Handleiding voor het selecteren en voorbereiden van gastsprekers voor het team teamuitjes

‍De locatie is geregeld, de data zijn vastgelegd, en het enige wat we nog moeten doen is het programma uitwerken programma. Tussen de gezamenlijke maaltijden, activiteiten, en workshops door stellen we graag een gastspreker voor als dat goed past.

Een briljante spreker kan nieuwe perspectieven bieden, betrokkenheid stimuleren en zelfs bruikbare inzichten opleveren. Maar een slecht gekozen spreker is gewoon een dure opvulling. Maak je geen zorgen, wij zijn er om je te helpen dit goed aan te pakken, zodat je spreker een katalysator wordt voor echte verandering.

‍

‍

‍

Waarom zou je een gastspreker uitnodigen voor je teamuitje?

Waarom kan de grote baas het dan niet doen? Natuurlijk kan de CEO of wie dan ook uit het management prima een presentatie geven op een teamuitje. Toch bieden externe sprekers vaak duidelijke voordelen die interne leiders misschien moeilijk kunnen evenaren.

Medewerkers zijn meestal al heel goed bekend met de toon en visie van de CEO, dus hun presentaties – hoe goedbedoeld ook – kunnen na verloop van tijd wat eentonig en minder boeiend gaan aanvoelen. Een externe spreker biedt een objectief, fris perspectief dat vaak met meer openheid en nieuwsgierigheid wordt ontvangen dan interne boodschappen.​

Daarnaast kunnen medewerkers aarzelen om hun mening te geven of ideeën ter discussie te stellen in het bijzijn van het management, waardoor echte betrokkenheid of innovatie in de kiem wordt gesmoord. Een professionele spreker beschikt daarentegen over expertise op het gebied van het betrekken van groepen, het vertellen van verhalen en het veranderen van denkwijzen – vaardigheden die veel bedrijfsleiders misschien niet op hetzelfde niveau beheersen.​

Interne sprekers, zoals de CEO, worden sterk geassocieerd met de bedrijfsstrategie en -prestaties, waardoor hun boodschappen eerder dwingend dan inspirerend over kunnen komen. Externe sprekers worden gezien als neutraal en objectief, en hun inhoud wordt eerder als leerzaam dan als dwingend ervaren. Door die neutraliteit staan medewerkers er vaak meer voor open, waardoor de retraite het beoogde effect bereikt.

‍

‍

‍

Bepaal je doelstellingen voor het externe evenement voordat je een gastspreker kiest

Net als bij alles wat je doet bij het plannen van je retraite, moet je je blijven concentreren op het doel.

Het is verleidelijk om te beginnen met een lijst van sprekers die bestaan uit beroemde oprichters of avonturiers die je bewondert, maar je moet die neiging weerstaan. Je moet altijd eerst je kernactiviteiten en de gewenste resultaten op menselijk vlak vaststellen. Waarmee moet de spreker je helpen?

• Hoe verander je de mentaliteit van het team bij een lastige verandering?
• Zorg voor de psychologische veiligheid nodig is voor een grote innovatiesprong?
• Wil je een uitgeput team weer nieuwe energie geven dat een boost aan gezamenlijk zelfvertrouwen nodig heeft?
  
  

Zodra je je doel hebt bepaald, kun je de juiste vorm kiezen. Een keynote is ideaal om een grote visie te herzien, een workshop om direct een concrete vaardigheid op te doen, en een (kamp)vuurgesprek werkt fantastisch voor authenticiteit en diepgaande vraag-en-antwoordrondes.

‍

‍

‍

Soorten gastsprekers en hoe je de juiste kiest

Niet alle gastsprekers zijn hetzelfde, en dat geldt ook voor hun honoraria.

‍

De motiverende spreker

Dit zijn de sprekers die op het grote podium staan, ideaal voor een moment waarop je je visie wilt bijstellen of een grote verandering wilt doorvoeren. Maar soms komen ze te algemeen over, als een ‘conferentietoespraak’ die niet helemaal aansluit bij jouw specifieke uitdagingen. Als je voor een grote naam betaalt, zorg er dan voor dat ze verder gaan dan een toespraak vol modewoorden en echt kunnen inspelen op de behoeften van je team.

De beoefenaar of de verteller

Dit zijn de experts die het zelf hebben meegemaakt: of het nu gaat om oprichters, sociale ondernemers of zelfs avonturiers die de hoogste bergen hebben bedwongen. Hun echte verhalen over veerkracht, waarden in de praktijk en het omgaan met onzekerheid zijn van onschatbare waarde voor een retraite. Ze bieden inspirerende voorbeelden die echt aansluiten bij de strategie en cultuur van je team.

Ingebouwde luidsprekers

We weten dat we zeiden dat je naar buiten moest kijken, maar in sommige gevallen zit de beste stem al in de kamer. Dat is niet altijd degene die we denken dat het is, oftewel de topmanager. Een klant of medewerker die een authentiek verhaal deelt, is overtuigend omdat het echt overkomt en direct aansluit bij de huidige uitdagingen. De uitdaging is hier om ervoor te zorgen dat hiërarchie en status niet meteen de ‘ psychologische veiligheid ’ ondermijnen die je nodig hebt voor een open uitwisseling.

‍

‍

‍

Hoe je gastsprekers kunt beoordelen en screenen om te zien of ze bij je passen

Als je een keuze maakt, kies dan liever voor een goede pasvorm dan voor bekendheid. Hier zijn een paar dingen om over na te denken:

Maatwerk is essentieel: Zijn ze bereid om hun inhoud af te stemmen op jouw specifieke team, in plaats van alleen maar hun standaardpresentatie te geven?

Interactieve stijl: Wordt er aangemoedigd om vragen te stellen en mee te doen, of is het een college waarbij je alleen maar zit en alles in je opneemt? Je team heeft tijd nodig om met elkaar te praten, zelfs meer dan om naar een expert te luisteren.

Co-design voorafgaand aan het evenement: Staan ze open voor een gesprek voorafgaand aan de boeking om je doelstellingen en taboe-onderwerpen te bespreken? Hieruit blijkt dat ze het partnerschap serieus nemen.

Cultuur: Begrijpen ze de unieke cultuur en sfeer van je organisatie?

‍

11 belangrijke vragen die je moet stellen voordat je een gastspreker boekt

• Heb je al eens met soortgelijke doelgroepen gewerkt, en wat sloeg het beste aan?​
• Hoe ziet een typische keynote van jou eruit (opbouw, mate van interactie, gebruik van verhalen versus modellen)?​
• Vind je het prima om buitenactiviteiten of werkgroepjes in kleine groepen in te passen, gezien de locatie in de natuur?​
• Bieden jullie extra’s aan, zoals workshops, vraag-en-antwoordrondes of virtuele vervolgsessies na de retraite?​
• Kun je een of twee recente volledige opnames delen, samen met 2 à 3 referenties van klanten van soortgelijke evenementen?​
• Hoe meet je het succes van je keynotes, en wat voor soort feedback krijg je meestal?​
• Wat zijn je wensen op het gebied van AV en de inrichting van de ruimte?​
• Hoe vroeg kom je graag aan, en ben je bereid om mee te doen aan informele momenten (etentjes, wandelingen, koffie) met het team?​
• Voel je je op je gemak met opnemen/livestreamen, en hoe flexibel kun je zijn als de programma op de dag zelf verandert?​

‍

‍

Wanneer moet je een gastspreker inplannen tijdens je offsite? programma

Net als in een toneelstuk draait het allemaal om de timing, en je locatie is absoluut een van je beste bijrolspelers.

‍

• Opening: Een krachtige openingsspeech kan de juiste toon zetten en ervoor zorgen dat iedereen zich achter het grote doel van de bijeenkomst schaart.

• Halverwege de retraite: Dit is ideaal om even bij te komen als je energie een dipje heeft, vooral als er die dag veel workshops op het programma stonden programma .

• Afsluiting: Een laatste integratiesessie kan ervoor zorgen dat het team met duidelijke leerpunten naar huis gaat.

‍

Wat je ook kiest, benadruk hoe belangrijk het is om wat tijd over te houden en daarna verder te praten. De grootste valkuil is om direct na een indrukwekkende presentatie meteen door te gaan naar de volgende activiteit. Je team heeft tijd nodig om te verwerken wat ze hebben gehoord en de inspiratie om te zetten in actie.

‍

‍

Veelvoorkomende valkuilen voor gastsprekers (en hoe je die kunt vermijden)

Je hebt de grote, filosofische kwesties al op een rijtje gezet. Nu is het tijd om je voor te bereiden op wat er mis zou kunnen gaan. Zodat het niet gebeurt.

• Logistiek is alles: zorg dat je uitgebreid communiceert over de controles van de reis- en audiovisuele apparatuur. Niets straalt zo’n ‘amateurisme’ uit als een expert die met de projector zit te rommelen. En zorg altijd, altijd voor een plan B voor als er iets misgaat. Ook als je spreker te laat is of afzegt.

• Vermijd de hinderlaag: zet nooit sprekers in die uit het niets komen om slecht nieuws te brengen of een al te opdringerige, vrolijke toespraak te houden tijdens een stressvolle periode (zoals ontslagen). Tenzij je aan het einde van de retraite een zaal vol cynici wilt hebben.

• Houd het gefocust: Overlaad de programma niet met te veel externe sprekers. Je team is hier om met elkaar in contact te komen, niet alleen om eindeloos naar experts te luisteren.

‍

Wat je ook besluit, onthoud dat de spreker niet het belangrijkste is; hij of zij is gewoon een handig hulpmiddel. De meerwaarde zit hem erin dat je hem of haar behandelt als een echte partner in je cultuur- en strategiewerk, vooral als je meeslepende natuurretraite al de perfecte achtergrond biedt voor het vertellen van verhalen.