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Quand on organise un séminaire hors site, y a un détail qui va sûrement empêcher les organisateurs de dormir la nuit : la répartition des salles.
Peu de sujets suscitent autant de débats que celui de demander à des collègues de partager un logement. Pour les organisateurs, le covoiturage est souvent la solution pour que le lieu de l'événement rentre dans le budget. Pour les employés, ça peut faire naître des inquiétudes concernant les limites à respecter, l'intimité et l'épuisement social.
Chez Campfire Company, on voit ces questions revenir chaque semaine. Est-ce que le partage des bureaux est un moyen économique de renforcer les liens entre collègues, ou une atteinte à la vie privée qui nuit au moral de l'équipe ?
La réponse, c'est : ça dépend. Voici un aperçu objectif des avantages, des inconvénients, des limites et des alternatives pour t'aider à prendre la bonne décision pour ton équipe.
Ce n'est probablement pas la bonne décision pour ton équipe.
Avantages et inconvénients : peser le pour et le contre
Avant de te décider, ça aide de comprendre ce que tu as à y gagner et où se situent les points de friction.
Les avantages
Ça permet de réduire le budget de la retraite. Le coût de l'hébergement par personne est ainsi divisé par deux. L'argent économisé peut alors servir directement à payer un lieu plus haut de gamme, un service traiteur gastronomique ou des activités d'équipe plus passionnantes activités.
Accès à des hébergements uniques : les domaines ruraux exclusifs , les lodges de charme et les « séminaires » en bord de mer disposent souvent de superbes espaces communs, mais ne comptent que quelques chambres. En partageant ton hébergement, tu peux réserver des endroits que tu ne pourrais pas te permettre seul.
Pour les équipes qui sont déjà proches, partager une chambre donne lieu à des petits moments spontanés et détendus, comme discuter pendant qu’on se prépare, passer en revue ce qui s’est passé pendant la journée ou rigoler un bon coup avant d’aller se coucher.
Les inconvénients et les préoccupations légitimes
Les « séminaires s d'entreprise » nécessitent un apport constant d'énergie sociale, et sans espace privé, les membres de l'équipe les plus introvertis n'ont nulle part où se déconnecter correctement.
Les gens qui ronflent, les noctambules, les lève-tôt, ceux qui utilisent un appareil contre l'apnée du sommeil ou ceux qui ont un sommeil agité risquent, sans le vouloir, de vider leur coloc de son énergie pour toute la semaine.
Ça devient compliqué de gérer des choses comme se changer, les gestes d'hygiène personnelle, les problèmes de santé ou les appels téléphoniques confidentiels avec des membres de la famille.
Quand le partage de chambre fonctionne, et quand ça ne marche pas
Que le fait de partager une chambre soit une bonne ou une mauvaise chose, ça dépend de la situation.
Quand le partage de chambre fonctionne le mieux
Petits séjours (1 à 2 nuits) : La plupart des employés sont prêts à faire des compromis pour un petit week-end ou un séjour de deux jours.
Jeunes start-ups et cultures d'entreprise soudées : les équipes en phase de démarrage ou les services très soudés, où la confiance est déjà bien établie, s'adaptent facilement aux espaces partagés.
Alignement clair des compromis : quand l'équipe choisit clairement une « destination » spectaculaire (par exemple, un chalet à la montagne ou une villa en bord de mer) tout en sachant que l'espace est cosy.
Quand le fait de partager une chambre est rédhibitoire
Séjours prolongés (3 nuits et plus) : Après 72 heures d'activités de groupe en continu, l'intimité devient un besoin psychologique fondamental.
Ancienneté et rapports de force : demander à un responsable de partager quelque chose avec un subordonné direct entraîne des changements hiérarchiques gênants et soulève des problèmes de limites.
Équipes récemment fusionnées ou qui ne se connaissent pas encore bien : les groupes inter-services ou les collaborateurs internationaux qui ne se connaissent pas bien ont besoin d’un espace personnel pour se ressourcer.
Besoins médicaux, d'inclusion ou religieux : toute personne souffrant de troubles du sommeil, ayant des traitements médicaux réguliers, souffrant d'anxiété ou ayant des besoins spécifiques en matière d'intimité liés à sa religion ou à sa culture devrait se voir automatiquement proposer un espace privé.
Personne ne fait ça. Jamais.
Des alternatives créatives au partage traditionnel
Si tu trouves que partager une chambre à deux lits, c'est trop étroit, mais que les suites d'hôtel individuelles coûtent une fortune, jette un œil à ces solutions intermédiaires :
Le modèle du « supplément chambre individuelle »consiste à inclure le coût de la chambre partagée dans le budget de la retraite, mais il permet aussi aux membres de l'équipe de choisir de passer en chambre individuelle en payant eux-mêmes la différence, sans qu'on leur pose de questions.
Pour les appartements de luxe ou les villas avec plusieurs chambres, tu peux réserver de grands chalets ou des villas où chacun dispose de sa propre chambre privée tout en partageant les salons, les cuisines et les espaces extérieurs haut de gamme. Comme ça, tu peux respecter ton budget tout en profitant d’un espace de couchage privé.
Dans le cadre d'un hébergement mixte, les chambres individuelles devraient être réservées aux cadres supérieurs, aux personnes qui ont le sommeil léger ou à celles qui ont demandé une chambre pour une seule personne, tandis que des chambres doubles confortables devraient être attribuées aux collègues qui choisissent de partager une chambre.
En adoptant une approche de planification échelonnée ou par rotation, organise des séjours hors site plus courts mais plus intensifs dans des chambres individuelles plutôt que de proposer des séjours plus longs dans des chambres partagées ; la qualité du séjour est presque toujours plus importante que le nombre de jours
Résultats positifs : comment réussir le partage
Si c'est bien organisé, le partage de logement peut devenir un aspect naturel et agréable de l'expérience. Les mots clés, c'est la maîtrise, le confort et la culture :
Ne les choisis pas au hasard : il faut d'abord faire un sondage confidentiel sur leurs préférences (qui devrait inclure des questions sur leurs habitudes de sommeil, le ronflement et le bruit).
Lits jumeaux garantis : tu auras deux lits séparés physiquement l'un de l'autre ; il n'y aura jamais de matelas partagés ni de canapés-lits.
Prévois chaque après-midi des « heures libres » obligatoires pour que tout le monde puisse se reposer dans les espaces calmes, les jardins ou les salons disponibles partout dans l'établissement.
Partager ou ne pas partager, c'est une question complexe. Ce n'est pas un critère rédhibitoire, mais ça demande de bien connaître ton équipe et de comprendre les avantages et les inconvénients. Si tu as besoin d'aide pour gérer ces situations, tu peux toujours compter sur nos experts en séminaires d'entreprise: ils ont déjà tout vu.
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