8 questions à toujours poser à ton lieu de réception quand tu organises un séminaire d'équipe

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Il y a bien sûr des tonnes de questions à poser. À moins, bien sûr, que tu ne fasses appel à des experts en retraites (clin d’œil) qui te donnent tout de suite toutes les infos. 

L'idée ici, c'est pas de toutes les énumérer, mais de prendre le temps de se poser les questions moins évidentes quand on commence à organiser un événement de cette envergure. 

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Est-ce que ton traiteur peut s'adapter à nos exigences alimentaires ?

La nourriture, c'est un élément essentiel de ton séminaire d'entreprise. C'est le ciment culinaire qui rassemble tout le monde et renforce les liens.

Que le lieu dispose de son propre restaurant ou qu’il fasse appel à un prestataire de services attitré, il est essentiel que tu obtiennes confirmation du type de repas qui sera servi (quand tu pars à l’étranger, c’est toujours sympa de découvrir la culture à travers la cuisine, alors essaie d’éviter les plats classiques et propose des options locales) et, bien sûr, de la manière dont ils peuvent s’adapter aux besoins alimentaires de ton équipe. Tu veux éviter une situation où les végétariens se voient servir une salade verte tandis que les autres ont droit à un dîner à trois plats.  

Ne te contente pas d'un simple « On peut le faire » comme réponse si ça ne vient pas du chef. Demande à voir les options du menu et obtiens une confirmation par écrit. 

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Les transferts sont-ils compris ?

La facilité d'accès à un lieu est toujours un critère essentiel. Assure-toi de ne pas oublier, en plus des trains et des avions, les transferts depuis et vers les gares/aéroports, mais aussi depuis et vers le lieu même et l'activités.
S'ils ne sont pas inclus, demande toujours au lieu de te recommander des prestataires locaux, car ils pourraient bénéficier de tarifs préférentiels. 

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Quelles sont les conditions d'annulation ?

Tous les organisateurs d'événements redoutent de penser à ça : et si tu ne pouvais pas venir ? Et s'il arrivait quelque chose et que tu devais annuler ? 

Même si ça arrive rarement, il est essentiel d'être prêt à toute éventualité. 

Te renseigner sur les conditions d'annulation et savoir que tu devras payer le prix plein à partir d'une certaine date te motivera à respecter ton planning. En cas de doute, n'hésite jamais à te renseigner sur les possibilités de report et d'autres solutions envisageables. 

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À quelle heure peux-tu arriver au plus tôt et jusqu'à quelle heure peux-tu rester ?

Il y a des horaires standard d'arrivée et de départ pour tous les invités, mais qu'en est-il de ton équipe d'organisation ? Peut-elle accéder aux lieux plus tôt pour commencer à tout installer ? Peut-elle rester quelques heures de plus pour faire le point ? Pense à te renseigner auprès du lieu, car ça t'aidera beaucoup dans ton organisation. 

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Quelles sont les restrictions ?

Vérifie bien auprès du lieu les règles concernant le couvre-feu, les niveaux sonores ou même la possibilité d'apporter tes propres décorations, pour éviter les mauvaises surprises sur place, comme qu'on te demande de baisser le volume de la musique ou de mettre fin à la fête à 21 h. 

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Qui s'occupe des boissons ? 

L'alcool est toujours un sujet important à aborder quand tu organises une retraite. Il y a bien sûr la question de savoir si tu veux en proposer ou non, mais surtout, si tu décides d'en servir lors de ton événement, vérifie auprès du lieu s'il peut t'en vendre (c'est-à-dire s'il dispose de l'autorisation légale pour le faire), s'il travaille avec un prestataire que tu devrais contacter ou si tu dois t'en occuper toi-même.
Conseil de pro : les lieux de séminaire ont l’habitude d’accueillir des événements ; demande-leur conseil sur la quantité à commander pour ta retraite.

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Quelle est la vitesse du Wi-Fi dans tout le lieu ?

Se renseigner sur le Wi-Fi, c'est une question assez basique, mais c'est important de vérifier si le Wi-Fi est disponible partout ou seulement dans certaines zones. Est-ce que le signal arrive jusqu'à toutes les chambres ? Est-ce qu'on peut travailler à l'extérieur ? Comme ça, tu pourras gérer les attentes de ton équipe et organiser tes ateliers et tes séances en petits groupes dans les bons espaces. 

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Est-ce qu'il y aura d'autres événements en même temps ? 

Si le lieu est partagé avec un autre événement pendant ta retraite, il faut le préciser dès le début. 

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Mais n'oublie pas de demander s'il y a quelque chose de prévu dans le coin à ce moment-là : 

• un festival local, 
• une fête, en quelque sorte 
• un jour férié (si tu pars à l'étranger)

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Ça pourrait avoir un impact sur l'accessibilité et le niveau sonore, et apporter un peu plus de divertissement à ton équipe. 

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Et… oui, on avait dit huit questions, mais on en a une neuvième, un peu coquine : n'oublie jamais de demander si on a le droit de faire un feu de camp sur place.