bedrijfsuitje (meerdaags) Planning: van doe-het-zelf tot all-inclusive

‍

Dat is het dan; je bent ervan overtuigd dat team teamuitjes en en teambuildingactiviteiten voor bedrijven dé manier zijn om de samenwerking, productiviteit, creativiteit en het teammoreel te verbeteren.

Nou, wie gaat de rol van de vriendelijke organisator op zich nemen?

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf is het meestal de taak van de oprichter, de CEO, het hoofd bedrijfsvoering of de HR-vertegenwoordiger. Het komt erbij bovenop hun toch al drukke agenda en lange takenlijstjes.

Maar het plannen en organiseren van kwaliteits teamuitjes s en interacties die waarde op de lange termijn opleveren, is een kunst die veel verder gaat dan alleen de praktische zaken zoals het kiezen van een locatie en een cateraar.

‍

‍

Het is een flinke verantwoordelijkheid en een flinke klus. Het begint met het vaststellen van het budget en de data, en daarna ga je je verdiepen in de logistiek en communicatie rondom het evenement, inclusief de contacten met het team en de locatie. Daar houdt het niet op; eenmaal ter plaatse gaat het werk gewoon door, zoals het bijhouden van de tijd, het afstemmen met vervoer en andere leveranciers, enzovoort.

In dit artikel bekijken we de verschillende mogelijkheden en niveaus van ondersteuning die je kunt zoeken, wat de gevolgen daarvan zijn en welke voor- en nadelen ze met zich meebrengen.

‍

‍

De opties en hun voor- en nadelen begrijpen

‍

‍

Het is tijd om een cruciale beslissing te nemen: gaan we voor de ‘doe-het-zelf’-aanpak of voor ‘all-inclusive’? Of is er een optie die daar ergens tussenin zit?

‍

DIY-team teamuitjes

‍

‍

Voordelen van de DIY-team teamuitjes:

De naam zegt het al: het betekent dat je alles zelf doet. Er zijn tal van aantrekkelijke redenen om voor deze opties te kiezen:

‍

• Keuzevrijheid.

• Flexibiliteit.

• Een programma dat precies is afgestemd op jouw behoeften en smaak.

• Geen kosten voor tussenpersonen en geen misverstanden.

‍

Nadelen van de DIY-team teamuitjes:

Maar er zitten wel verborgen kosten aan:

‍

• Tijd: Het plannen van een offsite kost tijd. Heel veel tijd. Juist wij zouden dat moeten weten, want daar hebben we ons in gespecialiseerd. Hoe lang het duurt, hangt af van de grootte van het team en andere factoren. Toch duurt het gemiddeld zo’n drie maanden om een retraite te plannen. 

Omgerekend naar werkuren kunnen we voor een middelgroot bedrijf (tussen de 50 en 100 medewerkers) schatten dat de totale planning tussen de 80 en 150 werkuren in beslag neemt, als we rekening houden met de eerste planning en het onderzoek, het zoeken en reserveren van een locatie, het regelen van reizen en accommodatie, het plannen van de ‘ programma ’ en activiteiten, communicatie en coördinatie, en alle problemen die tussendoor moeten worden opgelost. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd die je tijdens het evenement zelf kwijt bent aan de logistiek.

‍

• Energie (zowel mentaal als fysiek): Je steekt al energie in de planning voordat het evenement überhaupt begint, maar je steekt ook energie in het evenement zelf om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Als aanspreekpunt krijg je bovendien alle verzoeken, vragen en klachten te verwerken. Bovendien, als je met je team op reis bent, is er aan het eind van de dag geen ‘naar huis gaan’. Gedurende die periode sta je altijd paraat. Als verantwoordelijke ben jij natuurlijk degene die overal heen rent om ervoor te zorgen dat alles verloopt zoals het hoort. Wat eruitziet als een ontspannen uitstapje, is voor de verantwoordelijke misschien allesbehalve dat.

‍

‍

• Impact: Naast de planning is er ook het evenement zelf, dat geleid en gefaciliteerd moet worden. Wie heeft die rol? Is de CEO, de HR-vertegenwoordiger, de oprichter of degene die verantwoordelijk is voor de organisatie van deze retraite een ‘ begeleider ’, een deelnemer of allebei? Het is niet genoeg dat teams gewoon in dezelfde ruimte zitten. De meest impactvolle offsites zijn zo opgezet dat ze een verschuiving teweegbrengen in hoe mensen denken, contact maken en samen vooruitgaan. 

Als organisator zien mensen je als de baas en niet per se als een van hen. Dat is een compromis dat je zult moeten accepteren. Tijdens dit soort evenementen is er behoefte aan een leider, en dat betekent dat je niet altijd deel uitmaakt van de ‘groep’. Als de CEO of HR-vertegenwoordiger ook als begeleider fungeert, is het een uitdaging om te voorkomen dat vooroordelen over individuen de taak die je moet uitvoeren in de weg staan. Hoe zorgen we ervoor dat we iedereen op dezelfde manier behandelen, terwijl we al zoveel over hen weten, zoals hoe ze werken, wat ze leuk vinden en waar ze meestal over klagen? Objectief blijven kan een echte uitdaging zijn, maar het is een essentieel onderdeel van een geslaagde retraite. Omdat je altijd alert bent, signalen van mensen oppikt en nadenkt over het volgende punt op de programma, wordt het een beetje moeilijk voor je om volledig te ontspannen en samen met de rest van je team van het moment te genieten. Je bent altijd een stap vooruit, anticipeert op mogelijke problemen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt voor de groep. 

‍

• En dan nog het budget: er zijn altijd verborgen kosten. Ironisch genoeg lopen doe-het-zelf-evenementen buiten het bedrijf vaak uit de hand. Last-minute wijzigingen. Dubbel geboekt vervoer. Te dure audiovisuele apparatuur. Verwarrende facturen. Dat loopt snel op – en je weet nooit hoeveel.

‍

‍

All-inclusive-team teamuitjes

‍

‍

De naam zegt het al: het betekent dat alles inbegrepen is en dat iemand het allemaal voor je regelt: de locatie, maaltijden, drankjes, teambuilding activiteiten, techniek, recreatieve activiteiten ter plaatse activiteiten en rondleidingen, reizen en programma. En meestal zit dat allemaal verpakt in één bedrag dat je vooraf betaalt.

‍

Voordelen van een all-inclusive team teamuitjes 

• Geen verrassingskosten.

• Handig – zonder gedoe.

• Soepele communicatie.

• Professionele begeleiding.

• Zonder stress.

‍

‍

Nadelen van een all-inclusive team teamuitjes

• Er is minder flexibiliteit om dingen naar eigen smaak aan te passen, omdat er meestal kant-en-klare pakketten zijn, beperkingen van leveranciers (als een locatie met vaste leveranciers moet werken) en minder spontaniteit.

• Omdat het maaltijden, drankjes, activiteiten, vervoer, begeleiding, en de locatie allemaal in één pakket bundelt, lijken de kosten in eerste instantie aanzienlijk hoger dan bij ‘à la carte’-diensten.

‍

‍

Ergens daar tussenin: een hybride of gedeeltelijk uitbesteed retraite-model

Deze aanpak biedt een combinatie van doe-het-zelf en professionele ondersteuning, waardoor je de controle over belangrijke aspecten behoudt terwijl je de logistiek en andere complexe of tijdrovende taken uitbesteedt.

Dat zou kunnen betekenen dat het bedrijf de programma, de teamdoelen en de communicatie met de deelnemers regelt, terwijl het iemand of een bedrijf inhuurt om de externe leveranciers, de locatie, de catering en begeleiding te regelen.

Sommige teamuitje hostingbedrijven bieden ook aanpasbare pakketten aan, waardoor klanten verschillende diensten kunnen uitkiezen of combineren. Zo zorgen ze ervoor dat ze de nodige ondersteuning en ruimte creëren, zonder het budget te overschrijden.

Dat zorgt voor minder werk en is efficiënt, terwijl de klant toch de controle behoudt over belangrijke aspecten waar hij flexibel mee wil omgaan.

We hebben al verschillende klanten gehad die ervoor kozen om hun reis zelf te boeken, maar ons vroegen om de workshops, catering en begeleiding te regelen. Anderen geven er juist de voorkeur aan om de reisplanning uit te besteden en de activiteiten zelf te regelen.

De hybride aanpak wint aan populariteit, vooral bij startups en bedrijven met werken op afstand of hybride werkvormen, omdat die een goede balans biedt tussen flexibiliteit, maatwerk en kostenefficiëntie.

‍

‍

Wat moet je dan doen? 

Zoals altijd hangt het af van je doel voor deze bedrijfsuitje (meerdaags), de beschikbare tijd, het beschikbare personeel en het beschikbare budget.

Zoals we weten, zijn het kiezen van de juiste locatie, lekker eten serveren, goede begeleiding bieden en leuke teambuildingactiviteiten activiteiten de sleutel tot het succes van je retraite. Voordat je ergens aan begint, moet je de behoeften, middelen en doelen van je team in kaart brengen. Neem vervolgens contact op met verschillende aanbieders om offertes aan te vragen en te informeren naar de ondersteuning die ze bieden, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Uiteindelijk is het cruciaal dat je vertrouwen hebt in de oplossing die je kiest. Wat je ook besluit, er zijn altijd hulpmiddelen beschikbaar, zowel online als offline, om jou en je team te ondersteunen tijdens je retraite of workation.