Home
>
Blog
>
Het plannen van een retraite
>
De meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het ‘ teamuitje ’ en hoe professionele organisatoren die voorkomen
We hebben het al gehad over de belangrijkste verschillen tussen het zelf organiseren van je teamuitje (DIY) en het inhuren van professionals.
In dit artikel onthullen we de zeven grootste uitdagingen uit de praktijk die onze retreat-experts de afgelopen jaren achter de schermen voor klanten hebben opgelost.
Of het nu gaat om de taxi, de transferbus, de activiteitsbegeleider of, het ergste van alles, de locatie: afzeggingen zijn onvermijdelijk, en hoe dichterbij de datum van het evenement ze plaatsvinden, hoe meer paniek ze kunnen veroorzaken.
Ervaren organisatoren van retraites werken niet alleen samen met betrouwbare dienstverleners, met degelijke overeenkomsten en noodplannen. Ze hebben ook back-upplannen klaarliggen voor als er iets misgaat. Indien nodig hebben ze het persoonlijke nummer van een lokale taxichauffeur altijd bij de hand om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en de overlast tot een minimum wordt beperkt.
Het plannen van een teamuitje gaat gepaard met eindeloze e-mails, telefoontjes en berichten met locaties, vervoersbedrijven, activiteitsbegeleiders en je eigen team. Details raken makkelijk zoek in de communicatie. Vooral als je met verschillende talen en culturen te maken hebt.
Zelfs iets simpels als datumnotaties kan voor chaos zorgen. In Zweden worden datums bijvoorbeeld geschreven als JJ-MM-DD, in de VS als MM-DD-JJ en in het VK of Frankrijk als DD-MM-JJ. Zelfs iets simpels als een boekingsdatum kan enorme problemen bij de planning veroorzaken!
Professionele organisatoren van retraites regelen alle communicatie, zorgen dat alles duidelijk is en overbruggen culturele verschillen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
Als je naast je normale baan een retraite organiseert, kun je makkelijk wat details over het hoofd zien, zoals dieetwensen of allergieën. Helaas kunnen die enorme gevolgen hebben zodra de eerste maaltijd begint.
Het verzamelen van dit soort informatie is routine voor re
zorg ervoor dat je de experts goed behandelt en al in een vroeg stadium met de cateraars afstemt, zodat elke maaltijd wordt gelabeld en iedereen bij aankomst wordt geïdentificeerd, wat zorgt voor een soepele en inclusieve service.
Technologie staat erom bekend dat het net op het slechtst mogelijke moment de geest geeft, en je IT’er is niet altijd beschikbaar om je te helpen. Dat betekent dat je maar moet hopen dat de projector het doet en dat de wifi in elke kamer bereikbaar is...
Als experts op het gebied van teamuitje controleren we dat allemaal voor je voordat je aankomt en bedenken we alternatieve oplossingen. We zijn zelfs ’s avonds laat nog snel een nieuwe projector gaan halen toen de locaties niet aan onze eisen voldeed.
Niets brengt ze zo van gedachten als het weer. En meestal heeft het niet eens het fatsoen om een e-mail te sturen.
Zonnige weersvoorspellingen kunnen omslaan in regen of stormen, zelfs in Spanje of Italië. Een etentje in de open lucht activiteiten of aan het strand kan in een oogwenk verpest worden.
Wat doe je als je meer dan 80 hongerige potentiële klanten hebt of meer dan 30 ingenieurs die klaar zijn om beachvolleybal te spelen? Organisatoren hebben altijd een plan B. Ze kennen de omgeving, hebben contacten met alternatieve locaties en leveranciers, en kunnen snel overschakelen naar boeiende indoor activiteiten of nieuwe locaties, zodat je evenement gewoon doorgaat.
Het is middernacht en iemand uit je team besluit dat hij niet tevreden is met zijn kamer. Je bent doodop en hebt nog drie volle dagen te gaan; je moet morgen vroeg op. Het laatste wat je nu wilt, is kamers wisselen met je chagrijnige medewerker.
Wie ga je bellen? Nou, als je in je eentje bent, ga je waarschijnlijk proberen iemand van de leiding op de locatie te bereiken… als ze tenminste opnemen.
Als je ons hebt ingehuurd, regelen wij het wel, zodat jij je kunt ontspannen en je op je team kunt concentreren.
God verhoede dat er iets ernstigers gebeurt, zoals een verstuikte enkel of een zonnesteek; professionals zijn getraind voor noodsituaties. Ze weten waar de dichtstbijzijnde klinieken zijn, hebben vaste procedures en pakken de situatie efficiënt aan, waarbij ze je op de hoogte houden terwijl je bij je team blijft. Ze weten meteen wat ze moeten doen, waar ze die persoon naartoe moeten brengen, en zorgen ervoor dat je bij je team kunt blijven terwijl ze je op de hoogte houden.
Door een externe organisator in te schakelen kun je lekker ontspannen en volop meedoen aan je retraite, in de wetenschap dat elk detail en elk mogelijk probleem door experts wordt afgehandeld. Jij kunt gewoon lekker bij je team zijn, terwijl wij de rest regelen.
Van praktische tips van insiders tot nieuwe geheime plekjes: schrijf je in voor onze maandelijkse, echt spamvrije nieuwsbrief.
Schrijf je nu in
De ultieme gids voor het toewijzen van ruimtes in Team teamuitjes
Lees meer
De architectuur van ‘ psychologische veiligheid ’: waarom geestelijke gezondheid op de werkplek een fysieke reset nodig heeft
Lees meer
