Le guide de la conférence hors site « Unconference »

En bref : les séminaires classiques, saturés de présentations PowerPoint, freinent l’engagement et deviennent vite obsolètes. L’ Unconférence renverse la donne : les participants proposent, votent et animent leurs propres ateliers sur le champ. Guidé par la flexibilité et des principes simples, un bloc de 3 heures d’Unconférence permet aux équipes de faire émerger des défis cachés, de croiser les idées et de tisser des liens authentiques.

‍

Vous est-il déjà arrivé de passer des heures à regarder une présentation PowerPoint en luttant pour rester éveillé, pour réaliser avec horreur que vous en étiez déjà à la sixième diapositive sur quarante-huit ? Malheureusement, probablement oui. Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir fait une véritable percée en termes de compétences et de réseau ? Malheureusement, probablement pas.

‍

Depuis des décennies, les présentations PowerPoint dominent les programmes des séminaires à travers le monde, pour une raison qui reste obscure. Peut-être est-ce le besoin de se sentir en contrôle ; peut-être est-ce l’anxiété de parler en public et le désir profond de faire passer le message. C’est compréhensible, mais ce n’est pas la bonne approche. Si votre objectif est de susciter l’engagement, la créativité et la connexion, délaissez les diapositives.

‍

‍

Pourquoi les agendas traditionnels échouent-ils auprès des équipes distribuées ?

‍

Bien sûr, pour une retraite réussie , une planification préalable est essentielle. Nous sommes les premiers à le dire. Mais parfois, une programme Si vous avez bloqué des plans il y a trois mois, vous risquez de manquer les récents développements survenus il y a deux semaines et les problèmes auxquels vos employés sont confrontés aujourd'hui. C'est pourquoi nous vous conseillons également de rester flexible et de ne pas craindre l'imprévu. C'est là que l'Unconference prend tout son sens.

‍

Non structuré ne rime pas avec chaos. Au contraire, cela ne devrait pas être le cas. Les participants proposent les sujets, établissent le planning et animent eux-mêmes les discussions. Cette approche leur procure un grand sentiment de liberté et d'autonomie. Elle aplanit la hiérarchie de l'entreprise, ce qui favorise une implication immédiate et facilite grandement la discussion ouverte sur les difficultés sous-jacentes, contrairement aux sessions traditionnelles.

‍

‍

Les 3 règles fondamentales d'une session de non-conférence

‍

Les conférences non structurées sont en réalité des modèles assez structurés, avec leurs propres règles. Mais ce sont des règles auxquelles nous ne sommes pas habitués, surtout dans le monde de l'entreprise. Ce qui explique pourquoi certains hésitent à intégrer un bloc de conférences non structurées dans leur programme. programme .

‍

Règle 1 : « Ceux qui viennent sont les bonnes personnes »

À mesure que les gens construisent le programme Pour ce créneau horaire, plusieurs sujets sont généralement abordés simultanément. La taille des groupes importe peu ; l’essentiel réside dans l’implication des participants, et non dans leur nombre.

‍

Règle 2 : « La loi des deux pieds »

Même idée que ci-dessus : si certaines personnes rejoignent un groupe et se rendent compte qu'elles préféreraient finalement discuter d'autre chose, elles devraient se sentir libres de le faire. L'objectif est de se sentir en train d'apprendre et de contribuer, et non de se sentir coupable.

‍

Règle 3 : « Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver. »

Il n'y a ni indicateurs de performance clés ni attentes. Ce qui se passe pendant une session est ce qui devait se passer à ce moment-là avec ces personnes. Il est essentiel de faire preuve de flexibilité et d'accueillir ce qui vient.

‍

‍

Guide de mise en œuvre étape par étape

‍

Si vous êtes tenté d'organiser une journée ou une demi-journée de non-conférence, suivez notre modèle de trois heures.

‍

Phase 1 : Présentation au marché (30 min)

• Distribuez à chacun des Post-it et des marqueurs.
• Installez un tableau quadrillé sur un mur (Créneaux horaires vs. Espaces de travail en petits groupes).
• Autoriser n'importe qui à se lever, à présenter un sujet en 30 secondes et à le publier sur la grille.
  ‍
  

Phase 2 : Vote et attribution des places (15 min)

• Les participants collent des autocollants ronds sur les sessions auxquelles ils souhaitent assister.
• Les animateurs regroupent les sujets qui se recoupent et attribuent les sujets populaires à des salles plus grandes.
  ‍
  

Phase 3 : Les sprints de session (2 heures)

• Organisez trois blocs de 35 minutes avec des fenêtres de transition de 5 minutes.
  ‍

Phase 4 : Récapitulatif des points clés en 15 minutes (15 min)

• Réunissez toute l'entreprise pour un résumé éclair des points clés de chaque session.

‍

Exemples de sujets éprouvés pour des conférences informelles 

‍

Si vous constatez que votre équipe est un peu bloquée ou simplement timide lorsqu'on lui donne plus d'autonomie, dynamisez la séance en leur fournissant une liste de suggestions qu'ils peuvent utiliser pour inspirer leur présentation.

‍

• « Quel est le processus interne qui vous rend fou en ce moment ? »
• « Présentation : Quel projet parallèle ou outil d’IA utilisez-vous pour accélérer votre travail ? »
• « Comment les équipes d'ingénierie et de marketing peuvent-elles mieux communiquer lors des lancements ? »
• « De quoi ne parlons-nous pas assez en tant qu'entreprise ? »
  ‍

N'ayez pas peur de l'inconnu ; apprivoisez-le grâce à la conférence interactive. Elle insufflera une nouvelle énergie à votre équipe, fera émerger des sujets insoupçonnés, créera des liens inattendus et donnera peut-être même vie à des idées brillantes pour l'avenir de l'entreprise. Inutile de renoncer complètement aux présentations, mais veillez à laisser place à une certaine spontanéité et aux découvertes fortuites.

‍

Foire aux questions (FAQ)

‍

Que se passera-t-il si personne ne propose d'idées pendant la phase 1 ?

Il est fréquent que les gens se figent au départ par timidité ou par peur du jugement. Vous pouvez surmonter cette difficulté en partageant à l'avance 3 ou 4 exemples de questions d'amorce, ou en demandant aux responsables de service de préparer un sujet en amont pour servir de « pionnières idées ». Une fois que deux ou trois personnes se sont lancées, elles n'auront plus le courage de prendre la parole. participants Ils collent leurs post-it sur la grille, et la glace se brise rapidement.

‍

Comment gérer les dynamiques entre la haute direction et les jeunes employés ?

Une conférence collaborative repose sur une communication horizontale. Annoncez clairement dès le départ que les titres et fonctions ne sont pas de mise. Rappelez aux animateurs que leur rôle principal lors des ateliers est d'écouter et de poser des questions, et non de diriger la conversation.

‍

Une conférence non structurée est-elle adaptée aux grandes équipes (plus de 100 personnes) ?

Oui, mais il vous faudra une salle plus grande avec plusieurs zones de travail distinctes et quelques animateurs supplémentaires. Pour les très grands groupes, envisagez d'installer des tableaux parallèles « Présentation sur le marché », divisés par départements ou thèmes généraux, afin d'éviter l'encombrement du tableau principal.

‍

Avons-nous besoin de logiciels spécialisés ou d'outils numériques pour faire fonctionner cela ?

Pas du tout. Les réunions hors site en présentiel fonctionnent mieux avec des outils concrets : un grand tableau blanc ou un mur, des post-it, des marqueurs et des pastilles adhésives de couleur pour le vote. Si votre événement est à distance ou hybride, ce n’est pas nécessaire. participants Les outils de tableau blanc numérique comme Miro ou FigJam fonctionnent parfaitement comme des tableaux virtuels quadrillés.

‍

N'ayez pas peur de l'inconnu ; apprivoisez-le grâce à la conférence interactive. Elle insufflera une nouvelle énergie à votre équipe, fera émerger des sujets insoupçonnés, créera des liens inattendus et donnera peut-être même vie à des idées brillantes pour l'avenir de l'entreprise. Inutile de renoncer complètement aux présentations, mais veillez à laisser place à une certaine spontanéité et aux découvertes fortuites.