Es ist Zeit für eine wichtige Entscheidung: Sollen wir es im „DIY“-Stil angehen oder auf „All-inclusive“ setzen? Oder gibt es vielleicht eine Option dazwischen?

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DIY-Team Offsites

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Vorteile des DIY-Team- Offsites s:

Der Name sagt schon alles: Es bedeutet, alles selbst zu machen. Es gibt zahlreiche und überzeugende Gründe, sich für diese Optionen zu entscheiden:

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• Entscheidungsfreiheit.

• Flexibilität.

• Ein Programm, das genau auf deine Bedürfnisse und deinen Geschmack zugeschnitten ist.

• Keine Kosten für Zwischenhändler und keine Missverständnisse bei der Kommunikation.

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Nachteile des DIY-Team- Offsites s:

Aber es gibt dabei versteckte Kosten:

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• Zeit: Die Planung einer Klausurtagung kostet Zeit. Viel Zeit. Gerade wir sollten das wissen, schließlich haben wir uns darauf spezialisiert. Die Dauer hängt von der Teamgröße und anderen Faktoren ab. Im Durchschnitt dauert die Planung einer Klausurtagung jedoch etwa drei Monate. 

Umgerechnet in Arbeitsstunden lässt sich für ein mittelständisches Unternehmen (zwischen 50 und 100 Mitarbeitern) der Gesamtplanungsaufwand auf 80 bis 150 Arbeitsstunden schätzen, wenn man die anfängliche Planung und Recherche, die Suche und Buchung des Veranstaltungsortes, die Koordination von Anreise und Unterkunft, die Planung von „ Programm “ und Aktivitäten, die Kommunikation und Koordination sowie alle dazwischen anfallenden Probleme berücksichtigt. Und dabei ist die Zeit, die während der Veranstaltung für die Logistik aufgewendet wird, noch gar nicht mit eingerechnet.

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• Energie (sowohl geistig als auch körperlich): Da ist zum einen die Energie, die man schon vor Beginn der Veranstaltung für die Planung aufwendet, zum anderen aber auch die Energie, die man während der Veranstaltung verbraucht, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Als Ansprechpartnerin kommst du außerdem mit allen Anfragen, Fragen und Beschwerden in Berührung. Außerdem gibt es, wenn du mit deinem Team unterwegs bist, am Ende des Tages kein „Nach Hause gehen“. Während dieser Zeit bist du immer auf Abruf bereit. Als Verantwortlicher bist du natürlich derjenige, der überall hin und her rennt, um sicherzustellen, dass alles so läuft, wie es soll. Was wie ein entspannter Kurzurlaub aussieht, kann für den Verantwortlichen alles andere als das sein.

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• Auswirkung: Über die Planung hinaus gibt es die Veranstaltung selbst, die geleitet und moderiert werden muss. Wessen Aufgabe ist das? Ist der CEO, der Personalvertreter, der Gründer oder wer auch immer für die Organisation dieses Retreats zuständig ist, ein „ Moderator:in “, ein Teilnehmer oder beides? Es reicht nicht aus, dass die Teams einfach nur im selben Raum sitzen. Die wirkungsvollsten Offsite-Veranstaltungen sind so konzipiert, dass sie die Art und Weise verändern, wie Menschen denken, miteinander in Kontakt treten und gemeinsam vorankommen. 

Als Organisator wirst du von den Leuten als Autoritätsperson wahrgenommen und nicht unbedingt als einer von ihnen. Das ist ein Kompromiss, den du akzeptieren musst. Bei solchen Veranstaltungen wird eine Führungskraft gebraucht, und das bedeutet, dass man nicht immer Teil der „Clique“ sein kann. Wenn der Geschäftsführer oder der Personalverantwortliche gleichzeitig als „ Moderator:in “ fungiert, ist es eine Herausforderung, nicht zuzulassen, dass vorgefasste Meinungen über einzelne Personen die eigentliche Aufgabe beeinträchtigen. Wie stellen wir sicher, dass wir alle gleich behandeln, wenn wir doch schon so viel über sie wissen – darunter, wie sie arbeiten, was sie mögen und worüber sie sich normalerweise beschweren? Objektiv zu bleiben kann eine echte Herausforderung sein, ist aber ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Retreats. Da du stets wachsam bist, die Signale der anderen wahrnimmst und über den nächsten Punkt auf der „ Programm “ nachdenkst, fällt es dir ein wenig schwer, dich voll und ganz zu entspannen und den gegenwärtigen Moment gemeinsam mit dem Rest deines Teams zu genießen. Du bist immer einen Schritt voraus, antizipierst potenzielle Probleme und sorgst dafür, dass für die Gruppe alles reibungslos läuft. 

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• Und schließlich das Budget: Es gibt immer versteckte Kosten. Ironischerweise sprengen DIY-Veranstaltungen außerhalb des Büros oft das Budget. Änderungen in letzter Minute. Doppelt gebuchte Transportmittel. Überteuerte Technik. Unübersichtliche Rechnungen. Das summiert sich schnell – und unvorhersehbar.

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All-Inclusive-Team Offsites

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Der Name sagt schon alles: Es bedeutet, dass alles inklusive ist und jemand alles für dich organisiert: Veranstaltungsort, Verpflegung, Getränke, Teambuilding- Aktivitäten, Technik, Freizeitangebote vor Ort Aktivitäten sowie Touren, Anreise und Programm. Und das alles ist in der Regel in einer einzigen Pauschale im Voraus enthalten.

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Vorteile eines All-Inclusive-Teams Offsites 

• Keine versteckten Kosten.

• Bequem – ganz unkompliziert.

• Optimierte Kommunikation.

• Professionelle Moderation.

• Ganz entspannt.

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Nachteile eines All-Inclusive-Teams Offsites

• Die Flexibilität bei der individuellen Gestaltung ist geringer, da es meist vordefinierte Pakete gibt, Einschränkungen durch Anbieter bestehen (wenn ein Veranstaltungsort mit festgelegten Anbietern zusammenarbeiten muss) und weniger Raum für Spontaneität bleibt.

• Da hier Mahlzeiten, Getränke, Aktivitäten, Transport, Moderation und Veranstaltungsort in einem Paket zusammengefasst sind, erscheinen die möglicherweise höheren Vorlaufkosten zunächst deutlich höher als bei „À-la-carte“-Angeboten.

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Irgendwo dazwischen: ein hybrides oder teilweise ausgelagertes Retreat-Modell

Dieser Ansatz verbindet Eigeninitiative mit professioneller Unterstützung, sodass du die Kontrolle über wichtige Aspekte behältst, während du logistische und andere komplexe oder zeitaufwändige Aufgaben delegieren kannst.

Das könnte bedeuten, dass das Unternehmen sich um die Programm, die Teamziele und die Kommunikation mit den Teilnehmern kümmert, während es jemanden oder eine Firma beauftragt, sich um externe Anbieter, den Veranstaltungsort, das Catering und Moderation zu kümmern.

Einige Anbieter von „ Team-Offsite “-Hosting bieten auch individuell anpassbare Pakete an, bei denen Kunden verschiedene Dienste frei auswählen oder kombinieren können. So stellen sie sicher, dass sie die nötige Unterstützung und Rückzugsmöglichkeiten schaffen und gleichzeitig ihr Budget einhalten.

Das hilft, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, ist effizient und ermöglicht es dem Kunden gleichzeitig, die Kontrolle über wichtige Aspekte zu behalten, bei denen er flexibel sein möchte.

Wir hatten schon mehrere Kunden, die ihre Reise selbst gebucht haben, uns aber gebeten haben, uns um Workshops, Verpflegung und Moderation zu kümmern. Andere hingegen ziehen es vor, die Reiseplanung abzugeben und sich selbst um Aktivitäten zu kümmern.

Der hybride Ansatz erfreut sich zunehmender Beliebtheit, vor allem bei Start-ups und Unternehmen mit Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodellen, da er ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Flexibilität, individueller Anpassung und Kosteneffizienz bietet.

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Was solltest du also tun? 

Wie immer kommt es auf deinen Zweck für diese Firmen-Offsite sowie auf die verfügbare Zeit, die Mitarbeiter und das Budget an.

Wie wir wissen, sind die Wahl des richtigen Veranstaltungsorts, gutes Essen, eine gute Moderation und unterhaltsame Teambuilding-Aktivitäten Aktivitäten entscheidend für den Erfolg eures Retreats. Bevor ihr euch in irgendetwas stürzt, solltet ihr die Bedürfnisse, Ressourcen und Ziele eures Teams einschätzen und mehrere Anbieter kontaktieren, um Angebote einzuholen und euch nach der Art der Unterstützung zu erkundigen, die sie bieten – so könnt ihr fundierte Entscheidungen treffen.

Letztendlich ist es entscheidend, dass du dich mit der Lösung, für die du dich entscheidest, wohlfühlst. Egal, wie du dich entscheidest – es stehen dir sowohl online als auch offline immer Ressourcen zur Verfügung, die dich und dein Team während eures Retreats oder eurer „ Workation “ unterstützen.