Jouw gids voor het vinden van de juiste locatie voor een ‘ teamuitje ’-feest

‍

Elke ervaring moet beginnen met de 5 W’s: wie, waarom, wat, wanneer en waar. Het team van teamuitjes kent die regel maar al te goed.

Hoewel ‘Wie’ (je team) en ‘Wanneer’ (een datum naar keuze) relatief eenvoudig zouden moeten zijn, wordt ‘Waarom’ vaak over het hoofd gezien en als vanzelfsprekend beschouwd. Als het om ‘Waar’ gaat, is dat zelden een snelle beslissing.

Er is veel druk en er worden hoge verwachtingen gesteld aan het ‘waar’.

We zijn tenslotte het product van onze omgeving. Onze omgeving beïnvloedt ons gedrag, onze stemming, onze creativiteit en zelfs onze omgang met anderen. De gekozen locatie bepaalt de sfeer van de hele retraite.

‍

‍

Waarom is het zo belangrijk om de juiste locatie te kiezen voor een bedrijfs teamuitje ?

‍

‍

De locatie vanuit het perspectief van de omgevingspsychologie

Vanuit de multidisciplinaire sociale wetenschap die milieupsychologie heet, leren we over de relatie tussen mensen en hun omgeving. We begrijpen hoe mensen de natuurlijke wereld en de gebouwde omgeving vormgeven, en hoe die omgevingen ons op hun beurt beïnvloeden.

Of, zoals Churchill ooit zo treffend zei:

"We geven onze gebouwen vorm; daarna geven zij ons vorm."

Alles hangt met elkaar samen: van de rust die we in de natuur vinden, tot de opwinding die we in een drukke stad voelen, en het gevoel van veiligheid dat we in onze gemeenschap ervaren.

Een goed gekozen locatie kan open communicatie, creativiteit en teamwork stimuleren, terwijl een slecht gekozen locatie een hele bijeenkomst kan verpesten. Het natuurlijke licht, comfortabel meubilair en informele ontmoetingsruimtes spelen allemaal een rol bij het creëren van een bedrijfsuitje (meerdaags) die productiever en gedenkwaardiger is.

‍

‍

De locatie als beste mannelijke bijrol

Zie het plannen van je teamuitje eens als het maken van een film. In dat geval is de locatie zeker een van je beste bijrolspelers. De rol die de locatie speelt in een teamuitje is inderdaad bijna die van een secundaire begeleider die achter de schermen meespeelt om:

• Verbeter de interacties en de betrokkenheid
• Steun activiteiten en de doelstellingen
• Stimuleer productiviteit en concentratie
• Inspireren en het moreel een boost geven
• Zorg voor comfort en veiligheid

Bekijk je locatie alsof je iemand voor een functie zou aannemen: stel een functieomschrijving op met de absolute vereisten en de ‘nice-to-haves’.

‍

‍

Criteria voor het kiezen van de ideale locatie voor een retraite

Een snelle Google-zoekopdracht naar “teamuitje -vestigingen in Europa” kan nogal overweldigend zijn, met meer dan 76.700.000 resultaten. Wat je ook doet, raak niet in paniek. Ga terug naar de basis.  

‍

‍

Houd je doel voor de retraite goed in gedachten

Je ‘waarom’ moet de richting bepalen.

Ga je op reis naar:

• Breng je mensen dichter bij elkaar en werk aan je teamcultuur. 

• Organiseer de training voor gastheren en -vrouwen, weg van de dagelijkse afleidingen.

• Daag je team uit om aan hun veerkracht te werken.

• Richt je op de verkoop.

• Zorg dat iedereen op één lijn zit wat betreft de strategie.

• Breng het management bij elkaar om een strategie uit te stippelen.

• Zorg voor een gelegenheid voor medewerkers om te netwerken.

Voor elk van deze doelen is een iets andere locatie nodig, afhankelijk van de focus en het aanbod. 

‍

‍

5 dingen waarover niet te onderhandelen valt 

Onthoud de vijf belangrijkste tips voor het kiezen van een locatie:

• Toegankelijkheid en capaciteit
• Die zijn zo simpel dat je ze bijna zou vergeten. Je hebt genoeg ruimte nodig voor je groep, maar niet zo’n grote ruimte dat het leeg en ongemakkelijk aanvoelt. De locatie moet ook voor de meeste deelnemers redelijk makkelijk bereikbaar zijn. 

• wifi en andere onmisbare voorzieningen
• Hoewel je persoonlijke contacten wilt stimuleren, is een goede internetverbinding essentieel voor een productieve retraite. Zorg ervoor dat je tijdens een belangrijk gesprek niet afhankelijk bent van hotspots. 

• Natuur & wow-factor

Wat heeft het voor zin om op reis te gaan als je niets bijzonders gaat zien of meemaken? 

• Leuk en inclusief activiteiten

Een locatie zonder activiteiten is tenslotte niet veel meer dan een wat chiquer kantoor. 

• Heerlijk eten

Onderschat nooit de kracht van eten bij het opbouwen van teams. 

Andere criteria, zoals budget of duurzaamheidsdoelstellingen, spelen ook een grote rol. Maar dit zou je moeten helpen om de keuze te beperken en je „functieomschrijving” gedetailleerder op te stellen.

‍

‍

Een begroting opstellen voor je retraite-locatie 

‍

‍

Hoeveel moet je opzij zetten voor de locatie?

Er zijn twee belangrijke vuistregels als het gaat om het opstellen van een begroting voor je locatie: 

• Sommigen zijn voorstander van de ‘kwartregel’, die je aanmoedigt om je budget gelijkmatig te verdelen over de locatie, het vervoer, de catering en activiteiten.
  
  
• Anderen geven de voorkeur aan de 40%-regel, die, zoals de naam al zegt, aanraadt om 40% aan de locatie te besteden.
  

De redenen om tussen die twee te kiezen, lopen sterk uiteen, afhankelijk van de grootte van het team, het doel van het uitje en natuurlijk het soort locatie (all-inclusive, op het platteland…)

‍

Hoe kun je wat geld besparen?
‍

‍

De meeste locaties hebben een hoog- en laagseizoen, wat betekent dat de prijzen variëren. Er zijn nog een paar andere factoren die de prijzen van een accommodatie beïnvloeden.

Als je wat geld wilt besparen op de locatie voor je retraite, probeer dan je evenement zelf te organiseren:

• Tijdens het laagseizoen (voor het land van je keuze) 
• Ga doordeweeks in plaats van in het weekend 
• Zorg ervoor dat je er niet heen gaat tijdens een feestdag of een groot lokaal of cultureel evenement
• Maak zoveel mogelijk gebruik van gratis of goedkope activiteiten activiteiten (hardlopen in de ochtend, wandelen, picknicken, een bordspelletjesavond, een knutselsessie, een speurtocht, naar de sterren kijken, een kampvuur, vrijwilligerswerk, de zonsopgang of zonsondergang bekijken) 
• Kies voor de gedeelde kamers.

‍

‍

Pas op voor de verborgen kosten

Sommige uitgaven worden makkelijk over het hoofd gezien, omdat ze minder opvallen bij het opstellen van een teamuitje -budget. Ze zijn echter wel belangrijk:

• Verzekering. De kosten van een verzekering voor een bedrijfsuitje (meerdaags) in het buitenland hangen af van factoren zoals de groepsgrootte, bestemming, de reisduur en het soort dekking.
• Fooien of servicekosten die in verschillende landen in rekening kunnen worden gebracht.
• Alcohol of speciale dieetwensen voor cateraars.
• Verzendkosten voor bedrijfsartikelen.
• Nooduitgaven of onverwachte kosten, zoals last-minute aankopen, tussendoortjes en extra vervoerskosten – Voor dit soort onvoorziene kosten wordt meestal aangeraden om 10 tot 15% extra aan je budget toe te voegen.
  
  
  

Moet je het zoeken naar de juiste locatie uitbesteden?

‍

‍

We weten wat je denkt. Onze mening is vast en zeker bevooroordeeld, want dit is nu eenmaal waar we (het beste) in zijn. Dat is een terecht punt. Maar laat ons toch even wat inzichten met je delen:

• Het organiseren van een ‘ teamuitje ’ is een groot project dat tijd en energie kost. Het kan best stressvol zijn, met flinke verantwoordelijkheden en strakke deadlines. Als je de hulp van professionele evenementenorganisatoren inschakelt, kun je een deel (of zelfs het grootste deel) van die stress kwijtraken. Zo houd je tijd over om je op andere dingen te concentreren, in plaats van dat je kostbare tijd aan je kerntaken moet onttrekken.  

• Professionele organisatoren van bedrijfsuitjes zijn, per definitie, professionals. Ze voeren die taken veel efficiënter uit en hebben veel meer branchekennis over verschillende groepssituaties dan de interne activiteiten; ze denken ook aan alle kleine details die medewerkers makkelijk over het hoofd zien.
  ‍
• Experts hebben dankzij hun uitgebreide netwerk heel veel contacten en exclusieve toegang tot locaties en leveranciers. Door die relaties kunnen ze betere deals sluiten.
  ‍
• Ze zijn experts in het direct oplossen van problemen, in plaats van dat ze het de retraite laten verstoren.

• Dankzij dat uitgebreide netwerk en die ervaring kunnen professionele evenementenplanners precies die locatie vinden die perfect past bij jouw team en het doel van je evenement.

Het vinden van de juiste locatie is essentieel, maar het mag je niet je gezond verstand of 99% van je budget kosten.

Door je ‘waarom’ goed in gedachten te houden, en met een beetje hulp van ervaren professionals, zul je je ‘waar’ wel vinden!