De "Unconference" Offsite Gids

Kort samengevat: Standaard, met PowerPoint overladen agenda's voor retreats belemmeren de betrokkenheid en raken snel verouderd. Een unconference gooit het roer om: deelnemers presenteren, stemmen over en leiden ter plekke hun eigen breakout-sessies. Dankzij flexibiliteit en eenvoudige kernprincipes stelt een unconference van 3 uur teams in staat om verborgen uitdagingen aan het licht te brengen, ideeën uit te wisselen en echte connecties te leggen.

‍

Heb je ooit een presentatie met dia's zitten uitzitten, terwijl je probeerde wakker te blijven, en tot je schrik beseft dat je bij dia 6 van de 48 bent beland? Helaas, waarschijnlijk wel. Heb je ooit het gevoel gehad dat dit een echte doorbraak was op het gebied van vaardigheden en contacten? Helaas, waarschijnlijk niet.

‍

Om de een of andere reden domineren PowerPoint-presentaties al decennialang de agenda's van retraites over de hele wereld. Misschien komt het door de behoefte om de controle te behouden; misschien is het de angst om voor een publiek te spreken en de drang om de boodschap echt over te brengen. Het is begrijpelijk, maar het is niet de juiste aanpak. Als je doel is om betrokkenheid, ideeënvorming en verbinding te creëren, laat de slides dan links liggen.

‍

‍

Waarom traditionele agenda's niet werken voor gedistribueerde teams

‍

Natuurlijk is een goede planning essentieel voor een geslaagde retraite . Dat zeggen wij als eersten. Maar soms... programma Als je drie maanden geleden vastzat in een vastomlijnde aanpak, mis je de recente ontwikkelingen van twee weken geleden en de problemen waar je medewerkers vandaag de dag mee te maken hebben. Daarom willen we benadrukken dat je flexibel moet blijven en niet bang moet zijn voor ongestructureerde situaties. Juist dan maakt de Unconference het verschil.

‍

Ongestructureerd hoeft niet per se chaos te betekenen. Sterker nog, het zou niet moeten. De deelnemers stellen zelf de onderwerpen voor, maken de planning en leiden de discussies. Dit geeft de deelnemers een groot gevoel van vrijheid en zeggenschap. Het vlakt de hiërarchie binnen het bedrijf af, wat zorgt voor directe betrokkenheid en het veel gemakkelijker maakt om verborgen uitdagingen aan te kaarten, iets wat bij traditionele sessies niet mogelijk is.

‍

‍

De 3 kernregels van een Un-Conference-sessie

‍

Unconferences zijn in feite vrij gestructureerde modellen met hun eigen regels. Maar het zijn regels waar we niet aan gewend zijn, vooral niet in het bedrijfsleven. Dat verklaart waarom sommige mensen aarzelen om een ​​unconference-blok in hun planning op te nemen. programma .

‍

Regel 1: "Wie er ook komt, het zijn de juiste mensen"

Terwijl de mensen bouwen programma Tijdens dat lesblok worden meestal meerdere onderwerpen tegelijkertijd behandeld. Het maakt niet uit of de ene groep kleiner is dan de andere. Het belangrijkste is de betrokkenheid van de kleine groep, niet het aantal aanwezigen.

‍

Regel 2: "De wet van twee voeten"

Hetzelfde idee als hierboven: als mensen zich bij een groep aansluiten en merken dat ze liever over iets anders willen praten, moeten ze zich daar vrij in voelen. Het doel is dat je het gevoel hebt dat je leert en bijdraagt, niet dat je je schuldig voelt.

‍

Regel 3: "Wat er ook gebeurt, dat is het enige wat had kunnen gebeuren."

Er zijn geen KPI's of verwachtingen. Wat er tijdens een sessie gebeurt, is wat er op dat moment met deze mensen had moeten gebeuren. Flexibiliteit is essentieel en je openstellen voor alles wat op je pad komt.

‍

‍

Stapsgewijze implementatiehandleiding

‍

Mocht u overwegen een unconference-dag of -halve dag te organiseren, volg dan ons stappenplan van drie uur.

‍

Fase 1: De presentatie op de markt (30 minuten)

• Geef iedereen Post-it briefjes en stiften.
• Hang een rasterbord aan de muur (Tijdvakken versus Breakout-ruimtes).
• Geef iedereen de kans om op te staan, in 30 seconden een onderwerp te presenteren en dit op het platform te plaatsen.
  ‍
  

Fase 2: Stemmen en indeling (15 minuten)

• De deelnemers plakken stippenstickers op de sessies die ze willen bijwonen.
• De begeleiders voegen overlappende onderwerpen samen en wijzen populaire onderwerpen toe aan grotere groepen.
  ‍
  

Fase 3: De sessiesprints (2 uur)

• Werk drie blokken van 35 minuten af ​​met overgangen van 5 minuten.
  ‍

Fase 4: Samenvatting van de belangrijkste punten in 15 minuten (15 min)

• Breng het hele bedrijf weer bij elkaar voor een snelle samenvatting van de belangrijkste punten van elke sessieleider.

‍

Bewezen onderwerpen voor unconferences 

‍

Als je merkt dat je team vastloopt of gewoon verlegen is wanneer ze meer autonomie krijgen, geef ze dan een lijst met suggesties die ze kunnen gebruiken om hun presentatie te inspireren.

‍

• "Welk intern proces drijft je momenteel tot waanzin?"
• "Laat zien en vertel: Welk nevenproject of welke AI-tool gebruik je om je werk te versnellen?"
• "Hoe kunnen de afdelingen Engineering en Marketing beter met elkaar communiceren tijdens productlanceringen?"
• "Wat is iets waar we als bedrijf te weinig over praten?"
  ‍

Wees niet bang voor het onbekende; omarm het met een unconference. Het brengt nieuwe energie in de groepsdynamiek, onthult onderwerpen die je nooit had overwogen, creëert onverwachte connecties en brengt misschien zelfs briljante ideeën voor de toekomst van het bedrijf tot leven. Je hoeft de slideshow niet helemaal te schrappen, maar zorg wel voor ruimte voor 'georganiseerde chaos' en toevallige ontdekkingen.

‍

Veelgestelde vragen (FAQ)

‍

Wat als er tijdens Fase 1 geen ideeën worden aangedragen?

Het is normaal dat mensen in eerste instantie verstijven van verlegenheid of angst voor oordeel. Je kunt dit overwinnen door van tevoren 3-4 voorbeeldvragen te delen of door afdelingshoofden te vragen om vooraf een onderwerp voor te bereiden als 'kiemideeën'. Zodra twee of drie dappere deelnemers zich hebben aangemeld, is dit mogelijk. deelnemers Als ze hun post-it-briefjes op het raster plakken, breekt het ijs snel.

‍

Hoe gaan we om met de dynamiek tussen het senior management en het junior personeel?

Een unconference gedijt bij horizontale communicatie. Kondig aan het begin expliciet aan dat alle functietitels niet van belang zijn. Herinner de leiders eraan dat hun belangrijkste rol in de breakoutsessies is om te luisteren en vragen te stellen, in plaats van het gesprek te leiden of te sturen.

‍

Is een unconference geschikt voor grote teams (meer dan 100 personen)?

Ja, maar je hebt wel een grotere locatie nodig met meerdere aparte breakout-zones en een paar extra begeleiders. Voor zeer grote groepen kun je overwegen om parallelle "Marketplace Pitch"-wanden te gebruiken, onderverdeeld per afdeling of algemeen thema, zodat het presentatiebord niet overbelast raakt.

‍

Hebben we hiervoor gespecialiseerde software of digitale hulpmiddelen nodig?

Helemaal niet. Fysieke bijeenkomsten buiten de gebruikelijke locatie werken het beste met tastbare hulpmiddelen: een groot whiteboard of een muur, post-it briefjes, stiften en gekleurde stippen om op te stemmen. Als uw evenement online of hybride is, is dit een optie. deelnemers Digitale whiteboardtools zoals Miro of FigJam functioneren uitstekend als virtuele rasterborden.

‍

Wees niet bang voor het onbekende; omarm het met een unconference. Het brengt nieuwe energie in de groepsdynamiek, onthult onderwerpen die je nooit had overwogen, creëert onverwachte connecties en brengt misschien zelfs briljante ideeën voor de toekomst van het bedrijf tot leven. Je hoeft de slideshow niet helemaal te schrappen, maar zorg wel voor ruimte voor 'georganiseerde chaos' en toevallige ontdekkingen.