8 Fragen, die du deinem Veranstaltungsort bei der Planung von „ Team-Offsite “ unbedingt stellen solltest

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Es gibt natürlich jede Menge Fragen, die man stellen kann. Es sei denn, du arbeitest mit Retreat-Experten zusammen (zwinker, zwinker), die dir sofort alle Infos geben. 

Es geht hier nicht darum, sie alle aufzuzählen, sondern sich Zeit für die weniger offensichtlichen Fragen zu nehmen, wenn man mit der Planung einer Veranstaltung dieser Größenordnung beginnt. 

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Kann sich euer Caterer an unsere Ernährungsbedürfnisse anpassen?

Essen ist ein wesentlicher Bestandteil deiner Firmen-Offsite. Es ist der „essbare Klebstoff“, der alle zusammenbringt und zusammenhält.

Egal, ob der Veranstaltungsort über ein eigenes Restaurant verfügt oder mit einem bevorzugten Dienstleister zusammenarbeitet – es ist wichtig, dass du dir bestätigen lässt, welche Art von Essen serviert wird (wenn man ins Ausland reist, ist es immer schön, die Kultur auch über das Essen zu entdecken; versuch also, die üblichen Standardgerichte zu vermeiden und biete stattdessen einige lokale Optionen an) und natürlich, wie man sich auf die Ernährungsbedürfnisse deines Teams einstellen kann. Du willst schließlich vermeiden, dass den Vegetariern ein grüner Blattsalat serviert wird, während die anderen ein Drei-Gänge-Menü bekommen.  

Gib dich nicht mit einem einfachen „Das geht schon“ zufrieden, wenn es nicht vom Küchenchef kommt. Frag nach den Menüoptionen und lass dir das schriftlich bestätigen. 

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Sind die Transfers im Preis inbegriffen?

Wie gut ein Veranstaltungsort erreichbar ist, spielt immer eine entscheidende Rolle. Achte darauf, dass du neben Zug- und Flugverbindungen auch die Transfers von und zu den Bahnhöfen/Flughäfen sowie von und zum Veranstaltungsort und zum Aktivitäten nicht vergisst.
Falls diese nicht im Preis inbegriffen sind, frag immer beim Veranstalter nach empfohlenen lokalen Anbietern, da diese möglicherweise Vorzugspreise anbieten. 

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Wie lauten die Stornierungsbedingungen?

Jeder Veranstalter fürchtet sich davor, darüber nachzudenken: Was, wenn du es nicht schaffst? Was, wenn etwas passiert und du absagen musst? 

Auch wenn es selten vorkommt, ist es unerlässlich, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. 

Wenn du dich nach den Stornierungsbedingungen erkundigst und weißt, dass du ab einem bestimmten Datum den vollen Preis zahlen musst, motiviert dich das, deine Planung konsequent einzuhalten. Im Zweifelsfall zögere niemals, nach einer Verschiebung oder anderen möglichen Lösungen zu fragen. 

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Wie früh kannst du ankommen und wie spät kannst du bleiben?

Für alle Gäste gelten feste Ein- und Auscheckzeiten, aber wie sieht es mit deinem Planungsteam aus? Kann es früher Zugang zu den Räumlichkeiten bekommen, um mit dem Aufbau zu beginnen? Kann es noch ein paar Stunden länger bleiben, um eine Nachbesprechung abzuhalten? Frag unbedingt beim Veranstaltungsort nach, denn das wird dir bei der Planung sehr helfen. 

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Welche Einschränkungen gibt es?

Klär noch einmal mit dem Veranstaltungsort die Regeln bezüglich Sperrstunde, Lautstärke oder sogar dem Mitbringen eigener Dekoration ab, damit du vor Ort keine bösen Überraschungen erlebst, wenn du aufgefordert wirst, die Musik leiser zu stellen, oder die Party schon um 21 Uhr beenden musst. 

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Wer besorgt die Getränke? 

Alkohol ist bei der Planung eines Retreats immer ein wichtiges Thema. Da stellt sich natürlich die Frage, ob man Alkohol anbietet oder nicht, aber noch wichtiger ist: Wenn du dich dafür entscheidest, Alkohol bei deiner Veranstaltung anzubieten, erkundige dich beim Veranstaltungsort, ob er dir Alkohol verkaufen darf (d. h., ob er die gesetzliche Genehmigung dafür hat), ob er mit einem Dienstleister zusammenarbeitet, den du kontaktieren solltest, oder ob du den Alkohol selbst besorgen musst.
Profi-Tipp: Locations sind es gewohnt, Veranstaltungen auszurichten; frag sie um Rat, wie viel du für deinen Retreat bestellen solltest.

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Wie schnell ist das WLAN auf dem gesamten Veranstaltungsgelände?

Die Frage nach WLAN ist zwar ziemlich grundlegend, aber es ist wichtig, noch einmal genau zu prüfen, ob WLAN überall oder nur in bestimmten Bereichen verfügbar ist. Reicht die Verbindung bis in alle Schlafzimmer? Kann man draußen arbeiten? So kannst du die Erwartungen deines Teams steuern und deine Workshops und Breakout-Sessions in den passenden Räumlichkeiten planen. 

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Finden zur gleichen Zeit noch andere Veranstaltungen statt? 

Es sollte frühzeitig erwähnt werden, falls der Veranstaltungsort während eures Retreats gemeinsam mit einer anderen Veranstaltung genutzt wird. 

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Vergiss aber nicht zu fragen, ob zu dieser Zeit gerade etwas in der Gegend los ist: 

• ein lokales Fest, 
• irgendeine Art von Feier 
• ein Feiertag (wenn du ins Ausland fährst)

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Das könnte sich auf die Barrierefreiheit und den Geräuschpegel auswirken und deinem Team zusätzliche Unterhaltung bieten. 

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Und… ja, wir haben zwar von acht Fragen gesprochen, aber wir haben noch eine kleine neunte: Vergiss niemals zu fragen, ob ein Lagerfeuer auf dem Gelände erlaubt ist.