Home
>
Blog
>
Het plannen van een retraite
>
De Zero-Fly Offsite: hoe je in Europa bedrijfs teamuitjes s organiseert die met de trein bereikbaar zijn
Tegenwoordig moet iedereen die een ‘ teamuitje ’ moet organiseren een echte meester in multitasken zijn. Meestal krijgen HR-medewerkers en directieassistenten de gigantische klus toebedeeld om verspreide teams bij elkaar te brengen, terwijl ze tegelijkertijd complexe dieetwensen, zaalvoorkeuren, negatieve reacties op programma en tientallen andere zenuwslopende logistieke kwesties moeten regelen.
En om het allemaal nog wat spannender te maken, staan duurzaamheidsdoelen nu bovenaan elke checklist voor een retraite.
En eerlijk gezegd is dat ook wel logisch. Iedereen door heel Europa laten vliegen voor een driedaags ‘eco-retreat’ is toch een beetje een tegenstrijdigheid als je bedrijf echt om duurzaamheid geeft.
Gelukkig maakt het Europese hogesnelheidsspoorwegnet het heel goed mogelijk om een comfortabele, eersteklas bedrijfsuitstapje te organiseren dat per trein bereikbaar is, zonder wachtrijen bij de veiligheidscontroles op de luchthaven. Naast het verkleinen van je CO₂-voetafdruk, heeft langzamer reizen voordelen voor zowel jou als je team. De ‘Slow Travel’-beweging, die begin jaren 2000 in Italië ontstond als een uitbreiding van de Slow Food-beweging, legt de nadruk op verbinding in plaats van haast. Door te kiezen voor spoor in plaats van asfalt, fungeren treinen als ontspannen, rijdende co-workingruimtes die teams de ruimte geven om al een band op te bouwen nog voordat de retraite officieel begint.
Laten we eerlijk zijn: vliegen is stressvol. Tegen de tijd dat je naar de gate hebt gesprint, de veiligheidscontrole hebt doorstaan en vertragingen hebt weten te ontwijken, komen de meeste mensen op de retraite aan en hebben ze eigenlijk alweer behoefte aan een retraite na de retraite.
Luchthavens zijn eigenlijk ontworpen om teams uit elkaar te halen. Bij de veiligheidscontroles wordt iedereen uit elkaar gedreven, door willekeurige zitplaatsen zitten collega’s ver uit elkaar, en de chaos in de terminal maakt elke teamgeest al teniet nog voordat je goed en wel begonnen bent.
Reizen per trein biedt unieke voordelen voor B2B:
Je hoeft geen treinstation vlak voor de deur van je locatie te hebben. Drie Europese spoorcorridors verbinden grote tech-hubs met het soort natuur waar je je echt even helemaal kunt ontspannen.
Dit is dé plek bij uitstek voor sterk verspreide, grensoverschrijdende teams. Brussel-Zuid en Köln Hauptbahnhof (HBF) vormen de twee kloppende harten van het West-Europese spoorwegnet. Brussel verbindt teams perfect met Londen (via de Eurostar in iets minder dan 2 uur), Parijs (via de TGV in 1 uur en 22 minuten) en Amsterdam (in minder dan 2 uur). Keulen is ondertussen de belangrijkste toegangspoort voor Duitse teams op afstand die gebruikmaken van het ICE-netwerk.
Binnen een uur nadat je in Brussel of Keulen uit de trein stapt, kan je team al even helemaal weg zijn van alles en genieten van het echte leven. Vanuit Brussel brengt een privéshuttle je naar Belgische bossen, rivieren en historische kastelen die zijn gebouwd om je privacy te waarborgen. Vanuit Keulen ben je na een korte rit in de Eifel, denk aan vulkanische meren en lucht die je Zoom-moeheid meteen wegneemt.
Als je team zin heeft in bergen, hoogte en frisse lucht, zonder ook maar één keer in de rij te hoeven staan op het vliegveld, ga dan naar het zuiden. München HBF is je toegangspoort tot Midden- en Oost-Europa. Zürich Hauptbahnhof is het knooppunt tussen Zwitserland en Italië, en Lyon Part-Dieu is de snelste route voor teams die uit Frankrijk, West-Zwitserland of het VK komen.
De Alpen mogen dan wel ruig zijn, maar er naartoe gaan is een fluitje van een cent. Sla die bochtige wegen maar over; een privéshuttle vanuit München of Zürich brengt je team in minder dan een uur naar landhuizen aan het meer of berghutten in de Alpen. Vanuit Lyon brengt een korte rit naar het oosten je naar de Franse Vooralpen of de valleien van de Chartreuse voor teambuilding die echt indruk maakt.
Als je team droomt van een mediterrane sfeer, dennenbossen en echte zon, dan zitten jullie goed met de hogesnelheidstreinen van West-Europa. De TGV L’Océane brengt je in iets meer dan twee uur van Parijs naar Bordeaux. Voor een ‘ teamuitjes ’ waarbij mooi weer een must is, spreek je af in Parijs en ga je rechtstreeks naar de Atlantische kust, of rijd je door naar Barcelona.
Vanuit Bordeaux brengt een korte rit je team naar de dennenbossen van de Landes de Gascogne of de wijngaarden van Saint-Émilion. Vanuit Barcelona brengt een snelle shuttle naar het noorden je naar gerestaureerde Catalaanse boerderijen, omringd door olijfboomgaarden. Geen slechte manier om een retraite te beginnen.
Het plannen van een uitstapje met de trein is heel wat anders dan het boeken van vluchten. Om je team zonder gedoe van hun laptops naar het kampvuur te krijgen, volgen hier vier regels voor milieuvriendelijk reizen met een groep:
Een fijne vakantiebestemming moet wel wat afstand hebben van het stadslawaai, maar niemand heeft zin om eerst een marathon te lopen om er te komen.
De radiusregel: Je reistijd over land van het hogesnelheidstreinstation naar de locatie moet strikt tussen de 45 en 60 minuten liggen.
Als het langer duurt, beginnen de fysiologische voordelen van een soepele treinreis te verdwijnen. Door privépendeldiensten tot minder dan een uur te beperken, voelt de rit aan als een schilderachtig voorproefje van het verblijf: precies genoeg tijd om de voorpret op te bouwen, zonder dat het vervelend wordt.
In tegenstelling tot luchtvaartmaatschappijen, die bijna een jaar van tevoren stoelen in de verkoop zetten, hanteren Europese spoorwegmaatschappijen veel kortere, vaste boekingstermijnen. De groepsreserveringsdiensten van de grote spoorwegmaatschappijen hebben strikte boekingsperiodes waar je rekening mee moet houden in je planningskalender:
Als je 9 maanden van tevoren buiten de website om een treinreis probeert te boeken, staan de dienstregelingen nog niet in het systeem. Als je daarentegen wacht tot 30 dagen voor vertrek, zijn de gereserveerde zitplaatsen al helemaal uitverkocht. Probeer de ideale periode van 4 tot 5 maanden te kiezen om hele wagons voor je team te reserveren.
Met 30 medewerkers die allemaal zware bagage, presentatiemateriaal en rolkoffers bij zich hebben, kan het al snel een chaos worden als je je een weg baant door drukke Europese treinstations. Om die stationsstress te voorkomen, kun je de bagagerekken boven je hoofd beter helemaal links laten liggen. Huur een lokale koeriersdienst in of regel dat je privé-shuttle het team direct ophaalt bij het afgesproken verzamelpunt op het aankomstperron. Zo kunnen je medewerkers licht en onbelemmerd zo uit de trein stappen en direct in de shuttle stappen of een korte, begeleide wandeling maken door het lokale vervoersknooppunt voordat ze bij de accommodatie aankomen.
Tech- en snelgroeiende teams zien reisdagen vaak als verloren productiviteit. De hogesnelheidstrein zet dit beeld voor treinreizen van teams op afstand op z’n kop, maar je moet wel vooruit plannen voor specifieke verschillen in de infrastructuur:
Moedig je team aan om de tijd in de trein te gebruiken voor geconcentreerd werken, nadenken, schrijven, dingen doornemen of ontwerpen, en niet voor videogesprekken. Voor echte samenwerking kun je een tafel reserveren, zodat iedereen face-to-face kan werken onder het genot van een kopje koffie.
Als je het voorstel voor een offsite aan het management of de financiële afdeling presenteert, zorg je voor een overtuigende businesscase door de beslissing te onderbouwen met duidelijke gegevens.
In de meeste Europese landen is het spoorwegnet tegenwoordig sterk afhankelijk van een mix van kernenergie, elektriciteit en hernieuwbare energie, wat betekent dat hogesnelheidstreinen op ongelooflijk schone energie rijden. Volgens vervoersgegevens die door Greenpeace zijn geanalyseerd, stoten treinen in Europa – als je kijkt naar de uitstoot over de hele levenscyclus (van bron tot tank) – gemiddeld 5 keer minder CO₂ uit dan vliegtuigen op dezelfde route. Binnen Europa: als je kijkt naar de CO₂-uitstoot van de luchtvaart of andere bronnen, zoals waterdamp en stikstofoxiden die op grote hoogte vrijkomen, kan de totale klimaatimpact van een Europese vlucht tot wel 80 keer groter zijn dan die van een treinreis.
Uit gegevens van EcoPassenger blijkt het grote verschil in uitstoot per passagier op de belangrijkste zakelijke vervoersroutes:
Het klopt wel dat reizen met de trein de reputatie heeft dat het langzamer is, maar als je de reistijd van deur tot deur bekijkt, krijg je een heel ander beeld. Met de hogesnelheidstrein hoef je niet meer twee uur van tevoren op het vliegveld te zijn en hoef je ook niet meer naar de buitenwijken te reizen om bij de luchthaven te komen.
In de Europese zakenreissector geldt de 6-uurregel als de gouden standaard voor operationele efficiëntie. Uit gegevens van Eurocontrol blijkt dat voor elke reis binnen Europa die 5 tot 6 uur of minder duurt, de trein van deur tot deur bijna altijd sneller is dan vliegen.
Tel daar de reistijd naar het vliegveld, de wachtrijen bij de veiligheidscontrole en het wachten op je bagage bij op, en ineens zijn de treinstations in het stadscentrum de duidelijke winnaar.
Daarom zijn treinen op deze routes de baas. Eurostar heeft bijvoorbeeld 80% van de markt tussen Londen en Parijs in handen.
Minder CO₂-uitstoot en tijdwinst zijn nog maar het begin. Het Europese spoor biedt reizigersbescherming waar luchtvaartmaatschappijen maar al te graag omheen slingeren.
Budgetluchtvaartmaatschappijen rekenen je graag €40–€70 voor een stuk bagage. In Europese treinen mag je twee grote koffers en een stuk handbagage gratis meenemen, zonder gewichtslimieten en zonder verrassingskosten bij het inchecken.
Volgens de EU-verordening inzake de rechten van treinreizigershebben passagiers, als een trein meer dan 60 minuten vertraging heeft, recht op gratis maaltijden, drankjes en een volledige terugbetaling of een alternatieve reisroute. Als een groep door een aanvankelijke vertraging een aansluitende trein mist, is de vervoerder wettelijk verplicht om hen zonder extra kosten op de eerstvolgende beschikbare trein te plaatsen. Over de landsgrenzen heen wordt dit beleid naadloos geregeld via de Overeenkomst inzake voortzetting van de reis (AJC), zodat je groep nooit gestrand raakt door één gemiste aansluiting.
Het plannen van spoorlogistiek over meerdere Europese grenzen heen kan best intimiderend zijn, omdat we minder gewend zijn aan hun perrons, en de taalbarrière kan het soms nog wat moeilijker maken, maar je hoeft je niet in je eentje een weg te banen langs de balies van de Deutsche Bahn of de SNCF.
Wil je voor je team een vliegvrij, maar superindrukwekkend Europees uitje organiseren? Bekijk dan de zorgvuldig samengestelde lijst van Campfire met pareltjes die nooit ver van een treinstation liggen, en laat ons planningsteam de rest regelen.
Van praktische tips van insiders tot nieuwe geheime plekjes: schrijf je in voor onze maandelijkse, echt spamvrije nieuwsbrief.
Schrijf je nu in
De ultieme gids voor het toewijzen van ruimtes in Team teamuitjes
Lees meer
De architectuur van ‘ psychologische veiligheid ’: waarom geestelijke gezondheid op de werkplek een fysieke reset nodig heeft
Lees meer
