„Rechne mit dem Schlimmsten, dann wirst du nie enttäuscht“, sagen die Pessimisten.
Ob du das Glas nun als halb voll oder halb leer siehst – Erwartungen sind ein natürlicher menschlicher Instinkt, den man nur schwer kontrollieren oder ignorieren kann. Es ist jedoch möglich, damit umzugehen, und wir haben festgestellt, dass dies ein schneller Weg zum Erfolg ist, wenn es darum geht, Veranstaltungen aller Art zu organisieren, insbesondere Firmenveranstaltungen Offsites.
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit dem Thema Erwartungsmanagement, seiner entscheidenden Rolle bei der Ausrichtung von Veranstaltungen und seiner Bedeutung für die Organisation erfolgreicher Teambuilding- Offsites.
Beim Erwartungsmanagement geht es zunächst darum, die Erwartungen der Menschen während eines Projekts, einer Veranstaltung oder einer Interaktion zu verstehen, sie dann zu lenken und schließlich anzupassen.
Dafür sind ein paar wichtige Schritte nötig:
Das Erwartungsmanagement zu vernachlässigen, kann schmerzhafte Folgen haben – sei es im privaten Umfeld (Partnerschaft, Familie) oder im beruflichen Umfeld (innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens).
Unklarheiten und Unsicherheiten aufgrund nicht aufeinander abgestimmter Erwartungen führen meist zu Verwirrung und Frustration, was wiederum zu Ineffizienz führen kann.
Das liegt daran, dass sich im Laufe der Zeit die Arbeitsmoral und das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter verschlechtern, das Misstrauen gegenüber der Unternehmensleitung zunimmt und es zu immer mehr Konflikten innerhalb der Organisation kommt.
Andererseits stellen Teams, die Erwartungen richtig steuern können, mehrere positive Auswirkungen fest.
Genauso wie das Anstreben unerreichbarer persönlicher Ziele zu Enttäuschungen führen kann, ist der Umgang mit den Erwartungen der Gruppe und der einzelnen Mitglieder entscheidend für eine effektive Teamdynamik.
Dies wirkt sich direkt auf mehrere zentrale Herausforderungen aus, denen alle Teams begegnen:
Wenn die Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie ihre Rollen und Aufgaben besser verstehen, was es ihnen erleichtert, ihre Aufgaben selbstbewusst zu erfüllen. Das führt zu einer besseren Leistung und einem nicht zu unterschätzenden Gefühl der Eigenverantwortung.
Missverständnisse sind die Ursache für Frustration und führen letztendlich zu Unmut und Konflikten unter den Teammitgliedern. Um das zu vermeiden, ist es am besten, von Anfang an klare Erwartungen festzulegen und sicherzustellen, dass alle diese kennen und sich darüber einig sind, wie sie erreicht werden können.
Wenn die Erwartungen klar sind, steigt die Verantwortlichkeit.
Wenn man sich gestärkt fühlt, fällt es den Teammitgliedern leichter, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen, was die Leistung jedes Einzelnen und des gesamten Teams steigert.
Wenn allen klar ist, was zu tun ist und wer wofür verantwortlich ist, fällt es viel leichter, einander zu vertrauen. Das Festlegen von Erwartungen trägt dazu bei, Struktur, Beständigkeit und Stabilität zu schaffen, was wiederum das Gefühl der „ psychologische Sicherheit “ innerhalb eines Teams stärkt.
Werden die Erwartungen nicht erfüllt, führt das langfristig dazu, dass dein Team frustriert und demotiviert ist. Wenn die Erwartungen hingegen erfüllt und/oder sogar übertroffen werden, fühlen sich die Teammitglieder zufriedener und motivierter. Es ist nicht nur wichtig, realistische Erwartungen zu setzen, sondern auch, deren Erfüllung zu feiern, wenn sie erreicht werden!
Im Laufe eines Projekts können sich die Erwartungen ändern. Regelmäßige Updates und Besprechungen sind wichtig, damit alle auf dem gleichen Stand sind und über den aktuellen Stand informiert bleiben.
Wenn du dachtest, dass das Erwartungsmanagement nur im [Heim]Büro wichtig ist, dann denk nochmal nach.
Auch wenn Firmen-Team Offsites s äußerst lohnenswert sein können, weckt nichts bei den Mitarbeitern ein breiteres Spektrum an Erwartungen als die Vorstellung, für ein paar Tage an einen neuen Ort zu fahren.
Von Spaß bis Angst, von Geschäftlichem bis zum Vergnügen – jeder hat seine eigene Vorstellung davon, was ein Team-Offsite sein sollte, sein wird oder sein kann.
Bei euren Meetings außerhalb des Büros ist ein sorgfältiges Erwartungsmanagement erforderlich, um sicherzustellen, dass von Anfang an die richtige Teamdynamik entsteht.
Wie oben bereits erwähnt, haben deine Teammitglieder möglicherweise sehr unterschiedliche Erwartungen an diesen Retreat. Schließlich kann der Begriff „Retreat“ als Zeit zum Entspannen, zum Nachdenken, zum Abschalten oder zum Ausklinken, als Zeit zum Zusammenwachsen oder als Gelegenheit verstanden werden, sich ohne alltägliche Ablenkungen in ein bestimmtes Projekt zu vertiefen. Teambuilding, Strategiesitzungen, Problemlösung – was wird es sein? Es ist wichtig, dass du das gleich bei der Ankündigung deines Retreats klarstellst, sonst kommt es zu Unstimmigkeiten.
Wenn Klarheit gefragt ist, neigen Menschen dazu, ihre eigenen Erwartungen auf das Ereignis zu projizieren. Das führt zu Enttäuschung und Verwirrung, wenn dein Team merkt, dass es doch nicht so ist, wie es sich das vorgestellt hat. Du wirst Schwierigkeiten haben, dich davon zu erholen und dein Team so zu motivieren, wie du es dir wünschst.
Auch wenn du mit deinem Teamausflug eigentlich vorhast, dein Team näher zusammenzubringen, führt ein mangelndes Erwartungsmanagement zum Gegenteil: Missverständnisse bezüglich der Veranstaltung selbst und der Ziele können zu Unmut, Frustration, sinkendem Engagement und schlechter Arbeitsmoral, Spannungen und mangelnder Umsetzung nach der Veranstaltung führen Offsites.
Alles in allem gefährdet es die gesamte Veranstaltung, wenn man vergisst, auf die Erwartungen einzugehen. Die Organisation eines erfolgreichen „ Team-Offsite “ erfordert einen hohen Aufwand, sei es in Form von Zeit oder Geld. Verständlicherweise steht relativ viel auf dem Spiel. Würde man das Erwartungsmanagement vernachlässigen, würde dies die Rentabilität der gesamten Veranstaltung gefährden.
Das hätte auch langfristige Auswirkungen, da es in Zukunft viel schwieriger sein könnte, für „ Offsites “ zu werben, und man wahrscheinlich mit Gerüchten und Zynismus seitens des Teams rechnen müsste.
Hier sind einige unserer wichtigsten Tipps, wie du die Erwartungen deines Teams im Vorfeld eures Retreats richtig steuerst:
Das haben wir wahrscheinlich schon oft genug gesagt: Es ist entscheidend, realistische Erwartungen an das Team- Offsites -Meeting zu stellen. Konzentriert euch auf ein oder zwei Hauptthemen, damit ihr euch nicht überfordert und versucht, während des Retreats zu viel unterzubringen.
Es ist verlockend, in diesen wenigen Tagen so viel wie möglich unterzubringen, um „das Beste daraus zu machen“, aber in Wirklichkeit führt der Weg dorthin über einen ausgewogenen Zeitplan mit festen Zeiten für Workshops, Teambuilding-Sessions, Ruhe- und Reflexionsphasen sowie etwas Freizeit, in der unerwartete magische Momente entstehen können.
Ein weiterer Punkt, den wir in diesem Beitrag immer wieder betont haben: Hör niemals auf, mit deinem Team zu kommunizieren.
Halte sie schon vor dem Retreat auf dem Laufenden, plane tägliche Erinnerungen und kurze Abfragen während des Treffens ein, sei offen für Vorschläge und schau nach der Veranstaltung noch einmal nach, wie es gelaufen ist.
Zu einer effektiven Führung gehört es, sowohl auf die Erwartungen der Einzelnen als auch auf die des Teams einzugehen:
Manchmal kann die Gruppendynamik irreführend sein, wenn es darum geht, Erwartungen zu steuern. Jemand, der sich nicht so wohl dabei fühlt, seine Meinung vor anderen zu äußern, teilt sein Feedback oder seine Vorschläge in einer Gruppe vielleicht nicht mit. Zieh in Betracht, Einzelgespräche zu führen oder Umfragen vor und nach der Veranstaltung durchzuführen, und denk über die verschiedenen Persönlichkeitstypen in deiner Gruppe nach (Frühaufsteher/Nachtschwärmer, extrovertiert/introvertiert …)
Eines kannst du mit Sicherheit erwarten: Es wird nur manchmal genau so laufen, wie du es geplant hast. Sei offen dafür, Dinge zu überdenken, anzupassen und auf die Bedürfnisse deiner Teammitglieder einzugehen, während du den Zeitplan an neue Anforderungen anpasst (sei es durch dein Team oder andere Umstände wie Wetter oder die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten).
Nachdem du ein „ Team-Offsite “ organisiert hast, ist es leicht, nach Hause zu gehen und das Gefühl zu haben, dass deine Arbeit erledigt ist. Viele machen den Fehler, die Nachbereitung zu vergessen, und verpassen dadurch viele wertvolle Erkenntnisse.
Es ist zwar wichtig, deinem Team ein paar Tage Zeit zu geben, sich wieder einzugewöhnen und sich einzufinden, aber halte in der folgenden Woche ein Nachbesprechungsgespräch ab oder führe eine Feedback-Umfrage durch, um zu erfahren, was gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte.
Hoffentlich vermittelt dir dieser Beitrag ein gutes Verständnis dafür, wie wichtig das Erwartungsmanagement ist und welchen Einfluss es auf die Teamdynamik und das Unternehmens-Team Offsites vor, während und nach der Veranstaltung hat. Das Erwartungsmanagement ist Teil der Best Practices für „ Firmen-Offsite “ und geht nicht nur darum, zu informieren, sondern auch darum, dein Team einzubinden, Feedback einzuholen und vor, während und nach der Veranstaltung klar und konsistent zu kommunizieren.
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