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Bei der Planung einer Klausurtagung gibt es ein Detail, das den Organisatoren garantiert schlaflose Nächte bereitet: die Zimmerverteilung.
Kaum ein Thema sorgt für so viel Diskussion wie die Frage, ob man Kollegen bitten soll, sich eine Unterkunft zu teilen. Für die Organisatoren ist das Teilen von Unterkünften oft der Schlüssel dazu, einen Veranstaltungsort im Budget unterzubringen. Für die Mitarbeiter kann das Ängste in Bezug auf Grenzen, Privatsphäre und soziale Erschöpfung auslösen.
Bei „ Campfire Company “ tauchen diese Fragen jede Woche wieder auf. Ist das Teilen von Büroräumen eine kostengünstige Möglichkeit, den Zusammenhalt zu stärken, oder ein Eingriff in die Privatsphäre, der die Teammoral beeinträchtigt?
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Hier findest du einen ausgewogenen Überblick über die Vor- und Nachteile, die Grenzen und die Alternativen, damit du die richtige Entscheidung für dein Team treffen kannst.
Das ist wahrscheinlich nicht die richtige Entscheidung für dein Team.
Vor- und Nachteile: Die Vor- und Nachteile abwägen
Bevor du dich entscheidest, ist es hilfreich zu verstehen, was du davon hast und wo die Reibungspunkte liegen.
Die Vorteile
Das senkt die Kosten für das Retreat-Budget. Die Kosten für die Unterkunft pro Person werden dadurch halbiert. Das eingesparte Geld kannst du dann direkt für einen exklusiveren Veranstaltungsort, ein Gourmet-Catering oder spannendere Teambuilding-Aktivitäten Aktivitäten verwenden.
Zugang zu einzigartigen Unterkünften: Exklusive Landgüter, Boutique-Lodges und Unterkünfte am Meer Offsites verfügen oft über tolle Gemeinschaftsbereiche, aber nur wenige Schlafzimmer. Wenn ihr euch die Unterkunft teilt, könnt ihr Unterkünfte buchen, die ihr alleine nicht reservieren könntet.
Bei Teams, die sich schon gut kennen, sorgt das gemeinsame Zimmer für spontane und entspannte kleine Momente, wie zum Beispiel ein Plausch beim Fertigmachen, das Besprechen des Tagesgeschehens oder ein herzhaftes Lachen vor dem Schlafengehen.
Die Nachteile und berechtigten Bedenken
Unternehmens Offsites en brauchen eine stetige Zufuhr an sozialer Energie, und ohne einen separaten Raum haben eher introvertierte Teammitglieder keinen Ort, an dem sie richtig abschalten können.
Schnarcher, Nachtschwärmer, Frühaufsteher, Leute, die ein Schlafapnoe-Gerät benutzen, oder unruhige Schläfer könnten ihrem Mitbewohner ungewollt die ganze Woche über die Energie rauben.
Es wird schwierig, mit Dingen wie dem Umziehen, der Körperpflege, gesundheitlichen Problemen oder vertraulichen Telefonaten mit Familienmitgliedern umzugehen.
Wann das Teilen eines Zimmers funktioniert – und wann nicht
Ob es gut oder schlecht ist, sich ein Zimmer zu teilen, hängt von der Situation ab.
Wo Zimmergemeinschaften am besten funktionieren
Kurztrips (1–2 Nächte): Die meisten Mitarbeiter sind gerne bereit, bei einem kurzen Wochenendausflug oder einem zweitägigen Aufenthalt Kompromisse einzugehen.
Junge Startups & familiäre Unternehmenskultur: Teams in der Gründungsphase oder eng verbundene Abteilungen, in denen bereits Vertrauen herrscht, finden sich problemlos in Gemeinschaftsbüros zurecht.
Klare Abstimmung der Kompromisse: Wenn das Team sich bewusst für eine spektakuläre „ Reiseziel “ entscheidet (z. B. ein Bergchalet oder eine Villa am Strand) und weiß, dass der Raum gemütlich ist.
Wenn das Teilen eines Zimmers ein No-Go ist
Längere Aufenthalte (3+ Nächte): Nach 72 Stunden ununterbrochener Gruppenaktivität wird Privatsphäre zu einem grundlegenden psychologischen Bedürfnis.
Dienstalter und Machtverhältnisse: Wenn man einen Vorgesetzten bittet, sich mit einem direkten Untergebenen auszutauschen, führt das zu unangenehmen Verschiebungen in der Hierarchie und zu Problemen mit den Grenzen.
Neu zusammengestellte und noch ungewohnte Teams: Abteilungsübergreifende Gruppen oder internationale Mitarbeiter, die sich noch nicht gut kennen, brauchen ihren Freiraum, um neue Energie zu tanken.
Medizinische, inklusivitätsbezogene oder religiöse Anforderungen: Jedem, der unter Schlafstörungen, medizinischen Routinen, Angstzuständen oder besonderen religiösen/kulturellen Bedürfnissen hinsichtlich der Privatsphäre leidet, sollte automatisch ein privater Raum angeboten werden.
Das macht doch niemand. Niemals.
Kreative Alternativen zum traditionellen Teilen
Wenn euch das Zusammenwohnen in Zweibettzimmern zu beengt ist, einzelne Hotelsuiten aber zu teuer sind, schaut euch doch mal diese Kompromisslösungen an:
Das Modell für den Einzelzimmerzuschlagsieht vor, dass die Kosten für die Zimmerteilung im Budget für die Klausur enthalten sind, ermöglicht es den Teammitgliedern aber auch, gegen Zahlung der Differenz auf ein Einzelzimmer umzusteigen, ohne dass ihnen dabei Fragen gestellt werden.
Für Luxuswohnungen oder Villen mit mehreren Schlafzimmern kannst du große Chalets oder Villen buchen, in denen jede Person ihr eigenes Schlafzimmer hat, sich aber die gehobenen Wohnzimmer, Küchen und Außenbereiche teilt. So kannst du dein Budget einhalten und hast trotzdem deinen eigenen Schlafbereich.
Bei hybriden Unterbringungsmodellen sollten Einzelzimmer für Führungskräfte, Menschen mit leichtem Schlaf oder diejenigen reserviert werden, die ein Einzelzimmer gewünscht haben, während komfortable Zweibettzimmer an Kollegen vergeben werden sollten, die sich für eine Zimmerteilung entscheiden.
Nutze einen versetzten oder rotierenden Planungsansatz und veranstalte kürzere, dafür aber intensivere Offsite-Veranstaltungen in Einzelzimmern, anstatt längere Aufenthalte in Mehrbettzimmern anzubieten; die Qualität des Aufenthalts ist fast immer wichtiger als die Anzahl der Tage
Positive Ergebnisse: So wird das Teilen zum Erfolg
Wenn man es sorgfältig organisiert, kann das Teilen einer Unterkunft wie ein ganz natürlicher und angenehmer Teil des Erlebnisses wirken. Der Schlüssel liegt in Kontrolle, Komfort und Kultur:
Wähle sie nicht einfach nach dem Zufallsprinzip aus: Es ist notwendig, vorher eine vertrauliche Umfrage zu den Vorlieben durchzuführen (die Fragen zu Schlafgewohnheiten, Schnarchen und Lärmverhalten enthalten sollte).
Garantiert zwei Einzelbetten: Dabei handelt es sich um zwei separate Betten, die räumlich voneinander getrennt sind; es gibt niemals gemeinsame Matratzen oder Schlafsofas.
Richtet jeden Nachmittag bestimmte, verbindliche „Freistunden“ ein, damit sich alle in den Ruhebereichen, Gärten oder Lounges ausruhen können, die auf dem gesamten Gelände zur Verfügung stehen.
Teilen oder nicht teilen – das ist eine komplexe Frage. Es ist zwar kein Ausschlusskriterium, aber es setzt voraus, dass du dein Team gut kennst und die Vor- und Nachteile abwägen kannst. Wenn du Hilfe brauchst, um mit solchen Situationen umzugehen, kannst du dich jederzeit auf unsere Retreat-Experten verlassen – die haben schon alles gesehen.
Häufig gestellte Fragen
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