Guide pour choisir et préparer les intervenants extérieurs pour l'équipe séminaires

‍Le lieu est réservé, les dates sont fixées, et il ne reste plus qu'à organiser le programme programme. Entre les repas en commun, activités et les ateliers, on adore proposer un intervenant extérieur quand ça colle bien au thème.

Un intervenant brillant peut apporter un regard neuf, susciter l'intérêt et même fournir des idées concrètes. Mais un intervenant mal choisi n'est qu'un simple faire-valoir qui coûte cher. T'inquiète pas, on est là pour t'aider à faire le bon choix, pour que ton intervenant devienne un véritable catalyseur de changement.

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Pourquoi inviter un intervenant extérieur à la réunion d'équipe hors site ?

Pourquoi le grand patron ne pourrait-il pas s'en charger ? Bien sûr, le PDG ou n'importe quel autre dirigeant peut tout à fait intervenir lors d'un séminaire d'équipe. Mais les intervenants externes offrent souvent des avantages bien précis que les dirigeants internes ont parfois du mal à apporter.

Les employés connaissent généralement très bien la voix et le point de vue du PDG ; du coup, ses présentations, même si elles partent d’une bonne intention, peuvent finir par paraître routinières et moins captivantes au fil du temps. Un intervenant extérieur apporte un regard objectif et neuf, qui est souvent accueilli avec plus d’ouverture et de curiosité que les messages internes.​

En plus, les employés peuvent hésiter à donner leur avis ou à remettre en question certaines idées devant leurs supérieurs, ce qui freine l'engagement sincère ou l'innovation. Par contre, un conférencier pro apporte son expertise pour mobiliser les groupes, raconter des histoires et faire évoluer les mentalités, des compétences que beaucoup de chefs d'entreprise n'ont peut-être pas au même niveau.​

Les intervenants internes, comme le PDG, sont étroitement liés à la stratégie et aux performances de l'entreprise ; leurs messages peuvent donc paraître plus directifs qu'inspirants. Les intervenants externes sont perçus comme neutres et objectifs, et leur contenu est considéré comme instructif plutôt que normatif. Cette neutralité rend souvent les employés plus réceptifs, ce qui permet à la retraite d'avoir l'impact escompté.

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Définis les objectifs de ton événement hors site avant de choisir un intervenant

Comme pour tout ce que tu fais quand tu organises ta retraite, tu dois rester concentré sur ton objectif.

C'est tentant de commencer par dresser une liste d'intervenants composée de fondateurs célèbres ou d'aventuriers que tu admires, mais tu dois résister à cette envie. Tu dois toujours commencer par définir ton cœur de métier et les résultats humains que tu souhaites obtenir. En quoi l'intervenant doit-il t'aider ?

• Comment faire évoluer l'état d'esprit de l'équipe face à un changement difficile ?
• Mets en place les sécurité psychologique nécessaires pour une grande offensive en matière d'innovation ?
• Tu veux redonner de l'énergie à une équipe à bout de souffle qui a besoin d'un regain de confiance collective ?
  
  

Une fois que t'as défini ton objectif, tu peux choisir le format qui te convient le mieux. Une conférence est idéale pour redéfinir une vision d'ensemble, un atelier pour acquérir une compétence concrète et immédiate, et une discussion informelle autour d'un feu de camp fait des merveilles pour créer une ambiance authentique et favoriser des échanges approfondis.

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Les différents types d'intervenants et comment choisir celui qui te convient

Tous les conférenciers ne se valent pas, et leurs honoraires non plus.

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Le conférencier motivateur

Ce sont des personnalités qui évoluent sur la grande scène, idéales pour prendre un peu de recul ou opérer une transformation en profondeur. Mais elles peuvent parfois paraître trop génériques, un peu comme un « discours de conférence » qui ne correspond pas tout à fait à tes défis spécifiques. Si tu paies pour faire venir une personnalité de renom, assure-toi qu’elle aille au-delà d’un discours truffé de mots à la mode et qu’elle puisse vraiment répondre aux besoins de ton équipe.

Le praticien ou le conteur

Ce sont des experts qui ont vécu ça de près, qu'il s'agisse de fondateurs, d'entrepreneurs sociaux ou même d'aventuriers qui ont gravi les plus hauts sommets. Leurs histoires vraies, qui parlent de résilience, de valeurs mises en pratique et de la façon de faire face à l'incertitude, sont une véritable mine d'or pour une retraite. Elles offrent des exemples à suivre qui s'ancrent véritablement dans la stratégie et la culture de ton équipe.

Haut-parleurs intégrés

On sait qu’on t’a conseillé de faire appel à des intervenants extérieurs, mais dans certains cas, la meilleure voix se trouve déjà dans la pièce. Ce n’est pas toujours celle à laquelle on s’attend, c’est-à-dire celle du grand patron. Un client ou un employé qui partage un témoignage authentique est convaincant, car il fait écho à la réalité et est directement lié aux défis actuels. Le défi ici, c’est de veiller à ce que la hiérarchie et le statut ne sapent pas d’emblée l’ sécurité psychologique e dont tu as besoin pour un échange ouvert.

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Comment évaluer et sélectionner les intervenants pour t'assurer qu'ils correspondent bien au profil recherché

Quand tu fais ton choix, privilégie la compatibilité plutôt que la notoriété. Voici quelques points à prendre en compte :

La personnalisation, c'est la clé : sont-ils prêts à adapter leur contenu à ton équipe en particulier, plutôt que de se contenter de te présenter leur présentation standard ?

Style interactif : Est-ce qu'ils encouragent les questions et la participation, ou s'agit-il d'un cours magistral où on reste assis à écouter passivement ? Ton équipe a besoin de temps pour discuter entre elle, encore plus qu'elle n'a besoin d'écouter un expert.

Co-conception avant l'événement : Sont-ils ouverts à un échange avant la réservation pour discuter de tes objectifs et des sujets tabous ? Ça te montre qu'ils prennent vraiment leur rôle de partenaire au sérieux.

Ambiance culturelle : Est-ce qu'ils comprennent la culture et l'esprit propres à ton organisation ?

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11 questions essentielles à poser avant d'engager un intervenant

• Tu as déjà travaillé avec des publics similaires ? Et qu'est-ce qui a le mieux marché ?​
• À quoi ressemble généralement une de tes interventions (structure, niveau d'interactivité, utilisation d'anecdotes par rapport à des modèles) ?​
• Est-ce que ça te convient d'intégrer des activités en plein air ou des ateliers en petits groupes, vu que le lieu est en pleine nature ?​
• Proposez-vous des activités complémentaires comme des ateliers, des sessions de questions-réponses ou des séances virtuelles de suivi après la retraite ?​
• Tu pourrais nous envoyer un ou deux enregistrements complets récents, ainsi que 2 ou 3 témoignages de clients pour des événements similaires ?​
• Comment évalues-tu le succès de tes interventions, et quel genre de retours reçois-tu en général ?​
• Quels sont tes besoins en matière d'audiovisuel et d'aménagement de salle ?​
• À quelle heure aimes-tu arriver, et es-tu prêt à participer à des moments informels (dîner, balades, café) avec l'équipe ?​
• Tu es à l'aise avec l'enregistrement et la diffusion en direct ? Et tu serais capable de t'adapter si l'programme venait à changer le jour même ?​

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Quand prévoir un intervenant extérieur lors de ta réunion hors site ? programme

Tout comme dans une pièce de théâtre, le timing est essentiel, et ton lieu de spectacle est sans aucun doute l'un de tes meilleurs seconds rôles.

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• Ouverture : un discours d'ouverture percutant peut donner le ton et permettre à tout le monde de se rallier à l'objectif principal de la rencontre.

• À mi-parcours de la retraite : C'est parfait pour recharger tes batteries quand t'en as vraiment besoin, surtout si le programme de la journée a été bien rempli d'programme s et d'ateliers.

• Conclusion : une dernière séance de synthèse peut aider l'équipe à repartir avec des points clés bien clairs.

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Quel que soit ton choix, insiste bien sur la nécessité de prévoir du temps pour digérer tout ça et d'organiser des discussions de suivi. Le plus gros piège, c'est de passer directement d'une intervention percutante à l'activité suivante sans laisser le temps à ton équipe de digérer ce qu'elle a entendu et de transformer cette inspiration en actions concrètes.

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Les pièges courants des intervenants invités (et comment les éviter)

Tu as réglé les grandes questions philosophiques. Il est maintenant temps de prévoir ce qui pourrait mal tourner. Pour que ça n'arrive pas.

• La logistique, c'est tout : communique abondamment sur les vérifications techniques liées au déplacement et au matériel audiovisuel. Rien ne fait plus « amateur » qu'un expert qui se débat avec le projecteur. Et prévois toujours, toujours un plan B au cas où les choses tourneraient mal. Ça vaut aussi si ton intervenant est en retard ou annule.

• Évite les embuscades : n'utilise jamais des intervenants surprise pour annoncer de mauvaises nouvelles ou tenir un discours trop optimiste et forcé dans une période stressante (comme lors de licenciements). À moins que tu ne veuilles te retrouver avec une salle pleine de cyniques à la fin de la retraite.

• Reste concentré : ne surcharge pas l'programme avec trop d'intervenants extérieurs. Ton équipe est venue pour échanger entre elle, pas seulement pour écouter une succession interminable d'experts.

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Quelle que soit ta décision, n’oublie pas que l’intervenant n’est pas l’élément central ; c’est un outil utile. L’intérêt réside dans le fait de le considérer comme un véritable partenaire dans ton travail sur la culture et la stratégie, surtout quand ta retraite immersive en pleine nature offre déjà le cadre idéal pour raconter des histoires.