Die häufigsten Fehler beim „ Team-Offsite “, die Unternehmen machen – und wie professionelle Organisatoren sie vermeiden

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Wir haben bereits die wichtigsten Unterschiede zwischen der eigenständigen Organisation eurer „ Team-Offsite “ (DIY) und der Beauftragung von Profis besprochen.

In diesem Beitrag verraten wir euch die sieben größten Herausforderungen aus dem echten Leben, die unsere Retreat-Experten in den letzten Jahren hinter den Kulissen für ihre Kunden gelöst haben.

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Last-Minute-Stornierungen

Ob es nun das Taxi, der Transferbus, der Betreuer oder – am schlimmsten von allem – der Veranstaltungsort ist: Absagen sind unvermeidlich, und je näher sie am Veranstaltungstermin liegen, desto mehr Panik können sie auslösen.

Erfahrene Veranstalter von Retreats arbeiten nicht nur mit bewährten Dienstleistern zusammen, die durch solide Vereinbarungen und Notfallpläne abgesichert sind. Sie haben auch Ausweichpläne parat, falls mal etwas schiefgeht. Falls nötig, haben sie die private Telefonnummer eines lokalen Taxifahrers immer griffbereit, um nahtlose Lösungen und minimale Beeinträchtigungen zu gewährleisten.

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Missverständnisse und Verwechslungen

Die Planung eines „ Team-Offsite “ ist mit unzähligen E-Mails, Anrufen und Nachrichten mit Locations, Transportdienstleistern, Aktivitätsleitern und deinem eigenen Team verbunden. Dabei können Details leicht untergehen. Vor allem, wenn man sprach- und kulturübergreifend arbeitet.

Schon so etwas Einfaches wie Datumsformate kann Chaos verursachen. In Schweden werden Datumsangaben zum Beispiel im Format JJ-MM-TT geschrieben, in den USA als MM-TT-JJ und in Großbritannien oder Frankreich als TT-MM-JJ. Schon so etwas Einfaches wie ein Buchungsdatum könnte massive Probleme bei der Terminplanung verursachen!

Professionelle Veranstalter von Teambuilding-Events bündeln die gesamte Kommunikation, klären alle Details und überbrücken kulturelle Unterschiede, damit nichts unter den Tisch fällt.

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Essens-Pannen

Wenn man neben dem regulären Job noch eine Klausur organisiert, kann es leicht passieren, dass man einige Details übersieht, wie zum Beispiel Ernährungsbeschränkungen oder Allergien. Leider kann das enorme Folgen haben, sobald die erste Mahlzeit serviert wird.

Das Sammeln solcher Informationen gehört für re zur Routine

Sorge dafür, dass die Experten gut versorgt werden, und stimme dich frühzeitig mit den Caterern ab, damit jede Mahlzeit beschriftet ist und jede Person bei der Ankunft identifiziert wird – so wird ein reibungsloser und inklusiver Service gewährleistet.

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Technische Probleme

Technik ist dafür bekannt, dass sie immer im ungünstigsten Moment den Geist aufgibt, und dein IT-Mitarbeiter ist nicht immer zur Stelle, um dir zu helfen. Das heißt, du kannst nur hoffen, dass der Projektor funktioniert und das WLAN in jeden Raum reicht...

Als Experten für „ Team-Offsite “ prüfen wir all das vor eurer Ankunft für euch und planen Ausweichlösungen. Wir haben sogar schon spätabends losgerannt, um einen neuen Projektor zu kaufen, als der „ Locations “ unseren Ansprüchen nicht gerecht wurde.

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Wetterprobleme

Nichts bringt sie mehr dazu, ihre Meinung zu ändern, als das Wetter. Und meistens hat es nicht mal den Anstand, eine E-Mail zu schicken.

Selbst in Spanien oder Italien kann aus sonnigen Vorhersagen plötzlich Regen oder Sturm werden. Ein „ Aktivitäten “ im Freien oder ein Abendessen am Strand kann im Handumdrehen ruiniert sein.

Was macht man mit über 80 hungrigen Interessenten oder über 30 Ingenieuren, die Lust auf Beachvolleyball haben? Veranstalter haben immer einen Plan B. Sie kennen die Gegend, pflegen Kontakte zu alternativen Locations und Anbietern und können schnell auf spannende Indoor- Aktivitäten oder neue Veranstaltungsorte ausweichen, damit deine Veranstaltung wie geplant abläuft.

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Kopfzerbrechen bei der Zimmervergabe

Es ist Mitternacht, und jemand aus deinem Team beschließt, dass er mit seinem Zimmer nicht zufrieden ist. Du bist total erschöpft und hast noch ganze drei Tage vor dir; morgen musst du früh aufstehen. Das Letzte, worauf du jetzt Lust hast, ist, mit deinem mürrischen Mitarbeiter „Zimmer-Roulette“ zu spielen.

Wen wirst du anrufen? Na ja, wenn du ganz allein bist, wirst du wahrscheinlich versuchen, jemanden aus der Leitung vor Ort zu erreichen … falls sie rangehen. 

Wenn du uns beauftragt hast, kümmern wir uns darum, damit du dich ausruhen und auf dein Team konzentrieren kannst.

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Umgang mit Notfällen

Gott bewahre, dass etwas Ernstes passiert, wie zum Beispiel ein verstauchter Knöchel oder ein Sonnenstich; Profis sind für Notfälle ausgebildet. Sie kennen die nächstgelegenen Kliniken, haben festgelegte Vorgehensweisen und gehen effizient mit der Situation um, wobei sie dich auf dem Laufenden halten, während du bei deinem Team bleibst. Sie wissen sofort, wie sie handeln müssen, wohin sie die betroffene Person bringen müssen, und ermöglichen es dir, bei deinem Team zu bleiben, während sie dich ständig auf dem Laufenden halten.

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Wenn du einen externen Veranstalter beauftragst, kannst du dich entspannen und voll und ganz an deinem Retreat teilnehmen – in der Gewissheit, dass sich Experten um jedes Detail und jedes mögliche Problem kümmern. Du kannst dich ganz auf dein Team konzentrieren, während wir uns um den Rest kümmern.