%20(1).avif)
Een bedrijf organiseert een ‘ bedrijfsuitje (meerdaags) ’ als ze besluiten hun team even uit de gebruikelijke omgeving (kantoor of thuiswerken) te halen om even afstand te nemen van de afleidingen van de dagelijkse routine. Zo kunnen ze werken aan andere aspecten van het bedrijf, zoals het versterken van de teamgeest, communicatie en samenwerking, het bedenken van nieuwe ideeën en het creëren van kameraadschap …
Dit gebeurt in de stad of in de natuur, in een neutrale, comfortabele en inspirerende omgeving. Het is een kans om even afstand te nemen van het hectische tempo van het dagelijks leven en de dagelijkse gang van zaken, zodat je als team beter toegerust weer aan het werk kunt gaan.
Hoewel dit niet je doel is, helpt het enorm om te begrijpen welk soort retraite je nodig hebt, zodat je je doel beter kunt bepalen. Laten we de belangrijkste eens doornemen:
Nu je weet wat voor soort retraite je organiseert, gaan we je doel wat verder afbakenen. We merken dat het altijd helpt om de volgende vragen te beantwoorden:
Dit zijn een paar ideeën om je op weg te helpen. We raden je aan om ideeën uit te wisselen met collega’s en een beknopte, gezamenlijke doelstelling te formuleren die je makkelijk in één zin kunt uitleggen.
Het bepalen van het doel van je retraite, het ‘WAAROM’, zou je belangrijkste doel moeten zijn. Auteur en ‘Gathering Guru’ Priya Parker verwoordt het treffend:
“Het doel van jullie bijeenkomst is meer dan alleen een inspirerend concept. Het is een hulpmiddel, een filter dat jullie helpt om alle details te bepalen, zowel de grote als de kleine.”
Verwar een soort evenement niet met je ‘waarom’. Net als de meeste doelen moet het specifiek, meetbaar en uitvoerbaar zijn. En als je het eenmaal hebt, deel het dan!
Zeg tegen je team: “We gaan weg om DEZE reden, en we gaan DIT bereiken”, zodat het een gezamenlijk doel wordt dat enorm helpt bij het opstellen van de programma, het plannen van activiteiten en tijdens het hele evenement.
Dit is de sleutel om te begrijpen of je retraite een succes was.
Net als bij alle andere KPI’s en OKR’s controleer je gewoon of je doelen zijn gehaald. Daarom is het essentieel om ze van tevoren vast te stellen. Aangezien het jouw eigen doelen zijn, bestaat er geen standaardchecklist voor succes die voor iedereen geldt.
Pro-tip: bij Campfire Company bekijken we succes altijd vanuit drie invalshoeken:
De beste manier om erachter te komen of je een goed rendement (ROI) haalt uit je teamuitje is door gebruik te maken van enquêtes en feedbackformulieren (maak het leuk; niemand staat te popelen om formulieren in te vullen), door het gedrag van je team na de retraite te observeren en door te kijken naar de productiviteit en creativiteit op korte en lange termijn. Dan kun je bepalen of de investering de moeite waard was.
Omdat teamuitjes vaak worden geassocieerd met “yoga, ontspanning en andere meditatieve oefeningen”, denken sommigen nog steeds dat bedrijfs teamuitjes s gewoon een slimme manier zijn om betaald vrij te krijgen.
Het is al herhaaldelijk aangetoond dat bedrijfs teamuitjes s een krachtig positief effect hebben op teams, individuen en de bedrijfsvoering als geheel.
In een artikel uit 2023 noemt FORBES het verbeteren van je team, het vergroten van de impact en het benadrukken van het doel als drie redenen om prioriteit te geven aan een bedrijfsuitje (meerdaags).
Maar je teamgenoten beter leren kennen, zodat je hun verborgen talenten ontdekt, een gezamenlijk doel versterken en ervoor zorgen dat het hele team op één lijn zit met een visie, zijn niet de enige voordelen van het meenemen van je team voor een paar dagen weg van het [thuis]kantoor.
Een paar van onze favoriete voordelen van Team teamuitjes, en met name het natuurteam teamuitjes , zijn onder andere:
Dat hangt af van je budget, je werkvorm (werken jullie allemaal op afstand, hybride, of elke dag op kantoor?) en de grootte van je team.
Hoe kleiner het team, hoe vaker je een teamuitje moet organiseren. Naarmate je team groeit, wordt de organisatie ervan wat lastiger, maar we raden grote teams toch aan om minstens twee keer per jaar bij elkaar te komen.
Het is een idee voor hele grote concerns om per afdeling bij elkaar te komen en eens in de twee jaar een ‘ bedrijfsuitje (meerdaags) ’ te houden.
Jaarlijks, per kwartaal of elke maand: je kiest zelf wat het beste werkt voor jou en je team, maar één ding is zeker: het moet meer zijn dan een eenmalig evenement.
Ook dit hangt weer af van het doel van je retraite. Hoe meer je ervan verwacht, hoe meer tijd je nodig hebt. Uiteraard speelt ook je budget een rol.
Als je er rekening mee houdt dat je meestal een dag kwijt bent aan aankomst/inchecken en vertrek/uitchecken, heb je daarna een halve dag nodig voor openingswoorden, het bespreken van doelen en ‘huishoudelijke zaken’, en een paar uur om af te sluiten en het te vieren… uiteindelijk blijft er niet zo veel tijd over voor diepgaand werk, plezier in de buitenlucht en het smeden van banden, en natuurlijk die gênante ‘ ijsbreker ’-spelletjes. En dan hebben we het nog niet eens over de nodige rusttijd om je sociale batterijen weer op te laden, zodat iedereen even kan bijkomen en alles kan verwerken.
Ons team van experts raadt je aan om 4 tot 5 dagen uit te trekken voor de ultieme ervaring.
Rond die vierde dag zijn mensen inderdaad eindelijk echt ontspannen en op hun gemak in hun nieuwe omgeving en bij elkaar. Er zijn al kleine routines ontstaan, en dan gebeurt meestal de ‘magie’.
We hebben onze locatiespecialisten gevraagd wat hun vijf belangrijkste criteria zijn bij het zoeken naar een nieuwe locatie; dit zijn hun antwoorden:
Niets begint zonder de juiste vragen te stellen.
Dit zijn een paar van onze favorieten die je zullen helpen om je programma veel sneller en beter te ontwerpen:
Vooraf:
Tijdens:
Daarna:
Zodra je deze antwoorden hebt, kun je een afspraak maken!
Deze is voor alle checklistliefhebbers!
De opzet van de checklist geeft een geruststellend gevoel, helpt bij het delegeren en het meten van de voortgang, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Voordat je aan je programma gaat werken, moet je een paar dingen weten:
Het is essentieel dat je deze zaken goed regelt om je bijeenkomst tot een succes te maken. Daar speelt structuur een cruciale rol. Het is echter ook belangrijk dat je door alle logistieke zaken niet uit het oog verliest waarom je dit eigenlijk doet. Een goed gepland evenement biedt ruimte voor ‘flow’, en dat is meestal waar de magie ontstaat. Maar flow zonder structuur verandert al snel in chaos.
Het plan is echt onmisbaar, vooral omdat niet alles altijd volgens plan zal verlopen – en dat is helemaal niet erg. Als we iets hebben geleerd van de afgelopen jaren, waarin we honderden evenementen hebben georganiseerd, dan is het wel dat je ruimte moet laten voor onverwachte dingen en toevallige ontmoetingen.
Als jullie allemaal even willen ontspannen, raden we aan om die belangrijke taak aan professionals over te laten.
Die rol op je nemen is een enorme verantwoordelijkheid die een afstand kan creëren tussen jou en de rest van het team, om nog maar te zwijgen van de mentale en fysieke uitputting die uiteindelijk ontstaat doordat je de hele dag rondrent om elke vraag te beantwoorden en kleine brandjes te blussen.
Een ander punt dat de moeite waard is om aan te kaarten, is de uitdaging om objectief te blijven als de begeleider een collega is. Hoe behandel je iedereen op dezelfde manier als je al zoveel over hen weet, hoe ze werken, wat ze leuk vinden en waar ze meestal over klagen? Objectief blijven kan een echte uitdaging zijn, maar het is een essentieel onderdeel van de puzzel voor een geslaagde retraite. Tot slot: het evenement mag dan wel een succes zijn, maar zul je dezelfde inspiratie en verbondenheid met je team voelen?
Het afwegen van de alternatieve kosten van het zelf organiseren van je retraite of het uitbesteden van deze taak aan professionals is een geweldige leiderschapsvaardigheid die echt het succes van je evenement kan beïnvloeden.
Als je ervoor kiest om deze rol te delegeren, doe je gewoon mee als elk ander teamlid. Dit kan een heel strategische zet zijn voor jou en je collega’s. Het zorgt er ook voor dat er nieuwe energie en een frisse blik in de dynamiek komen.
Uiteindelijk is het jouw evenement en jouw beslissing. Het heeft ook invloed op het budget, maar met de juiste voorbereiding en begeleiding kan het heel goed uitpakken. Wat je ook besluit te doen, er zijn altijd online en offline bronnen beschikbaar om jou en je team te ondersteunen tijdens je retraite of workation.
Iedereen die ooit aan een retraite of een teamevenement heeft meegedaan, kent die gevreesde ijsbrekers wel. Als je met je team op een echte retraite gaat, is dat een mooie kans om ‘ activiteiten ’ te organiseren die ook echt leuk zijn.
Een goede tip is om je retraite-experts of de locatie te vragen welke activiteiten ze in de buurt kunnen aanbieden of aanbevelen, en dit vervolgens met je team te bespreken om te kijken wat voor iedereen het leukst zou zijn.
Je voelt je erbij horen als je activiteiten door de groep geaccepteerd en gewaardeerd wordt. Je voelt je veilig en gezien. Het is een essentiële menselijke behoefte (Maslow), en hoewel het vooral wordt gezien als iets dat ons op persoonlijk vlak raakt, heeft het invloed op alles om ons heen, inclusief het bedrijfsleven.
In een artikel uit februari 2024 met de titel “Het potentieel van medewerkers maximaliseren: de zakelijke argumenten voor een gevoel van verbondenheid op de werkplek” van The Diversity Movement wordt heel gedetailleerd uitgelegd hoe groot de invloed van dat gevoel van verbondenheid kan zijn op productiviteit, communicatie en innovatie.
Als medewerkers zich thuis voelen, hebben ze meer kans om zich veilig en gewaardeerd te voelen, en daardoor gemotiveerd te zijn om zich in te zetten voor anderen en de doelstellingen van de organisatie.
Het gevoel van verbondenheid dat je bij je familie en vrienden ervaart, is niet per se hetzelfde als het gevoel dat je in je team ervaart, maar het speelt wel een belangrijke rol.
Erkenning voor de prestaties van je team en van individuen, in het zonnetje worden gezet, gehoord en serieus genomen worden, en respect voor je ideeën… dat vormt wat we de basis zouden noemen van een gezonde bedrijfscultuur die een gevoel van verbondenheid zou moeten helpen koesteren. Maar dat is niet genoeg.
Mensen voelen zich erbij horen als ze een gemeenschappelijk verhaal hebben, een gezamenlijke uitdaging of visie die ze willen aanpakken of waar ze naartoe willen werken, als ze elkaar herkennen aan symbolen (woorden, jargon, swag…) en momenten delen die verder gaan dan de taak die ze op dat moment moeten uitvoeren.
En hoewel dit op elk moment kan gebeuren, zijn bedrijfs teamuitjes s de perfecte plek om het gevoel van verbondenheid onder je teamleden exponentieel te vergroten.
Door middel van spel, de natuur activiteiten, momenten van ontspanning voor spontane ontmoetingen en gesprekken, en heel veel gezamenlijke maaltijden met lekker eten in prachtige omgevingen, ontstaan er onverwachte synergieën, gedeelde herinneringen en verhalen om nog jarenlang over te praten.
We wilden eten hier een eigen rubriek geven, omdat de kracht ervan vaak wordt onderschat.
De Canadese architecte en cohousing-expert Grace Kim vat het perfect samen:
"De makkelijkste manier om een gemeenschap op te bouwen, is gewoon samen eten. Samen eten is iets menselijks. " [...] "Mensen die vaker samen eten, vertonen meer gemeenschapsgevoel. Het blijkt dat als je samen eet, je ook vaker samen dingen gaat plannen activiteiten . Als je samen eet, deel je meer dingen."
Dus voordat we aan de slag gaan met het plannen van ingewikkelde teambuilding- activiteiten -activiteiten en spelletjes (wat ook heel leuk kan zijn), raden we je altijd aan om goed na te denken over die maaltijden:
En last but not least: goed gezelschap is niet alleen goed voor het bedrijf (snap je de woordspeling?), maar ook voor de gezondheid van je teamleden. Het is wetenschappelijk bewezen datsamen eten niet alleen beter is voor je welzijn, maar ook voor je darmen! Mensen eten gedurende de dag meer groenten en minder ongezonde snacks als ze samen met anderen eten. Terwijl we verhalen delen en van elkaars gezelschap genieten, geven we onze spijsvertering meer tijd en letten we vaak beter op wat er op tafel komt, zeker als we van tevoren samen hebben gekookt.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen en inclusiviteit zijn vaak belangrijke overwegingen bij het plannen van een teamuitje.
Dit begint meestal al bij het uitzoeken van de locatie. Zijn ze ‘milieuvriendelijk’ en respectvol ten opzichte van de omgeving waarin ze zich bevinden? Kijk dan eens op hun website en sociale media. Hoe toegankelijk ze zijn, is ook een belangrijke vraag, net als de leveranciers waarmee ze samenwerken (zijn dat lokale bedrijven?).
Wat betreft activiteiten raden we organisaties aan om, in plaats van grote, ingewikkelde en dure plannen te maken, te kijken naar praktische MVO- activiteiten , zoals strandopruimacties, vrijwilligerswerk, liefdadigheidsprojecten of bomen planten… Dat geeft voldoening en heeft een duidelijke en directe positieve impact.
Wat diversiteit en inclusie betreft: betrek je medewerkers met verschillende achtergronden of een beperking actief bij het planningsproces van je retraite, zodat elke stem gehoord wordt.
Als er één ding is dat je marketingteam waarschijnlijk altijd van je vraagt, dan zijn het wel foto’s en video’s van goede kwaliteit van het team aan het werk (of in de pauze). De waarheid is, en we hebben het allemaal wel eens meegemaakt, dat dit om allerlei redenen lastig is: niemand heeft tijd, niemand wil op kantoor op de foto, niemand heeft een professionele camera, niemand doet iets spannends genoeg om gefotografeerd of gefilmd te worden… en dus hergebruiken we steeds weer dezelfde oude bedrijfsfoto’s en – god verhoede het – stockfoto’s op de website en sociale media.
Een retraite is echter de perfecte kans om twee vliegen (eigenlijk veel meer) in één klap te slaan, want jij en je team bevinden zich in een prachtige omgeving waar jullie veel spannende ‘ activiteiten ’ en workshops doen.
Het is het perfecte moment om plannen te maken voor het creëren van content, af te stemmen met je marketingmedewerker of -team, en zelfs te investeren in professionele videomakers en fotografen om kwaliteitscontent vast te leggen die je een maand lang op al je platforms kunt gebruiken.
Ook hier hangt het weer af van de grootte van je team, de duur van je verblijf en hoe ver je gaat.
Kijk eens naar eerdere en vergelijkbare evenementen als je nog geen budget hebt gekregen. Als je dat wel hebt, kun je het budget het makkelijkst in vieren verdelen over je belangrijkste uitgavenposten:
Zoek vervolgens een paar plekken uit en vraag offertes aan om verschillende opties te vergelijken. Als je je plannen moet aanpassen, houd dan je doel en bedoeling goed in gedachten om te voorkomen dat je op iets belangrijks bezuinigt, of het nu gaat om activiteiten of zelfs de duur van je verblijf.
Ontdek manieren om te besparen:
Het einde hoort net zo goed deel uit te maken van je plan als het begin.
Laat de energie van de laatste dag van de retraite niet verwateren door je te veel te richten op praktische zaken. Alleen de kamers moeten worden vrijgemaakt; de mensen moeten nog steeds volledig aanwezig zijn. Als je met een duidelijk doel begint, bedenk dan ook hoe je deze ervaring wilt afsluiten.
We moeten nooit onderschatten hoe bevooroordeeld ons menselijk brein is. Zoals Lexie Kane, User Experience Specialist, het zegt: ‘Indrukken worden herinneringen’.
De ‘peak-end-regel’ houdt in dat wat je het meest intens hebt ervaren – of dat nu positief of negatief is – en wat je als laatste hebt meegemaakt, het is wat je bijblijft. Daarom wil je het einde van je evenement op een zo positief mogelijke manier emotioneel gedenkwaardig maken. Iets simpels als afsluiten met een rondje complimenten en waardering voor elkaar kan al een wereld van verschil maken.
In *The Art Of Gathering* leert Priya Parker ons over de ‘Last Call’. Dat wil zeggen: erkennen dat het einde eraan komt voordat het zover is. In cafés is de ‘last call’ een traditie: een laatste kans om iets te bestellen voordat de tent dichtgaat. Het draait allemaal om het managen van verwachtingen en je team mentaal voorbereiden op wat er gaat komen. Als mensen beseffen dat het einde van het evenement nadert, kunnen ze geïnspireerd raken om een kans te grijpen om contact te maken met iemand, een idee te delen dat ze net hebben bedacht, of gewoon nog een laatste duik in het zwembad te nemen. Wat het ook is, ze bereiden zich voor om deze reis af te sluiten.
Elke geslaagde bijeenkomst levert nieuwe ideeën en inzichten op voor de groep en voor ieder individu. Geef iedereen de kans om hierover na te denken, zodat die nieuwe zaadjes een grotere kans hebben om te ontkiemen.
Nodig de mensen uit om even bij zichzelf in te kijken en – of ze dat nu met de rest van de groep delen of niet – hun overpeinzingen en inzichten te delen.
Kijk dan eens naar buiten: moedig de groep aan om samen te komen en de banden te vieren die hier zijn versterkt of ontstaan.
Zorg er ten slotte voor dat ze vooruitkijken: waar kijken we nu weer naar uit?
Zorg dat het einde net zo memorabel is als de rest van het verblijf, sluit het bewust af en dan raak je het momentum dat je retraite heeft gecreëerd niet kwijt.
Houd hier rekening mee en denk eens na over de volgende vragen bij het plannen van de afsluiting van je retraite:
Zorg ervoor dat de afsluitende sessie van je ‘ teamuitje ’ een onvergetelijke ervaring wordt, niet alleen om het geleerde te versterken, maar ook om de band tussen de teamleden te versterken en hun enthousiasme te stimuleren.
Hiermee sluiten we ons artikel over bedrijfsuitje (meerdaags) af. We snappen dat het misschien wat veel informatie is om te verwerken.
Je team meenemen op een retraite is inderdaad een flinke investering die zorgvuldig onderzoek en planning vereist om er de vruchten van te plukken. En die vruchten kunnen heel groot zijn.
Het organiseren van een succesvolle bedrijfsuitje (meerdaags) kan voor de HR-medewerker of het hoofd van de personeelsafdeling een fulltime klus van een paar maanden zijn en soms overweldigend aanvoelen. Vergeet niet om regelmatig even bij hen te informeren, en als je twijfelt, schakel dan experts in, zodat je als deelnemer ten volle van het uitje kunt genieten.
Van praktische tips van insiders tot nieuwe geheime plekjes: schrijf je in voor onze maandelijkse, echt spamvrije nieuwsbrief.
Schrijf je nu in
De ultieme gids voor het toewijzen van ruimtes in Team teamuitjes
Lees meer
De architectuur van ‘ psychologische veiligheid ’: waarom geestelijke gezondheid op de werkplek een fysieke reset nodig heeft
Lees meer
