De kunst van het begeleiden van een team teamuitjes

‍

Als je geïnteresseerd bent in het organiseren van evenementen, ben je vast wel eens het boek „The Art of Gathering“ van Priya Parker tegengekomen. Het is een fantastische verzameling (woordspeling bedoeld) van lessen en tips om de meest indrukwekkende evenementen te organiseren.

Als organisatoren en begeleiders van de retraite hebben we ons al vroeg grondig verdiept in haar werk. Hoewel we onszelf als eeuwige leerlingen beschouwen, hebben we inmiddels een goed inzicht gekregen in wat teamuitje begeleiding wel en niet tot een succes maakt.

Zoals Parker ons leert, vereist een goede ‘ begeleider ’ een subtiel evenwicht tussen leiderschap, gezag, medeleven en empathie. In dit artikel gaan we dieper op dit onderwerp in.

‍

‍

Wat is teamuitje begeleiding ? 

‍

‍

Het woord ‘facilitate’ komt van het Latijnse woord‘facilis’, wat‘gemakkelijk’ betekent. Simpel gezegd betekent faciliteren dat je dingen gemakkelijker maakt.

In de context die ons hier interesseert, betekent‘faciliteren’dat je een groep helpt haar doelen te bereiken door een omgeving te creëren die participatie, samenwerking en communicatie stimuleert.

Hiervoor zijn vaardigheden en technieken nodig om discussies in goede banen te leiden, met groepsdynamiek om te gaan en ervoor te zorgen dat iedereen zich veilig voelt en gehoord wordt.
Facilitators spelen een neutrale maar essentiële rol; ze zijn er niet om informatie te geven of les te geven, maar om betrokkenheid te stimuleren en het gesprek weer op de kern van de zaak te richten.

Voor team teamuitjes s binnen bedrijven komt begeleiding op elk niveau in beeld. De rol kan op verschillende momenten door verschillende sleutelfiguren worden vervuld: tijdens de planning van de bijeenkomst (van het leiden van de gesprekken, het stellen van de juiste vragen om de behoeften te begrijpen en de logistiek daarop af te stemmen, tot het vroeg betrekken van de deelnemers , zowel online als offline), natuurlijk tijdens de retraite zelf, maar ook na afloop (door feedback te verzamelen, na te denken over successen en uitdagingen...).  

‍

‍

Wat is de rol van de ‘ begeleider ’ tijdens een ‘Corporate teamuitje ’?

‍

‍

De rol van de ‘ begeleider ’ tijdens een bedrijfs teamuitje -bijeenkomst is veelzijdig. Afhankelijk van de duur van de offsite en de grootte van de groep kan het aan te raden zijn om meer dan één ‘ begeleider ’ in te zetten.

Volgens Pryia Parker heeft de ‘ begeleider ’ drie hoofddoelen:

• Beschermen deelnemers tegen iedereen die de regels probeert te overtreden (bijvoorbeeld te laat komen, te veel ruimte innemen of anderen niet laten spreken). De begeleider is degene die het doel in het oog houdt en dit tijdens het hele evenement in de gaten houdt. Zijn of haar rol is om de doelstellingen te benadrukken en ze altijd in gedachten te houden. Hij of zij stelt ook vanaf het begin gezamenlijke normen en richtlijnen op om de toon te zetten en respect en veiligheid te bevorderen. Om de deelnemers te beschermen, moet de begeleider inderdaad een veilige ruimte creëren, zowel fysiek als psychologisch.
  
  

• De verhoudingen in evenwicht brengen deelnemers: In elke sociale situatie, en zeker in een werkomgeving, is er altijd wel een soort hiërarchie, ook al zit die vaak alleen maar in ons hoofd. Sommige mensen gaan naar zo’n bijeenkomst met hun status in gedachten, en dat beïnvloedt hun gedrag en hoe ze het allemaal ervaren. De ‘ begeleider ’ zorgt voor een sfeer waarin je dat allemaal even vergeet en de focus ergens anders ligt.
  
  

• Maak verbinding met de deelnemers: We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Netwerken kan lastig en soms ongemakkelijk zijn. Het is de taak van de begeleider om een omgeving en setting te creëren die deelnemers zachtjes uit hun comfortzone duwt en hen helpt contact te maken. De manier waarop de begeleider de ervaring vormgeeft, is cruciaal: van een doelgerichte programma tot zinvolle activiteiten, rituelen en storytelling.

‍

‍

Wat maakt een retraite begeleider zo goed? 

‍

Nu we de rol van de begeleider begrijpen, welke vaardigheden heb je dan nodig om de kunst van teamuitje begeleiding onder de knie te krijgen?

Het is misschien een open deur, maar goede facilitators word je niet zomaar van de ene op de andere dag. Daar is een gedegen theoretische en praktische opleiding voor nodig. Facilitators leren technieken voor actief luisteren, conflictoplossing, rollenspellen, concept mapping, besluitvorming op basis van consensus, en tools om de betrokkenheid te vergroten en echt te luisteren.

Om een goede begeleider te zijn, moet je ook beschikken over een goede mix van harde en zachte vaardigheden, zoals:

Organisatie en planning

Georganiseerd zijn is een essentiële vaardigheid. Faciliteren kost veel energie en je moet er helemaal bij zijn en met beide benen op de grond staan, dus een goed plan is cruciaal om op koers te blijven.

‍

Tijdmanagement

Deze vaardigheid gaat hand in hand met de vorige. Als meerdere mensen bezig zijn met een activiteit of een workshop, verliezen ze al snel de tijd uit het oog. Om ervoor te zorgen dat sessies geen vertraging oplopen en het programma wordt gevolgd, moet de begeleider een goed idee hebben van hoe lang elke activiteit duurt en zich daar aan houden, zelfs als dat betekent dat hij of zij de activiteit moet onderbreken en moet voorstellen om later verder te gaan.

Aantekeningen maken

Het is ook de taak van de ‘ begeleider ’ om vast te leggen wat er gebeurt, wat er wordt geleerd, welke inzichten er zijn en welke uitdagingen het team tegenkomt tijdens de verschillende sessies. De ‘ begeleider ’ moet in staat zijn om bijna tegelijkertijd leiding te geven, te beoordelen en verslag uit te brengen.

Empathie & Kracht

Als ‘ begeleider ’ moet je voortdurend een evenwicht vinden tussen mentale kracht en diepgaand inlevingsvermogen. Je moet in staat zijn om je angst onder controle te houden, kalmte uit te stralen, op subtiele signalen te letten en tegelijkertijd kwetsbaarheid en integriteit te tonen.

Het is essentieel dat de begeleider e echt contact maakt met het team en een band opbouwt, terwijl hij tegelijkertijd objectief en gefocust blijft.

Zelfbewustzijn

Een goede begeleider is zelfbewust. Hij of zij is zich bewust van zijn of haar eigen vooroordelen en emotionele toestand en weet zich daarop aan te passen om objectief te blijven en op koers te blijven.

Flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Hoewel het de taak van een ‘ begeleider ’ is om vooruit te plannen, is het belangrijk om te beseffen dat je niet alles in de hand hebt. Het gaat erom dat je weet wanneer je voet bij stuk moet houden en wanneer je het los moet laten. Een plan hebben is essentieel, maar dat betekent niet dat je je strak aan een routekaart moet houden als deelnemers duidelijk een andere weg moeten inslaan.

De ‘ begeleider ’ moet goed letten op de signalen van mensen, zowel verbaal als non-verbaal, en op hun behoeften, persoonlijkheden en grenzen. 

Voor sommigen is alleen al het bijwonen van een groepsevenement al een grote stap, terwijl anderen er dieper op in willen gaan. De ‘ begeleider ’ moet weten wanneer hij moet aandringen en wanneer hij het moet loslaten. 

‍

‍

Waarom zou een teamuitje een begeleider moeten hebben? 

‍

‍

Niet alle team teamuitjes n hebben een begeleider, en sommigen zijn ook zonder zo’n site succesvol. 

Maar vooral als je naar het buitenland gaat, op een nieuwe plek bent en/of met een grote groep mensen bij elkaar bent, kan het ontbreken van een begeleider verschillende risico’s met zich meebrengen:

‍

• Verlies van neutraliteit en objectiviteit: Teamleden of leiders die deze rol op zich nemen, kunnen al snel vooringenomen zijn of eigen belangen nastreven, waardoor de sessies beïnvloed kunnen worden en sommige mensen bevoordeeld worden ten opzichte van anderen, zelfs als ze zich daar zelf niet van bewust zijn.

• Verminderde ' psychologische veiligheid': Als er niemand is die de balans bewaakt en zorgt voor een veilige omgeving waarin iedereen kan meedoen, kunnen medewerkers aarzelen om mee te doen of vrijuit hun mening te geven.  

• Onvoldoende omgaan met groepsdynamiek: Ongeoefende begeleiders zien vaak non-verbale signalen over het hoofd of slagen er niet in om de deelname evenwichtig te verdelen, wat kan leiden tot desinteresse, frustratie en conflicten.

• Gebrek aan focus en richting: Zonder een neutrale begeleider kan het doel van de retraite uit het oog raken tijdens een leuke activiteit of door interne politieke ruzies. Als de zogenaamde begeleider er niet in slaagt de inzichten van de retraite goed vast te leggen – omdat hij of zij te druk is met meedoen – wordt het ook lastig om de resultaten na afloop om te zetten in concrete actiepunten.
  
  

‍

Moet de functie van ‘ begeleider ’ worden uitbesteed? 

‍

‍

Interne facilitators kunnen in sommige situaties natuurlijk wel werken, maar als je een externe professionele begeleider buiten het bedrijf inschakelt, vergroot je de kans op een succesvol evenement.

Ze zullen zich richten op het begeleiden van het proces, waardoor de leiding wordt ontlast. Zo kunnen zij volop meedoen en op een meer gelijkwaardige manier contact maken met hun team. Ze brengen een frisse blik mee en wat ze in andere situaties hebben geleerd, terwijl ze onbevooroordeeld en objectief blijven, omdat ze niet op de hoogte zijn van interne politieke vooringenomenheden.

‍

Faciliteren is een fulltime functie die een combinatie van harde en zachte vaardigheden vereist. Sommige mensen zijn geboren facilitators, terwijl anderen door ervaring uitgroeien tot geweldige facilitators. Sommige bedrijven kiezen ervoor om iemand uit het eigen team te selecteren, terwijl andere besluiten om het uit te besteden en het hele traject als onderdeel van het team mee te maken. Wat de keuze ook is, begeleiding is essentieel voor elke succesvolle teamuitje en mag niet over het hoofd worden gezien.