L'art d'animer une équipe séminaires

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Si tu t'intéresses à l'organisation d'événements, tu as sûrement déjà entendu parler de « The Art of Gathering » de Priya Parker. C'est un formidable recueil (jeu de mots voulu) de leçons et de conseils pour organiser des événements qui marquent vraiment les esprits.

En tant qu'animateurs et organisateurs de retraites, on s'est plongés très tôt dans son travail. Même si on se considère comme des éternels apprentis, on a désormais une bonne compréhension de ce qui fait le succès ou l'échec de séminaire d'équipe facilitation .

Comme Parker nous l'apprend, une bonne « facilitateur » nécessite un équilibre subtil entre leadership, autorité, compassion et empathie. Dans cet article, on explore ce sujet plus en détail.

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C'est quoi, « séminaire d'équipe »Facilitation? 

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Le mot « faciliter » vient du latin «facilis », qui veut dire «facile ». En gros, faciliter, c'est rendre les choses plus faciles.

Dans le contexte qui nous intéresse ici,« faciliter »signifie aider un groupe à atteindre ses objectifs en créant un environnement propice à la participation, à la collaboration et à la communication.

Ça demande des compétences et des techniques pour aider à orienter les discussions, gérer la dynamique de groupe et faire en sorte que tout le monde se sente en sécurité et écouté.
Les animateurs jouent un rôle neutre mais essentiel ; ils ne sont pas là pour transmettre des infos ou enseigner, mais pour encourager la participation et aider à recentrer la conversation sur les sujets à l'ordre du jour.

Pour l’ séminaires d’équipes d’entreprise, facilitation intervient à tous les niveaux. Cette mission peut être prise en charge par différentes personnes clés à différents moments : pendant la préparation de la réunion (qu’il s’agisse d’animer les appels, de poser les bonnes questions pour cerner les besoins et d’organiser la logistique en conséquence, ou encore d’assurer une participants en ligne et hors ligne dès le début), pendant la retraite elle-même bien sûr, mais aussi après la retraite (en recueillant les retours d’expérience, en analysant les réussites et les défis rencontrés...).  

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Quel est le rôle de l'facilitateur e lors d'une « corporate séminaire d'équipe » ?

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Le rôle de l'« facilitateur » lors d'un séminaire d'séminaire d'équipe d'entreprise est très varié. En fonction de la durée du séminaire et de la taille du groupe, il peut être conseillé de faire appel à plusieurs « facilitateur ».

D'après Pryia Parker, l'« facilitateur » a trois objectifs principaux :

• Protéger participants contre toute personne qui tenterait d’enfreindre les règles (par exemple, en arrivant en retard, en prenant trop de place ou en empêchant les autres de s’exprimer). L’ facilitateur est le « gardien de l’objectif » et le porte tout au long de l’événement. Son rôle est de mettre l’accent sur les objectifs et de les garder à l’esprit à tout moment. Il élabore également dès le début des normes et des lignes directrices communes pour donner le ton et favoriser le respect et la sécurité. En effet, pour protéger l’ participants, l’ facilitateur doit créer un espace sûr, tant sur le plan physique que psychologique.
  
  

• Équilibrer la participants: Dans n’importe quelle situation sociale, et encore plus au boulot, il y a toujours une certaine hiérarchie, même si elle n’existe souvent que dans notre tête. Certaines personnes abordent la rencontre en pensant à leur statut, ce qui influence leur comportement et leur expérience globale. L’ facilitateur , ça crée un cadre où on oublie tout ça, et où on se concentre sur autre chose.
  
  

• Rejoins l'participants: On est tous passés par là. Le réseautage peut être difficile et parfois gênant. C’est le rôle de l’ facilitateur de créer un environnement et un cadre qui poussent en douceur les participants s à sortir de leur zone de confort et les aident à nouer des liens. La façon dont l’ facilitateur conçoit l’expérience est essentielle, qu’il s’agisse d’une « programme » axée sur un objectif précis ou d’une « activités » riche de sens, en passant par des rituels et des récits.

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Qu'est-ce qui fait une bonne retraite facilitateur? 

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Maintenant qu'on comprend le rôle de l'facilitateur, quelles compétences faut-il maîtriser pour devenir un pro de l'séminaire d'équipe facilitation ?

Au risque d'enfoncer une porte ouverte, les bons animateurs ne le deviennent pas du jour au lendemain. Ça demande une formation théorique et pratique solide. Les animateurs apprennent des techniques d'écoute active, de résolution de conflits, de jeux de rôle, de cartes conceptuelles, de prise de décision par consensus, ainsi que des outils pour renforcer l'implication et l'écoute profonde.

Pour être un bon « facilitateur », il faut aussi avoir un bon mélange de compétences techniques et relationnelles, comme :

Organisation et planification

Être organisé, c'est une compétence essentielle. Animer une séance demande beaucoup d'énergie et nécessite d'être présent et ancré dans l'instant, donc avoir un bon plan, c'est crucial pour ne pas s'égarer.

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Gestion du temps

Cette compétence va de pair avec celle d’en haut. Quand plusieurs personnes participent à une activité ou à un atelier, elles perdent facilement la notion du temps. Pour éviter que les séances ne prennent du retard et pour que l’ programme soit respectée, l’ facilitateur doit avoir une bonne idée de la durée de chaque activité et s’y tenir, même si ça implique d’interrompre la séance et de proposer de la reprendre plus tard.

Prise de notes

L'facilitateur , lui aussi, a pour rôle de consigner ce qui se passe, les enseignements tirés, les réflexions et les défis auxquels l'équipe est confrontée au fil des différentes sessions. L'facilitateur doit être capable de diriger, d'évaluer et de rendre compte presque en même temps.

Empathie et force

Pour être un « facilitateur », il faut sans cesse trouver le juste équilibre entre force mentale et profonde empathie. Il faut être capable de gérer son anxiété, de faire preuve de calme, d’être attentif aux signaux subtils et de cultiver à la fois la vulnérabilité et l’intégrité.

C'est super important que l'facilitateur e arrive vraiment à créer un lien avec l'équipe et à nouer une relation, tout en gardant son objectivité et en restant concentré.

La conscience de soi

Un bon « facilitateur » a une bonne conscience de soi. Il reconnaît ses propres préjugés et son état émotionnel, et sait s'adapter en conséquence pour rester objectif et ne pas s'écarter de son objectif.

Flexibilité et adaptabilité

Même si le rôle d’un « facilitateur » est de planifier à l’avance, il est essentiel de comprendre qu’on ne peut pas tout contrôler. Il s’agit de savoir quand être ferme et quand lâcher prise. Avoir un plan, c’est essentiel, mais ça ne veut pas dire qu’il faut s’en tenir à une feuille de route quand les « participants » ont clairement besoin d’explorer une autre voie.

L'facilitateur e doit être à l'écoute des signaux émis par les gens, qu'ils soient verbaux ou non verbaux, ainsi que de leurs besoins, de leur personnalité et de leurs limites. 

Pour certains, le simple fait de participer à une activité de groupe est déjà un grand pas en avant, tandis que d’autres voudront aller plus loin. L’ facilitateur e doit savoir quand insister et quand lâcher prise. 

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Pourquoi un « séminaire d'équipe » devrait-il avoir un « facilitateur » ? 

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Les équipes séminaires n'ont pas toutes un facilitateur, et certaines d'entre elles réussissent très bien sans. 

Par contre, surtout quand tu pars à l'étranger, dans un nouvel endroit et/ou quand tu réunis un grand groupe de personnes, ne pas avoir d'facilitateur , ça peut présenter plusieurs risques :

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• Perte de neutralité et d’objectivité: il est facile pour les membres de l’équipe ou les animateurs qui endossent ce rôle d’avoir des préjugés ou des intentions cachées qui peuvent influencer les séances et favoriser certaines personnes par rapport à d’autres, même s’ils n’en ont pas conscience eux-mêmes.

• sécurité psychologique s réduites: sans personne pour rétablir l'équilibre et garantir un environnement sûr permettant à tout le monde de participer, les employés peuvent hésiter à s'impliquer ou à s'exprimer librement.  

• Une gestion inadaptée de la dynamique de groupe: les animateurs non formés passent souvent à côté des signaux non verbaux ou ne savent pas équilibrer la participation, ce qui peut entraîner un désengagement, de la frustration et des conflits.

• Manque de concentration et d’orientation: sans un « facilitateur » neutre, l’objectif de la retraite peut passer à la trappe à cause d’une activité trop ludique ou de querelles politiques internes. Si le soi-disant « facilitateur » ne parvient pas à bien consigner les idées qui ressortent de la retraite parce qu’il est trop occupé à y participer, ça va aussi être compliqué de transformer les résultats en mesures concrètes après l’événement.
  
  

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Faut-il externaliser le poste d'facilitateur ? 

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Les animateurs internes peuvent bien sûr faire l'affaire dans certaines situations, mais faire appel à un professionnel externe facilitateur augmentera tes chances d'organiser un événement réussi.

Ils s'attacheront à piloter le processus, allégeant ainsi la charge qui pèse sur les dirigeants, qui pourront ainsi s'impliquer pleinement et échanger avec leur équipe sur un pied d'égalité. Ils apporteront un regard neuf et les enseignements tirés d'autres contextes, tout en offrant des conseils impartiaux et objectifs, puisqu'ils ne sont pas au courant des jeux politiques internes.

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Le rôle d'animateur est un métier à temps plein qui exige à la fois des compétences techniques et relationnelles. Certains sont des animateurs nés, tandis que d'autres deviennent excellents grâce à l'expérience. Certaines entreprises choisissent de désigner quelqu'un au sein de l'équipe, tandis que d'autres décident de faire appel à un intervenant externe et de vivre pleinement cette expérience au sein de l'équipe. Quel que soit le choix, l'facilitation , c'est la clé de toute séminaire d'équipe réussie et il ne faut pas la négliger.