Het handboek voor bedrijfsuitjes voor middelgrote bedrijven (30–100 mensen)

Een paar weken geleden hebben we het gehad over kleinere teams tot 30 mensen. Deze week gaan we een stapje verder met een gids voor teams van 30 tot 100 mensen die offsites willen organiseren die silo’s doorbreken zonder dat het een fortuin kost. ​

‍

Geen fan van handleidingen? Praat dan met iemand: Boek een strategisch gesprek met Campfire. Of duik eens goed in onze Master Offsite FAQ-gids.

‍

Zodra je team de 30 bereikt, wordt het voor iedereen lastig om elkaar echt te leren kennen. Medewerkers van de technische afdeling en de verkoopafdeling kunnen wel een heel jaar lang elkaar niet tegenkomen (als je de emoji-reacties op Slack niet meetelt). Dan wordt een ‘ teamuitje ’ echt een must.

‍

Hoeveel van je collega’s zie je eigenlijk alleen maar als Slack-miniatuurafbeeldingen?

‍

Reizen & Locatie

‍

Als je met 15 mensen bent, kun je gewoon naar een kaart wijzen en het daarbij laten. Maar met 70 teamleden verspreid over heel Europa is het willekeurig uitkiezen van een plek een gegarandeerde manier om je reisbudget te overschrijden.

‍

Als je team grotendeels op afstand werkt, neem dan even de tijd om op een kaart te zetten waar iedereen woont. Zoek eerst uit wat je echte reisknooppunt is, voordat je op zoek gaat naar locaties.

‍

Als het grootste deel van je team in Londen en Amsterdam zit, klinkt het misschien heerlijk om een goedkoop hotel op het platteland van Zuid-Italië te boeken, maar dat betekent wel vluchten en een extra busrit van 4 uur over landweggetjes, wat je programma, je budget en je energie flink opslokt. Geloof ons maar, niemand wil dag 1 in een bus doorbrengen.

‍

Probeer binnen een uur rijden van een grote luchthaven te blijven. Je team (en je eigen gemoedsrust) zullen je dankbaar zijn.

‍

Die angst dat je een bus op het platform ziet staan als je uit het vliegtuig stapt. 

‍

Locaties volledig afhuren & inkoop

‍

Met 60 mensen ben je zeker te groot voor een grote villa, maar in een resort met 300 kamers raak je verloren in de menigte. Kies, net als Goudlokje, voor boetiekhotels of landhuizen met 40 tot 80 slaapkamers – precies goed om helemaal voor jezelf te hebben.  

‍

Zo kun je de sfeer bepalen, de lounge een eigen uitstraling geven, je afspeellijst afspelen, workshops op het grasveld organiseren en tijdens het diner over strategie praten zonder dat willekeurige mensen meeluisteren.

‍

De magie kan in de menigte verloren gaan

‍

Juridische en contractuele bescherming

‍

Zodra je meer dan 50 kamers boekt, worden contracten ingewikkelder. Zonder een annuleringsmarge moet je, als er mensen afhaken, uiteindelijk toch voor alle kamers betalen, wat er ook gebeurt. Vraag al vroeg in het contract om een annuleringsmarge van 10% tot 15%, zodat je 30 dagen van tevoren het aantal deelnemers kunt tellen en je het aantal kamers kunt aanpassen zonder extra kosten.

‍

Er zijn wel vreemdere dingen gebeurd. 

‍

programma Ontwerp

‍

Zet 70 mensen drie dagen lang in een kamer, en de kans is groot dat je uiteindelijk alleen die vijf stemmen hoort, terwijl de rest stilletjes door zijn feed scrolt.

‍

Zorg ervoor dat je het afwisselt. Wissel korte bijeenkomsten met iedereen af met kleine, teamoverschrijdende werkgroepen. Nog een goede tip: begin met een update van 30 minuten over het grote geheel. Verdeel iedereen daarna in groepjes van 6 tot 8 mensen, waarbij je engineers, marketeers, verkopers en ontwerpers door elkaar zet. Geef ze een echt probleem dat ze samen moeten oplossen.

‍

De checklist

‍

Stuur deze vragen naar de hotelmanager voordat je tekent, om verborgen kosten te voorkomen:

• AV & apparatuur: "Zit het gebruik van projectoren, draadloze microfoons en flip-overs voor workshops bij de zaalprijs inbegrepen, of rekenen jullie daar aparte dagelijkse huurkosten voor? En krijgen we hulp bij het opzetten ervan?"
  
  
• Uitgaansverbod & overuren: "Zijn er lokale geluidsbeperkingen? Als ons team na 23.00 uur nog in de lounge zit, krijgen we dan lokale boetes of moeten we extra kosten betalen voor overuren van het personeel?"
  
  
• Toeslagen voor externe leveranciers: "Als we een externe begeleider of een gespecialiseerde teambuilding-leverancier inschakelen, reken je dan een toeslag voor externe leveranciers?"

‍

Heb je nu al spijt dat je je vrijwillig hebt aangemeld om het geluidssysteem op te zetten?
 

Laten we ervoor zorgen dat je offsite voor het middensegment stressvrij (en zelfs leuk) verloopt.

‍

Van hotelcontracten tot werkgroepen: Campfire regelt alle praktische zaken voor je retraite met 30 tot 100 deelnemers. Zo kun jij je concentreren op de leuke dingen.

‍

👉 Laten we het eens hebben over je volgende retraite of als je nog niet klaar bent om te praten, kun je beginnen met het lezen van onze uitgebreide FAQ-gids te lezen.