Home
>
Blog
>
Het plannen van een retraite
>
8 vragen die je altijd aan je locatie moet stellen tijdens de planning v teamuitje
Er zijn natuurlijk ontzettend veel vragen die je kunt stellen. Tenzij je natuurlijk samenwerkt met retreat-experts (knipoog) die je meteen alle informatie geven.
Het gaat er hier niet om ze allemaal op te sommen, maar om bij het plannen van zo’n groot evenement even stil te staan bij de minder voor de hand liggende vragen.
Eten is een essentieel onderdeel van je bedrijfsuitje (meerdaags). Het is de ‘eetbare lijm’ die iedereen bij elkaar brengt en bij elkaar houdt.
Of de locatie nu een eigen restaurant heeft of samenwerkt met een vaste cateraar, het is essentieel dat je bevestiging krijgt over het soort eten dat wordt geserveerd (als je naar het buitenland gaat, is het altijd leuk om de cultuur ook via het eten te ontdekken, dus probeer de standaardgerechten te vermijden en bied wat lokale opties aan) en natuurlijk hoe ze rekening kunnen houden met de dieetwensen van je team. Je wilt immers voorkomen dat de vegetariërs een groene bladsalade krijgen, terwijl de anderen een driegangendiner voorgeschoteld krijgen.
Neem geen genoegen met een simpel „Dat lukt wel” als dat niet van de chef komt. Vraag om de menuopties te zien en zorg dat je een schriftelijke bevestiging krijgt.
Hoe makkelijk een locatie te bereiken is, is altijd een belangrijk punt om rekening mee te houden. Zorg ervoor dat je, naast de treinen en vliegtuigen, ook de vervoer van en naar de stations/luchthavens en van en naar de locatie zelf niet vergeet, evenals de activiteiten.
Als deze niet bij de prijs zijn inbegrepen, vraag dan altijd aan de locatie naar aanbevolen lokale dienstverleners, want zij hebben misschien speciale tarieven.
Elke evenementenorganisator ziet er enorm tegenop om daarover na te denken: wat als je er niet bij kunt zijn? Wat als er iets gebeurt en je moet afzeggen?
Ook al komt het zelden voor, het is essentieel om op alle omstandigheden voorbereid te zijn.
Als je informeert naar de annuleringsvoorwaarden en weet dat je vanaf een bepaalde datum de volledige prijs moet betalen, zal dat je motiveren om je planning strak te houden. Twijfel je ergens over, aarzel dan nooit om te vragen naar uitstel of andere mogelijke oplossingen.
Er gelden standaard in- en uitchecktijden voor alle gasten, maar hoe zit het met je planningsteam? Kunnen zij eerder de ruimte in om te beginnen met opbouwen? Kunnen ze nog een paar uur langer blijven om alles na te bespreken? Vraag dit zeker even na bij de locatie, want dit helpt enorm bij je planning.
Check nog even bij de locatie wat de regels zijn rond de sluitingstijd, geluidsniveaus of zelfs het meenemen van je eigen decoratie, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als je ter plekke te horen krijgt dat je de muziek zachter moet zetten of dat het feest om 21.00 uur moet stoppen.
Alcohol is altijd een belangrijk punt bij het plannen van een retraite. Natuurlijk is er de vraag of je het wel of niet toestaat, maar nog belangrijker: als je besluit om alcohol te serveren tijdens je evenement, vraag dan aan de locatie of ze het aan je mogen verkopen (dat wil zeggen, of ze daarvoor de wettelijke vergunning hebben), of ze samenwerken met een leverancier waarmee je contact moet opnemen, of dat je het zelf moet regelen.
Pro-tip: locaties zijn gewend aan het organiseren van evenementen; vraag hen om advies over hoeveel je moet bestellen voor je retraite.
Vragen stellen over wifi is best een standaardvraag, maar het is belangrijk om goed na te gaan of er overal wifi is of alleen op bepaalde plekken. Heb je in alle slaapkamers bereik? Kunnen mensen buiten werken? Zo kun je de verwachtingen van je team goed afstemmen en je workshops en groepsbijeenkomsten in de juiste ruimtes plannen.
Laat het ons van tevoren weten als de locatie tijdens je retraite ook voor een ander evenement wordt gebruikt.
Vergeet echter niet te vragen of er op dat moment iets te doen is in de buurt:
Het kan invloed hebben op de toegankelijkheid en het geluidsniveau, en zorgt voor extra vermaak voor je team.
En… ja, we zeiden acht vragen, maar we hebben stiekem nog een negende: vergeet nooit te vragen of je op het terrein een kampvuur mag maken.
Van praktische tips van insiders tot nieuwe geheime plekjes: schrijf je in voor onze maandelijkse, echt spamvrije nieuwsbrief.
Schrijf je nu in
De ultieme gids voor het toewijzen van ruimtes in Team teamuitjes
Lees meer
De architectuur van ‘ psychologische veiligheid ’: waarom geestelijke gezondheid op de werkplek een fysieke reset nodig heeft
Lees meer
