Startseite
>
Blog
>
Planung von Retreats
>
Das „Zero-Fly Offsite“: So organisierst du mit dem Zug erreichbare Firmen Offsites s in Europa
Wer heute für die Organisation eines „ Team-Offsite “ verantwortlich ist, muss ein Multitasking-Ass sein. Meistens wird den Personalverantwortlichen und Assistenten der Geschäftsleitung die gewaltige Aufgabe übertragen, verstreute Teams zusammenzubringen und gleichzeitig komplexe Ernährungswünsche, Raumvorlieben, Gegenreaktionen auf Programm und Dutzende anderer nervenaufreibender logistischer Fragen zu bewältigen.
Und damit’s spannend bleibt: Nachhaltigkeitsziele stehen mittlerweile ganz oben auf jeder Checkliste für Retreats.
Was, ehrlich gesagt, durchaus Sinn macht. Alle quer durch Europa zu einem dreitägigen „Öko-Retreat“ zu fliegen, ist schon eine ziemliche Ironie, wenn deinem Unternehmen Nachhaltigkeit tatsächlich am Herzen liegt.
Glücklicherweise macht es das europäische Hochgeschwindigkeitsbahnnetz durchaus möglich, ein komfortables, erstklassiges und mit dem Zug erreichbares Offsite-Event ohne Warteschlangen bei der Flughafensicherheit zu veranstalten. Abgesehen davon, dass ihr damit euren CO₂-Fußabdruck verringert, kommt eine langsamere Art des Reisens sowohl euch als auch eurem Team zugute. Die „Slow Travel“-Bewegung, die Anfang der 2000er Jahre in Italien als Ableger der Slow-Food-Bewegung entstand, legt Wert auf Verbundenheit statt auf Eile. Indem man die Schienen dem Asphalt vorzieht, werden Züge zu stressfreien, rollenden Coworking-Spaces, die Teams den Freiraum geben, sich schon vor dem offiziellen Beginn des Retreats besser kennenzulernen.
Seien wir mal ehrlich: Fliegen ist stressig. Bis man zum Gate gesprintet ist, die Sicherheitskontrolle überstanden und Verspätungen ausgewichen ist, kommen die meisten Leute so am Retreat an, dass sie schon wieder eine Auszeit vom Retreat brauchen.
Flughäfen sind im Grunde darauf ausgelegt, Teams auseinanderzureißen. An den Sicherheitskontrollen werden alle auseinandergetrieben, durch die zufällige Sitzplatzvergabe sitzen Kollegen nicht nebeneinander, und das Chaos im Terminal macht jeden Teamgeist zunichte, noch bevor ihr überhaupt angefangen habt.
Bahnreisen bieten einzigartige Vorteile für den B2B-Bereich:
Dein Veranstaltungsort muss nicht direkt vor einem Bahnhof liegen. Drei europäische Eisenbahnkorridore verbinden wichtige Tech-Zentren mit einer Natur, in der man sich wirklich wie im Urlaub fühlt.
Das ist der ultimative Knotenpunkt für stark verteilte, grenzüberschreitende Teams. Brüssel-Midi und der Kölner Hauptbahnhof (HBF) sind die beiden pulsierenden Herzen des westeuropäischen Schienenverkehrs. Brüssel verbindet Teams aus London (mit dem Eurostar in knapp 2 Stunden), Paris (mit dem TGV in 1 Stunde 22 Minuten) und Amsterdam (in weniger als 2 Stunden) perfekt miteinander. Köln dient unterdessen als wichtigstes Drehkreuz für in Deutschland ansässige Remote-Teams, die das ICE-Netz nutzen.
Kaum bist du in Brüssel oder Köln aus dem Zug gestiegen, kann dein Team schon dem Alltag entfliehen und das Beste genießen. Von Brüssel aus bringt dich ein privater Shuttle in die belgischen Wälder, an Flüsse und zu historischen Schlössern, die wie geschaffen sind für ungestörte Abgeschiedenheit. Von Köln aus bist du nach einer kurzen Autofahrt in der Eifel – stell dir Vulkanseen vor und Luft, die Zoom-Müdigkeit sofort vertreibt.
Wenn euer Team Berge, Höhenlage und frische Luft sucht – ganz ohne Warteschlangen am Flughafen –, dann macht euch auf den Weg nach Süden. Der Münchner Hauptbahnhof ist euer Tor zu Mittel- und Osteuropa. Der Zürcher Hauptbahnhof ist der Knotenpunkt zwischen der Schweiz und Italien, und Lyon Part-Dieu ist die schnellste Anbindung für Teams aus Frankreich, der Westschweiz oder Großbritannien.
Die Alpen mögen zwar wild sein, aber die Anreise ist ein Kinderspiel. Spar dir die kurvigen Straßen – ein privater Shuttle von München oder Zürich bringt dein Team in weniger als einer Stunde zu Anwesen am See oder zu Berghütten. Von Lyon aus führt dich eine kurze Fahrt nach Osten in die französischen Voralpen oder in die Täler der Chartreuse – für Teambuilding, das wirklich Eindruck hinterlässt.
Wenn euer Team von mediterranem Flair, Kiefernwäldern und echtem Sonnenschein träumt, sind die Hochgeschwindigkeitszüge Westeuropas genau das Richtige für euch. Der TGV L’Océane bringt euch in etwas mehr als zwei Stunden von Paris nach Bordeaux. Für „ Offsites “, bei denen gutes Wetter ein Muss ist, trefft ihr euch in Paris und fahrt direkt an den Atlantik oder weiter bis nach Barcelona.
Von Bordeaux aus bringt ein kurzer Transfer dein Team in die Kiefernwälder der Landes de Gascogne oder zu den Weinbergen von Saint-Émilion. Von Barcelona aus bringt dich ein kurzer Shuttle nach Norden zu restaurierten katalanischen Bauernhäusern, die von Olivenhainen umgeben sind. Keine schlechte Art, einen Retreat zu beginnen.
Die Planung einer Reise mit der Bahn ist etwas ganz anderes als die Buchung von Flügen. Damit dein Team ohne Probleme vom Laptop ans Lagerfeuer kommt, findest du hier vier Regeln für umweltfreundliches Reisen in der Gruppe:
Ein toller Rückzugsort braucht etwas Abstand vom Stadtlärm, aber niemand will erst einen Marathon laufen müssen, nur um dorthin zu gelangen.
Die Radius-Regel: Die Fahrzeit vom Hochgeschwindigkeitsbahnhof zum Veranstaltungsort sollte genau 45–60 Minuten betragen.
Dauert es länger, schwinden die positiven Auswirkungen einer ruhigen Zugfahrt allmählich. Indem man die Fahrt mit privaten Shuttles auf unter eine Stunde begrenzt, fühlt sich die Fahrt wie ein malerischer Vorgeschmack auf den Urlaub an – gerade genug Zeit, um Vorfreude zu wecken, statt Unmut zu schüren.
Im Gegensatz zu Fluggesellschaften, die Sitzplätze fast ein Jahr im Voraus zum Verkauf freigeben, arbeiten europäische Bahnbetreiber mit viel kürzeren, starren Buchungsfristen. Die Gruppenbuchungsstellen der großen Bahnunternehmen haben strenge Buchungsfenster, die du in deinem Planungskalender berücksichtigen musst:
Wenn du versuchst, eine Zugfahrt 9 Monate im Voraus über eine externe Website zu buchen, sind die Fahrpläne noch nicht im System verfügbar. Wenn du hingegen bis 30 Tage vor Abfahrt wartest, sind die Sitzplatzkontingente bereits komplett ausverkauft. Ziel auf den optimalen Zeitraum von 4 bis 5 Monaten ab, um ganze Waggons für dein Team zu sichern.
Sich mit 30 Mitarbeitern, die alle schweres Gepäck, Präsentationsmaterialien und Rollkoffer mit sich tragen, durch belebte europäische Bahnhöfe zu bewegen, kann schnell chaotisch werden. Um Stress am Bahnhof zu vermeiden, solltest du die Gepäckablagen über den Köpfen ganz meiden. Beauftrage einen lokalen Kurierdienst oder organisiere einen privaten Shuttle, der das Team direkt am vereinbarten Treffpunkt auf dem Ankunftsbahnsteig abholt. So können deine Mitarbeiter den Zug leicht und unbeschwert verlassen und direkt in den Shuttle steigen oder an einem kurzen, geführten Rundgang durch den örtlichen Verkehrsknotenpunkt teilnehmen, bevor sie am Veranstaltungsort ankommen.
Tech-Teams und schnell wachsende Teams betrachten Reisetage oft als Produktivitätsverlust. Hochgeschwindigkeitszüge kehren diese Sichtweise für Zugreisen von Remote-Teams um, aber ihr müsst euch im Voraus auf bestimmte infrastrukturelle Unterschiede einstellen:
Ermutige dein Team, die Zeit im Zug für konzentriertes Arbeiten, Nachdenken, Schreiben, Überprüfen oder Entwerfen zu nutzen – und nicht für Videokonferenzen. Für echte Zusammenarbeit reserviere Plätze an einem Tisch, damit alle bei einer Tasse Kaffee persönlich zusammenarbeiten können.
Wenn du den Vorschlag für den Offsite-Termin der Geschäftsleitung oder der Finanzabteilung vorstellst, kannst du mit klaren Daten die Entscheidung untermauern und so ein überzeugendes Geschäftsargument liefern.
In den meisten europäischen Ländern stützt sich das Schienennetz heute stark auf einen Mix aus Kernenergie, Strom und erneuerbaren Energien, was bedeutet, dass Hochgeschwindigkeitszüge mit unglaublich sauberem Strom fahren. Laut von Greenpeace analysierten Verkehrsdaten stoßen Züge in Europa unter Berücksichtigung der Emissionen über den gesamten Lebenszyklus (vom Bohrloch bis zum Tank) durchschnittlich fünfmal weniger CO₂ aus als Flugzeuge auf derselben Strecke. Innerhalb Europas kann die Gesamtklimabelastung eines Fluges – wenn man die CO₂-Emissionen aus dem Flugverkehr sowie andere Quellen wie Wasserdampf und Stickoxide berücksichtigt, die in großen Höhen freigesetzt werden – bis zu 80-mal höher sein als bei einer Zugfahrt.
Daten von EcoPassenger zeigen den krassen Unterschied bei den Emissionen pro Fahrgast auf den wichtigsten Pendlerkorridoren:
Es stimmt zwar, dass Zugreisen den Ruf haben, langsamer zu sein, aber wenn man die Fahrzeiten von Tür zu Tür betrachtet, ergibt sich ein ganz anderes Bild. Mit dem Hochgeschwindigkeitszug entfallen die obligatorische zweistündige Ankunftszeit vor dem Abflug und die An- und Abfahrt zum und vom Flughafen.
Im europäischen Geschäftsreiseverkehr gilt die 6-Stunden-Regel als Maßstab für operative Effizienz. Daten von Eurocontrol zeigen, dass bei jeder inner-europäischen Reise, die 5 bis 6 Stunden oder weniger dauert, die Bahn von Tür zu Tür fast immer schneller ist als das Flugzeug.
Rechnet man die Fahrt zum Flughafen, die Warteschlangen an den Sicherheitskontrollen und das Warten auf das Gepäck dazu, sind die Bahnhöfe in der Innenstadt plötzlich der klare Sieger.
Deshalb dominieren Züge diese Strecken. Der Eurostar hat zum Beispiel einen Marktanteil von 80 % auf der Strecke London–Paris.
CO₂-Einsparungen und Zeitersparnis sind nur der Anfang. Die europäische Bahn bietet Fahrgästeschutzmaßnahmen, denen Fluggesellschaften nur allzu gerne ausweichen.
Billigfluggesellschaften verlangen gerne 40 bis 70 Euro für ein Gepäckstück. In europäischen Zügen kannst du zwei große Koffer und ein Handgepäckstück kostenlos mitnehmen – ohne Gewichtsbeschränkungen und ohne überraschende Gebühren beim Einchecken.
Gemäß der EU-Verordnung über die Rechte von Bahnreisendenhaben Fahrgäste bei einer Verspätung von mehr als 60 Minuten Anspruch auf kostenlose Mahlzeiten, Erfrischungen sowie eine vollständige Rückerstattung oder eine alternative Beförderung. Verpasst eine Gruppe aufgrund einer anfänglichen Verspätung einen Anschlusszug, ist der Betreiber gesetzlich verpflichtet, sie ohne zusätzliche Kosten in den nächsten verfügbaren Zug zu befördern. Über internationale Grenzen hinweg wird diese Regelung nahtlos über das Abkommen über die Fortsetzung der Reise (AJC) abgewickelt, wodurch sichergestellt wird, dass eure Gruppe niemals wegen eines einzigen verpassten Anschlusses strandet.
Die Planung der Schienenlogistik über mehrere europäische Grenzen hinweg kann einschüchternd wirken, weil wir mit den dortigen Bahnsteigen weniger vertraut sind und die Sprachbarriere manchmal eine zusätzliche Herausforderung darstellt – aber du musst dich an den Schaltern der Deutschen Bahn oder der SNCF nicht alleine zurechtfinden.
Möchtest du für dein Team einen flugfreien, aber umso eindrücklicheren Europa-Ausflug planen? Entdecke Campfires sorgfältig zusammengestellte Liste mit Geheimtipps, die nie weit von einem Bahnhof entfernt sind, und überlass den Rest unserem Planungsteam.
Von praktischen Insidertipps bis hin zu neuen Geheimtipps – abonnieren Sie unseren monatlichen, wirklich spamfreien Newsletter.
Jetzt abonnieren
Die Architektur von „ psychologische Sicherheit “: Warum die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz einen physischen Neustart braucht
Mehr dazu
