“Verwacht het ergste, dan word je nooit teleurgesteld”, zeggen de pessimisten.
Of je het glas nu halfvol of halfleeg ziet, verwachtingen zijn een natuurlijk menselijk instinct dat moeilijk te beheersen of te negeren is. Je kunt er wel mee omgaan, en wij hebben gemerkt dat dit een snelle weg naar succes is bij het organiseren van allerlei soorten evenementen, vooral bedrijfs teamuitjes.
In dit artikel gaan we in op verwachtingsbeheer, de cruciale rol die dit speelt bij het organiseren van evenementen en het belang ervan voor het opzetten van succesvolle team teamuitjes.
Bij verwachtingsmanagement gaat het er in de eerste plaats om te begrijpen wat mensen verwachten tijdens een project, evenement of interactie, vervolgens om hen daarbij te begeleiden en ten slotte om daarop in te spelen.
Daarvoor zijn een paar belangrijke stappen nodig:
Als je geen rekening houdt met het managen van verwachtingen, kan dat vervelend uitpakken, of het nu in je privéleven is (relatie, gezin) of op je werk (binnen een team of een bedrijf).
Onduidelijkheid en onzekerheid als gevolg van uiteenlopende verwachtingen leiden meestal tot verwarring en frustratie, wat weer tot inefficiëntie kan leiden.
Dit komt na verloop van tijd door een lager moreel en minder zelfvertrouwen bij de medewerkers, meer wantrouwen tegenover het management en meer conflicten binnen de organisatie.
Aan de andere kant merken teams die goed met verwachtingen omgaan verschillende positieve effecten.
Net zoals het nastreven van onhaalbare persoonlijke doelen tot teleurstelling kan leiden, is het omgaan met de verwachtingen van de groep en van individuen cruciaal voor het bevorderen van een effectieve teamdynamiek.
Dit heeft direct invloed op een aantal belangrijke uitdagingen waar alle teams mee te maken krijgen:
Als teamleden weten wat er van hen verwacht wordt, krijgen ze een beter beeld van hun rol en verantwoordelijkheden, waardoor ze met meer zelfvertrouwen hun werk kunnen doen. Dit leidt tot betere prestaties en een niet te verwaarlozen gevoel van eigen verantwoordelijkheid.
Miscommunicatie is de bron van frustratie en leidt uiteindelijk tot wrok en conflicten tussen teamleden. Om dat te voorkomen, kun je het beste vanaf het begin duidelijke verwachtingen stellen en ervoor zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte is en het eens is over hoe je die kunt bereiken.
Als de verwachtingen duidelijk zijn, neemt de verantwoordelijkheid toe.
Als je je gesterkt voelt, is het voor teamleden makkelijker om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk, wat de prestaties van zowel het individu als het team een boost geeft.
Als iedereen duidelijk weet wat er moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is, is het veel makkelijker om elkaar te gaan vertrouwen. Door verwachtingen vast te leggen , creëer je structuur, consistentie en stabiliteit, wat op zijn beurt het gevoel van ‘ psychologische veiligheid ’ binnen een team versterkt.
Als je niet aan de verwachtingen voldoet, raakt je team op den duur gefrustreerd en verliest het zijn motivatie. Als je daarentegen de verwachtingen haalt en/of overtreft, zullen ze zich tevredener en gemotiveerder voelen. Het is niet alleen belangrijk om realistische verwachtingen te stellen, maar ook om het te vieren als ze worden gehaald!
Naarmate projecten vorderen, kunnen de verwachtingen veranderen. Regelmatige updates en overlegmomenten zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en op de hoogte blijft van de voortgang.
Als je dacht dat het managen van verwachtingen alleen op kantoor [thuis] belangrijk was, denk dan nog maar eens goed na.
Hoewel bedrijfs teamuitjes s ontzettend de moeite waard kunnen zijn, roept niets bij medewerkers zo’n breed scala aan verwachtingen op als het idee om een paar dagen naar een nieuwe locatie te gaan.
Van plezier tot angst, van zaken tot ontspanning: iedereen heeft zo zijn eigen idee over wat een teamuitje zou moeten zijn, zal zijn of kan zijn.
Bij je vergaderingen buiten de kantoorlocatie is het belangrijk om de verwachtingen goed te managen, zodat er vanaf het begin een goede teamdynamiek ontstaat.
Zoals hierboven al gezegd, kunnen je teamleden heel verschillende verwachtingen hebben van die retraite. Het begrip ‘retraite’ kan immers worden opgevat als een moment om te ontspannen, na te denken, tot rust te komen of even helemaal los te komen, een moment om de banden aan te halen, of een kans om je zonder dagelijkse afleidingen in een specifiek project te storten. Teambuilding, strategiesessies, probleemoplossing – wat wordt het? Het is essentieel dat je hier vanaf het moment dat je de retraite aankondigt duidelijkheid over schept, anders krijg je te maken met onenigheid.
Als er behoefte is aan duidelijkheid, hebben mensen de neiging om hun eigen verwachtingen op de situatie te projecteren. Dit zorgt voor teleurstelling en verwarring wanneer je team zich realiseert dat het niet is wat ze dachten dat het zou zijn. Je zult moeite hebben om je te herpakken en je team weer te motiveren zoals je dat graag zou willen.
Hoewel je met je teamuitje juist wilt zorgen dat je team hechter wordt, kan het niet goed managen van de verwachtingen juist het tegenovergestelde effect hebben: misverstanden over het evenement zelf en de doelen kunnen leiden tot wrok, frustratie, een lagere betrokkenheid en een slechter moreel onder de medewerkers, spanningen en een gebrek aan opvolging na afloop teamuitjes.
Al met al brengt het negeren van verwachtingen het hele evenement in gevaar. Het organiseren van een succesvolle teamuitje vergt een flinke investering, zowel qua tijd als qua geld. Het is begrijpelijk dat er veel op het spel staat. Als je het omgaan met verwachtingen verwaarloost, breng je het rendement van het hele evenement in gevaar.
Dit heeft ook gevolgen op de lange termijn, want toekomstige teamuitjes zijn dan misschien veel moeilijker te promoten en zullen waarschijnlijk te maken krijgen met roddels en cynisme vanuit het team.
Hier zijn een paar van onze belangrijkste tips om de verwachtingen van je team goed in goede banen te leiden in de aanloop naar jullie teamuitje:
We hebben dit inmiddels waarschijnlijk al vaak genoeg gezegd: het is cruciaal om realistische verwachtingen te stellen voor team teamuitjes . Concentreer je op één of twee belangrijke punten, zodat je jezelf niet overbelast en niet te veel probeert te proppen tijdens de retraite.
Het is verleidelijk om in die paar dagen zoveel mogelijk te proppen om er ‘het maximale uit te halen’, maar eigenlijk lukt dat het beste met een evenwichtig programma met vaste tijden voor workshops, teambuildingsessies, momenten voor rust en bezinning, en ook wat vrije tijd waarin er onverwachte, magische momenten kunnen ontstaan.
Nog een punt dat we in dit artikel steeds weer hebben benadrukt: blijf altijd met je team communiceren.
Houd ze voorafgaand aan de retraite op de hoogte, zorg voor dagelijkse herinneringen en check-ins tijdens de bijeenkomst, sta open voor suggesties en zorg voor een follow-up na afloop van het evenement.
Goed management houdt in dat je zowel aan de verwachtingen van individuen als van het team tegemoetkomt:
Soms kan groepsdynamiek misleidend zijn als het gaat om het managen van verwachtingen. Iemand die zich minder op zijn gemak voelt om zijn mening te geven waar anderen bij zijn, deelt zijn feedback of suggesties misschien niet in een groepsverband. Overweeg om één-op-één-gesprekken te voeren of enquêtes voor en na het evenement te houden, en houd rekening met de verschillende persoonlijkheden in je groep (vroege vogels/nachtbrakers, extraverte/introverte mensen…)
Het enige wat je zeker kunt verwachten, is dat het maar af en toe precies zo zal gaan als je had gepland. Sta open voor evaluaties, pas je aanpak aan en houd rekening met de behoeften van je teamleden, terwijl je de planning aanpast aan nieuwe behoeften (van je team of door andere omstandigheden, zoals het weer of de beschikbaarheid van ruimte)
Nadat je een ‘ teamuitje ’ hebt georganiseerd, is het makkelijk om naar huis te gaan en het gevoel te hebben dat je werk erop zit. Veel mensen maken de fout om de opvolging te vergeten en lopen daardoor veel leerervaringen mis.
Hoewel het belangrijk is om je team een paar dagen de tijd te geven om weer op gang te komen en alles te verwerken, kun je de week erna een korte follow-upbijeenkomst houden of een feedbackenquête doen om te ontdekken wat er goed ging en wat er de volgende keer beter kan.
Hopelijk geeft dit artikel je een goed inzicht in het belang van verwachtingsmanagement en de invloed daarvan op de teamdynamiek en de team teamuitjes s van je bedrijf, zowel voor, tijdens als na het evenement. Verwachtingsmanagement maakt deel uit van de best practices voor ‘ bedrijfsuitje (meerdaags) ’ en gaat niet alleen over informeren, maar ook over het betrekken van je team, het ontvangen van feedback en het duidelijk en consistent communiceren voor, tijdens en na het evenement.
Van praktische tips van insiders tot nieuwe geheime plekjes: schrijf je in voor onze maandelijkse, echt spamvrije nieuwsbrief.
Schrijf je nu in
De ultieme gids voor het toewijzen van ruimtes in Team teamuitjes
Lees meer
De architectuur van ‘ psychologische veiligheid ’: waarom geestelijke gezondheid op de werkplek een fysieke reset nodig heeft
Lees meer
