Firmen-Offsite Versicherung: So schützt du dein Team und deine Veranstaltungen im Ausland

Auch wenn wir lieber nicht darüber nachdenken wollen, ist es doch etwas, womit sich jeder Veranstalter von „ Firmen-Offsite “ auseinandersetzen muss: Was, wenn etwas schiefgeht? Was, wenn wir vor Ort etwas beschädigen? Was, wenn die Location ausfällt? Oder noch schlimmer: Was, wenn sich jemand im Ausland verletzt?

Das sind alles ziemlich düstere Aussichten, wenn man ein spannendes Teambuilding-Event plant, aber es wäre nicht vernünftig, mit einer Gruppe von Mitarbeitern ins Ausland zu fahren, ohne den Versicherungsschutz von Firmen-Offsite gründlich zu prüfen.

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Versicherung für Betriebsausflüge: Die Grundlagen

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Brauchst du wirklich eine Versicherung für einen „ Firmen-Offsite “? Die kurze Antwort lautet: Auf jeden Fall!

Je nach den gesetzlichen Bestimmungen deines Landes verfügen die meisten Unternehmen bereits über eine Arbeitgeberhaftpflichtversicherung, die Ansprüche von Mitarbeitern abdeckt, die arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen erleiden, sowie über eine Betriebshaftpflichtversicherung, die Unternehmen und Einzelpersonen vor Ansprüchen Dritter im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs schützt.

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Reicht eine Geschäftsreiseversicherung für eine Veranstaltung außerhalb des Unternehmens aus?

Auch wenn die Anforderungen je nach Herkunftsland variieren können und Reiseziel, müssen Unternehmen in der Regel eine Geschäftsreiseversicherung und eine Veranstaltungsversicherung abschließen. Erstere deckt normalerweise die Gesundheit, die Haftpflicht und die „ Aktivitäten “ der Mitarbeiter während der Reise ab. Letztere deckt in der Regel das Unternehmen gegen Risiken am Veranstaltungs- oder Tagungsort ab, einschließlich der Haftpflicht bei Unfällen oder Absagen. Es kann sich um einmalige Einzelreiseversicherungen handeln, oder wenn ihr als Team mehrmals im Jahr reist, kann es sinnvoll sein, eine jährliche Mehrfachreiseversicherung abzuschließen, was kostengünstiger ist.   

Sobald du mit der Planung des Retreats beginnst, erkundige dich bei deiner Versicherung, welchen Versicherungsschutz du derzeit hast, und frag nach, ob du für diese spezielle Reise ein zusätzliches Versicherungspaket benötigst.

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Wofür sollte das Unternehmen bei einem Betriebsausflug versichert sein?

Lies dir unbedingt das Kleingedruckte durch und stell alle notwendigen Fragen.

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Firmen-Offsite Versicherung: Wichtige Absicherungen, über die du nachdenken solltest

Stell sicher, dass dein Versicherungsschutz auf das Land Reiseziel, die Art der Aktivitäten , die du betreiben möchtest, sowie auf etwaige Vorerkrankungen deiner Mitarbeiter abgestimmt ist, die sich auf den Versicherungsschutz auswirken könnten. Weitere wichtige Punkte, die du berücksichtigen musst, sind: 

• Die Kosten für medizinische Notfälle decken Krankenhausaufenthalte, Rücktransporte und sonstige dringende Gesundheitskosten ab.
• Die Reiserücktrittsversicherung schützt deine im Voraus bezahlten Kosten, falls die Reise aufgrund unvorhergesehener Ereignisse abgesagt oder vorzeitig abgebrochen wird.
• Privathaftpflichtversicherung, die das Unternehmen vor Ansprüchen schützt, falls ein Mitarbeiter im Ausland versehentlich Sach- oder Personenschäden verursacht
• Die Versicherung gegen Gepäckverlust/-verspätung sorgt dafür, dass du eine Entschädigung für gestohlenes, verspätetes oder verlorenes Gepäck erhältst.
• Die Reisehilfe bietet dir im Ausland rund um die Uhr Unterstützung.
• Berichterstattung über „ Aktivitäten “ während der Klausurtagung

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Faktoren, die die Versicherungskosten in Firmen-Offsite erhöhen

Es ist nicht einfach, die durchschnittlichen Kosten für eine „ Team-Offsite “-Versicherung zu ermitteln, da zahlreiche Faktoren die Kosten für den Versicherungsschutz beeinflussen. Tatsächlich wirken sich dein Reiseziel – egal, ob es sich um eine regionale oder internationale Reise handelt –, die Art der von dir gewählten Unterkunft, die Dauer deines Aufenthalts, die Anzahl der Teilnehmer sowie die Art der Aktivitäten , an der du teilnimmst, auf die endgültigen Kosten aus.

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„Hochrisikofaktoren“ Aktivitäten , die sich auf die Versicherungsprämien auswirken

• Wassersportarten Aktivitäten wie Rafting, Kajakfahren, Segeln oder in manchen Fällen sogar Schwimmen. Vor allem wegen der Gefahr, ins Wasser zu geraten, und anderer Unfälle im Zusammenhang mit Wasser.
• Abenteuer- und Kletter Aktivitäten, wie zum Beispiel Felsklettern oder Klettersteige. Diese Arten von Aktivitäten, bei denen es um Höhen oder komplexe Ausrüstung geht, gelten als risikoreich.
• Motorsport: Das Fahren von Go-Karts oder Quads sowie die Teilnahme an anderen motorisierten Veranstaltungen werden oft als Aktivitäten mit hohem Verletzungsrisiko Aktivitäten eingestuft.
• Paintball, Airsoft und Schießveranstaltungen: Jede Aktivität, bei der Projektilwaffen oder Schusswaffen zum Einsatz kommen, gilt als risikoreich.
• Feuer und Extrem Aktivitäten en wie Feuerlaufen, Feuerwerk oder Bungee-Jumping.

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Keine Sorge, das heißt ja nicht, dass du deinen Kollegen im schwedischen Wald nicht mit Gelatinehüllen voller Lebensmittelfarbe beschießen kannst! Viele Teilnehmer von Retreats genießen die oben aufgeführten „ Aktivitäten “ während ihres Aufenthalts; es geht nur darum, gut vorbereitet und geschützt zu sein sowie sicherzustellen, dass dein Veranstalter ein zuverlässiger Profi mit eigener Versicherung ist.

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Risikoreiche Reiseziele für Retreats, die sich auf die Versicherungsprämien auswirken

Manche Reiseziele treiben auch die Versicherungskosten in die Höhe:

• Nordamerika oder Australien wegen der hohen Gesundheitskosten
• Sehr abgelegene Reiseziele wie das ländliche Afrika oder die Arktis
• Länder, die derzeit politisch instabil sind oder als „Sicherheitsrisiken“ gelten

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Andererseits gelten Westeuropa, Japan oder Neuseeland als Länder mit geringem Risiko und weisen in der Regel niedrigere Versicherungsprämien auf.

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So legst du mit der Versicherungsplanung für Retreats los

Du wurdest also damit beauftragt, das nächste „ Team-Offsite “ zu organisieren, und hast keine Ahnung, was es mit dieser Versicherungssache auf sich hat? Kein Grund zur Panik.

Wende dich an deinen derzeitigen Anbieter für Unternehmensversicherungen, um deine Pläne zu besprechen.  

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Stell sicher, dass du ihnen alle wichtigen Informationen gibst, wie zum Beispiel:

• Veranstaltungsdetails: Termine, Ort(e), Dauer und ob es sich um eine inländische oder internationale Veranstaltung handelt.
• Anzahl der „ Teilnehmende “: Gesamtzahl der teilnehmenden Mitarbeiter, einschließlich ihres Alters sowie etwaiger besonderer Bedürfnisse oder Vorerkrankungen, sofern relevant.
• Aktivitäten Geplant: Details zu körperlichen Aktivitäten, Aktivitäten im Freien oder Aktivitäten mit erhöhtem Risiko Aktivitäten
• Reisevorbereitungen: Infos zu Flügen, Transport, Unterkunft und dazu, ob die Reise im Voraus bezahlt oder erstattungsfähig ist.
• Versicherungsanforderungen: Alle benötigten Versicherungsarten, wie z. B. Krankenversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Haftpflichtversicherung, Arbeitgeberhaftpflichtversicherung, Veranstaltungsausfallversicherung oder Sachversicherung.
• Budget oder geschätzte Reisekosten: Die geschätzten Gesamtkosten der Freizeit oder die Kosten pro Person, um die Prämie zu berechnen.

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Mit diesen Informationen helfen sie dir dabei, festzustellen, was derzeit abgedeckt ist und was noch rechtzeitig hinzugefügt werden muss.

Niemand möchte bei der Planung einer spannenden Veranstaltung an das Schlimmste denken. Das Kleingedruckte zu lesen und die verschiedenen Versicherungsarten zu verstehen, kann einschüchternd sein. Zögere also nicht, um Hilfe zu bitten – sei es bei einem Kollegen, der das schon einmal gemacht hat, bei deiner aktuellen Versicherung oder bei der Firma, die du mit der Organisation deines Retreats beauftragt hast. Der richtige Versicherungsschutz gibt dir und deinem Team Sicherheit, sodass ihr die Veranstaltung in vollen Zügen genießen könnt.